みなさんはSmartHRというシステムを知っていますか？

1. はじめに

こんにちは、人事部Kaoruです。

SmartHRは、企業の人事業務を効率化するために設計されたクラウド型のシステムで、特に入社手続きや年末調整といった煩雑な業務を簡素化することに特化しています。

正直、このシステムはこれまで渡した渡ってきたどんなシステムよりも使い勝手がよいです。

初めて使ったときに強く感動したことを今でも鮮明に覚えています。

このシステムを導入することで、これまで手作業で行われていた時間のかかる業務が大幅に軽減され、多くの企業がその効果を実感しているらしいです。

今回は、SmartHRの数ある機能のうち、私がかなり気に入っている「入社手続き」と「年末調整」の機能にフォーカスして、その導入前後で業務がどのように楽になったのかを見ていこうと思います。

2. 入社手続きの効率化

導入前の問題点
企業の入社手続きは、非常に煩雑な業務です。
従業員が入社するときには、様々な書類の記入、提出、確認が必要で、特に大企業ではこれが大量の時間と手間を必要とします。
紙ベースのやりとりが中心で、従業員から提出された書類を一つ一つ確認し、不備があれば再提出をお願いする、といった作業が多く発生します。
入社前なのでHRISにその人の情報がなく、最初は全て紙で行わなければならないからです。

SmartHR導入後
SmartHRを導入すると、これらの作業はすべてクラウド上で自動化されます。
入社前でもSmartHRのURLを人事部からプライベートアドレスに送って、入力してもらうことができるのです！
SmartHRで入力された内容がシステムに保存されるため、紙の書類をスキャンしたり、保管したりする必要がなくなります！
また、不備があればシステムが自動で通知を送るため、確認作業も簡略化されます。
これにより、入社手続きの時間が従来の半分以下に短縮されます。

効果的なポイント

• 手続きがオンラインで完結するため、従業員の負担も軽減。

• 自動通知機能により、不備や漏れが最小限に抑えられる。

• 書類管理がクラウド上で行われるため、紙の書類の紛失リスクがなくなる。

3. 年末調整の簡素化

導入前の問題点
年末調整もまた、多くの企業で悩みの種となっています。
毎年、従業員から書類を集め、それを確認して税務署に提出するという手作業が中心で、特に提出期限が近づくと人事担当者は膨大な作業量に追われることになります。
不備が発生すると、再提出や修正が必要となり、さらに時間がかかります。

SmartHR導入後
SmartHRでは、年末調整の手続きもオンラインで完結します。
従業員はシステム上で必要な情報を入力し、それに基づいて自動で計算が行われます。
従業員が入力したデータがすぐに確認できるため、手作業での確認作業がほぼ不要となります。さらに、計算ミスの心配がなくなるため、税務署への提出もスムーズです。
これを一度経験したら、SmartHRがない企業には絶対に転職したくなくなります。

効果的なポイント

• 自動計算により、計算ミスのリスクが大幅に減少。

• 従業員が自分のペースで情報を入力できるため、提出期限が守られやすい。

• 不備があってもシステムが自動で通知し、修正作業がスムーズ。

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4. SmartHR導入の総評

SmartHRの導入によって、従来の手作業による業務がオンラインで効率的に行えるようになり、人的資本をより戦略的に活用できるようになりました。

入社手続きや年末調整といった時間のかかる業務が大幅に簡素化され、従業員と人事担当者の双方にとってストレスのない環境が整っています。

特に、業務の効率化だけでなく、ミスのリスクを最小限に抑えることができるという点が、多くの企業で高く評価されています。

他にも様々な機能はあるのですが、全ての人事業務をSmartHRの機能だけで行うのは難しいので、各業務に適したシステムを使い分けることにしています。