【ビジネスライティング】相手を動かす文章を書く
普段のお仕事の中で「何が言いたいか分からない」ってよく言われる、「分かりやすい文章を書きたい！」と思われている方に向けた記事です。
コンサルティングファームで働く中で私もビジネスライティングの難しさを実感しており今も修行中の身ですが、少しでも皆様の参考となりましたら幸いです。
そもそもビジネスライティングと聞くと、美辞麗句を書くための「文章術」の話かな？と受け止められる方も多いかと思います。
しかし、私はビジネスライティングは「思考術」だと考えております。センスがなくとも考え方を身につければ誰でも再現可能なものになっております。ぜひハードルを高く設定せず気軽に読んでいただければと思います。
さて本題ですが、私はビジネスシーンで求められる文章とは、詰まるところ「相手を動かす文章」だと認識しております。
本記事の中では、「相手を動かす文章とは何か？」「ビジネスライティングがうまくなるためにはどうすれば良いか？」の2点をお伝えしたいと思います。
「相手を動かす文章」とは何か？
ビジネスシーンでは毎日のようにメール・報告書・議事録・マニュアル等の様々な「文章」が作られております。一方でそれら多くの文章は、労力の割に効果をあげているとは言い難いと思います。なぜそのようなことになっているのでしょうか？
私の答えとしては、それが「相手を動かす文章」になっていないからだと思います。
では、「相手を動かす文章」とは何か？
それは一言で言うと、「目的（得たい結果）を達成するために、戦略的に書かれた
文章」と言えます。
「相手を動かす文章」には大きく3つのStepがあります。
Step1：相手が理解できる文章
Step2：相手が動くことができる文章
Step3：相手が動きたいと思える文章
3つのうちStep3は感情面のアプローチがメインになるため、本記事ではStep2までを対象としたいと思います。
では実際にそういった文章を書くための方法に移っていきたいと思います。
ビジネスライティングが上手くなるためにはどうすれば良いか？
ビジネスに求められる文章を知る（全体像）
ビジネスライティングの上達の道の第一歩目は「そもそもどういう文章が良い文章か」を知ることです。そのためには基本の型を知っていただくことが重要です。
ビジネスライティングの型には2つの条件があると考えております。
①「目的」・「論点」・「結論」・「根拠」・「行動」の5要素を含んでいること
②それらが連動して繋がっていること
以下のイラストでそのイメージを記載しております。
これらが５要素が「漏れなく」考えられており・1つの文章内で「繋がっている」文章こそが「理解でき」「動くことができる」文章になるのです。
文章を書く際は以下のイラスト内に自分が考えている5要素を入れてみて、ご自身で眺めてみてください。そうすることで「根拠が弱いな」や「相手にしてもらいたい行動」が抜けているな等気づきが得られるかと思います。
ビジネスに求められる文章を知る（個別要素）
それでは「目的」・「論点」・「結論」・「根拠」・「行動」の5要素についてそれぞれ見ていきましょう。
ここではそれぞれの定義と例を記載致します。各要素を書き出す際の参考にしてください。ここでは卑近な業務メールをイメージしておりますが、報告書等でも同じ考え方で大丈夫です！
目的：文章を書いた後に自分が得たい結果
（例）定例会議を効率的に行うこと論点：解決するべき課題を問いの形で記載したもの
（例）定例会議内で現状非効率的は何か？それを効率的に行うためには
どうすれば良いか？結論：論点に対する答え
（例）資料を読む時間が非効率的。事前に資料を読むことで改善できる。根拠：結論をサポートする情報・ファクト
（例）質：資料を事前に読むことで、議論するべきポイントが絞られ、
深い検討ができる
量：資料を事前に読むことで、会議内の時間がXX分削減できる行動：文章を読んだ後に受け手にしてほしいこと
（例）次の会議までに受け手に資料を読んでほしい
重要なことはそれぞれの要素を書き出し整理した上で、相手に送る文章を書くことです。それだけで相手の理解・行動が大きく変わると思います。
あとがき
最後までご覧いただきありがとうございます。
本記事では重要な概念の部分のみにフォーカスしておりますが、他にも重要なポイントがたくさんあります。
特に、自分が書いた文章をチェックするポイントは思考を促す上で非常に重要ですので、どこかでお伝えできればと思っております。
次回もコンサル業界で学んだビジネススキル・思考法について発信していきますので、ぜひお楽しみに。