緊急時こそ丁寧に！チャットで相手に急いでもらうコツ

こんにちは！！
チャットコミュニケーションの青井タコです(普通の人間です)
画像のタヌキは適当です。

今回は、急ぎのときのコミュニケーションです。
リアルなら困ってる雰囲気や急いでいる感じは非言語で伝わりますが、チャットだとそうはいきません。
いかにこちらの温度感を共有し、失礼なく急いでもらうか。今日はそんなテクニックをご紹介します！

まずは気づいてもらう

めちゃくちゃ前提の話からさせてください。チャットのメッセージをどれくらいの頻度で見るかは、業界、社風、個々人によってかなり差があります。

そもそも、1分1秒を争うような場面では、電話や対面がオススメです。なんか根本的に自己否定しているみたいですみません…(笑)

ただ、1分1秒を争っているほどではないけど、急ぎたい場面はたくさんありますよね。そういう場面では、チャットが使えます。その際、当たり前ですが「ちゃんと気づいてもらう」ことが大事です。

• 複数人がいるグループチャットなら、誰向けのメッセージなのか明確にし、メンションを付ける

• その人が普段あまりみないチャンネル(チャットルーム)でメンションを付けた場合、個別のDM(ダイレクトメッセージ)でも重ねて送る

• 普段から返信が遅い人には、一定頻度でリマインドしてみる

急いでいると伝わるように

冒頭で触れたように、チャットだとこちらはすごく急いでいても、相手にまったく伝わっていないことはよくあります。「どれくらい急いでる話なのか」、背景を交えて、的確に表現する文言を入れた方が良いです。

「本件は〇〇のプロジェクトの進捗に影響を及ぼす可能性があり、大変恐れ入りますが、急ぎご対応いただけるとありがたく思います」

「お忙しいところ、申し訳ございません。このままだと事故になり、○○(相手の部署やプロジェクト)にも影響が出かねないため、早急にご確認いただけると幸いです」

下の例のように「相手にどんな影響が出るか」も書けるなら書くと、緊急度を共有しやすいでしょう。

期限をどのように伝えるか

事態の緊急性を伝えた上で、併せて「どれくらい急いでいるか」を具体的に伝える必要があります。仕事の時間軸は部署や個々人によって異なります。
こちらからお願いしている立場なので、できるだけ失礼のないように伝えましょう。

「お願いしている立場で大変恐縮ですが、本日中にご対応いただけると大変ありがたく思います。難しそうな場合はご指摘ください」

「ご多用のところ大変恐れ入りますが、今週中にご対応いただくことは可能でしょうか？厳しければ、期限を調整しますので、その旨お知らせください」

緊急時こそ相手を思いやる　

急ぎの依頼だからといって、感情的になったり、慌てたメッセージを送るのは逆効果です。こちらが急いでいるとき、相手も何か別件で急いでいたり、立て込んでいるかもしれません。

丁寧で失礼のない言葉遣いはもちろん、相手の状況を思いやる一言を入れられるとベターです。

「勝手ばかり申し上げてしまい、すみません。ご対応難しければ、別の方法を考えるので遠慮なく教えてください」

「たしか○○のプロジェクトが進行中でしたよね…立て込んでいそうところ大変申し訳ありません。もしよければ、○○部長にも私から調整をお願いするので、必要であればおっしゃってください」

ただ、思いやりすぎると、こちらの切迫感が薄まってしまうことがあるので、状況によってさじ加減をうまく調整しましょう。

下の事例のように、相手が急いでいる別件を自分が調整する、というのも可能な場合は有効です。

相手の負担をできるだけ軽減する

相手に丸投げでお願いするのではなく、こちらで負担や調整をすることができる部分は積極的に申し出ましょう。

「差し支えなければ、こちらで叩き台を作りますので、最終確認だけお願いしてもよろしいでしょうか？」

「些細なことでも構いませんで、こちらでお手伝いできることがあれば、ぜひお知らせください」

相手の心理的な負担を軽くするとともに、「手伝いを申し出るほど少しでも急ぎたい」ことを暗に伝える効果もあります。

嫌味のない催促の方法

お願いしたあと、すぐに対応してくれるとは限りません。場合によっては催促が必要な場面もあるでしょう。その際は、「早くしてください」というトーンではなく、「困っているならサポートしたい」というトーンでリマインドしましょう。

「○○の件、その後いかがでしょうか？ご多用のところ、込み入ったお願いをしてしまい、大変申し訳ありません。何か手伝えることがあれば、遠慮なくお知らせください」

「こちらの都合で本当に申し訳ないのですが、期限が迫っておりまして、現在の進捗を教えていただけると幸いです。必要であれば各所調整をいたします」

片付いたら恩返しし、信頼関係をきずく

無事に案件が片付いたら、相手の貢献に対して、全力で御礼をし、その後の信頼関係につなげましょう。

「このたびは誠にありがとうございました。おかげさまで無事に完了いたしました。もし今後わたしがお力になれることがあれば、ぜひお知らせください」

「ありがとうございました！本当に助かりました。○○さんのお力添えがなければ本件は危うかったです」

できるなら、別件を手伝うなど何か具体的な恩返しができればいいですし、そうでなくても上層部や公開の場で「○○さんのおかげで助かりました」という旨を伝えるだけでも有効です。

今回は以上です！

今後も定期的に更新していくので、もし参考になったら、ぜひスキやフォローお願いいたします。

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また次回、よろしくお願いいたします！