【解説動画あり】Gmail のデフォルトの返信の種類を「全員に返信」に設定する
文章でわかりにくい人はショート動画も観てみて！
この記事はGoogle Workspace 標準機能 Advent Calendar 2024の1日目の記事です。
2024年アドベントカレンダー最初のあいさつ
こんにちは！ゆるふわクラウドおじさん こと、Teeda と申します。『Google アプリの教科書シリーズ』という本を毎年Amazon で販売していたり、YouTube チャンネルやUdemy で学習用動画を公開しています。
2024年もアドベントカレンダーの時期がやってまいりました。
ついこないだまで、2024年版の本を作り始めなきゃヤバい！
制作の作業が膨大でやべえ！
なんて思ってたら、もう12月です。月日が経つのは早いものです。
2024年は、これまでに販売していた書籍の販売先を増やしてみたのです。
2023年以前はAmazon からだけだったのですが、Google Play Books 、楽天ブックスからも販売してみました。
2025年版は、またAmazon からだけになるかなあと推察しております。
毎年Google Workspace を活用してチームワークで楽しく仕事していたり、新しい機能の登場に楽しませてもらっています。
Google Workspace を活用して多くの人がより便利に、楽しく活動できるような情報をお届けしたいと思ってGoogle Workspace 標準機能 Advent Calendar 2024 を作成しました。
どなたも気軽にご参加いただけますので、
「こんな使い方をしたら便利だよ」
「この機能はきっと自分しかしらないぞ」
「過去にこんなことで苦労したんだよなあ」
「今これに困っているんだけど、なんかいいやり方ないのかな」
などなど、投稿したいことがあればぜひGoogle Workspace 標準機能 Advent Calendar 2024 にご参加ください。
メールを「全員に返信」してくれ！
すべての関係者に情報共有しましょう
ビジネスにおいて、メールは重要なコミュニケーションツールです。
Slack 、Teams 、Google Spaces などのチャットツールがたくさんの組織で活用されていますが、それでもなお、メールによるコミュニケーションの機会はとても多いです。
自分が受信したメールに自分以外の複数のメールアドレスが宛先（To、Cc ともに）に指定されている時、送信元だけに返信したり、
自分が複数のメールアドレスを宛先に指定して送信したメールへの返信が「送信元」だけに「返信」されてしまう
そんなことってありますよね。
返信時に「全員に返信」していないと、トラブルや非効率を生む可能性があります。
「全員に返信」を使わないことで起こる不都合
情報共有の漏れ：複数人でプロジェクトを進める際、特定のメンバーだけに返信することで、他のメンバーが重要な情報を見落とす可能性があります。
認識のズレ：情報共有が不十分でメンバー間の情報量に差がある状態だと、プロジェクトメンバー間で認識のズレが生じ、手戻りや無駄な確認作業が発生する可能性があります。
対応の遅延：必要な情報が関係者全員に伝わらないことで、意思決定や対応が遅れ、ビジネスチャンスを逃したり、問題を重大化させてしまう可能性があります。
宛先が複数ではない場合「全員に返信」は表示されない。
「全員に返信」するメリット
透明性の確保：全員が同じ情報を共有され、情報格差がない状態でいられるため、透明性の高いコミュニケーションができます。
迅速な意思決定：関係者全員が関連する情報を共有されることで、迅速な意思決定や行動が促進できます。
責任の明確化：誰がどのような情報を共有したのかが明確になり、責任の所在を明らかにしやすくなります。
チームワークの向上：情報共有を促進することで、チームワークや当事者意識を高め、プロジェクトを成功させやすくなります。
設定メニューで「デフォルトの返信」を「全員に返信」に設定
複数の宛先が指定されたメールには「全員に返信」、1つの宛先が指定されているメールには「返信」と、適切に使い分けできるのは素晴らしいことです。
でも、そもそもGmail のユーザー自身が返信の種類を見分けて使い分けるという判断をしなくてもいいようにできます。
設定メニューの「全般タブ」をクリックして、
「返信時のデフォルトの操作」を「🔘 全員に返信」に指定して、
設定画面の最下部の「変更を保存」をクリックします。
この設定変更をすることで、複数の宛先が指定されているメールを表示すると「返信」の操作よりも「全員に返信」の操作の方がしやすくなります。
まとめ：適切な返信の種類を使い分けることが大事
Google Workspace 標準機能 Advent Calendar 2024の1日目の記事でした。
メールでのコミュニケーションをする際、適切な相手に一連のメールのやりとりが漏れることなく伝えられることが重要です。
複数のメールアドレスに対して情報を共有する必要があるときは「全員に返信」を使用して適切な相手に返信をしましょう。
救数の関係者に対して同時にメールを送受信することが多い環境でビジネスなどの活動をしている場合は「デフォルトの返信の種類」を「全員に返信」にすることで、受信したメールを「全員に返信」することを忘れにくくできます。
複数の宛先を指定して送信しているのに、あの人からの返信は毎回他の宛先がすべて指定されなくなっているんだよなあ…とお困りの方は、
ぜひその方に、関係者すべてに対して返信するように伝えたり、デフォルトの返信の種類を「全員に返信」に設定変更してあげたりしましょう。
Google Workspace 標準機能 Advent Calendar 2024のご参加者さん、お待ちしています。