「だから何？」と言われないための、正しい説明の仕方

どーもこんにちは、たてもんです。
 
この記事は通勤時間たった５分で読める
「評価される説明の仕方」です。
 
今回は「だから何？と言われないための、正しい説明の仕方」をテーマにお話ししていきます。
 
しっかり説明したつもりなのに、
ちゃんと説明が伝わらなくて仕事で辛い経験をした。
 
みなさんの周りにそんな人はいませんか？
 
実はこれ、かつて僕がした経験なんです（笑）
 
上手く説明できない理由はちゃんと説明しようと
難しく考えすぎていることにあるかもしれません。
 
この記事では、上司からのとっさの質問や
大事な承認をもらいたい時に役立つ
誰でも簡単にできる説明方法について解説していきたいと思います。

これを読めば、
シンプルかつ説得力のある説明ができるようになります。
 
ポイントはたった2つ。
①事実と解釈の2つに分ける
②事実＋解釈の順に話す
 では、さっそくみていきます。

頭の中で事実と解釈に分けて話す

仕事において、たとえ正しい情報を説明したとしても、頭に浮かんだことをただ単純に羅列していては聞き手には上手く理解することができません。
 
その対策として、
僕は話す前に必ず頭の中で準備することが1つだけあります。

それは、
「事実」と「解釈」に分けるです。
必ずと言ってよいほど、
僕はこの作業を意識します。

まず、事実はなんだ。
それが分かった後に自分の解釈は。
といった流れで思考します。
 
結果、頭の中が整理されます。
整理されると、事前に足りない情報がわかりますよね。

もし足りない情報があった場合は、さっと調べて事前に把握します。

ここがポイントで、
ゆえに抜け漏れなく説明ができる、
あるいはとっさの質問にもあせらず説明ができるといった感じになります。
 
でその時の「事実」とは何かというと
当たり前ですが、実際にあったことです。
つまり“客観的”とも言えます。

それを「数字」や「物事の有無」で表現します。
たとえば、120%増加や書類は届いてます。などを指します。
 
次に「解釈」とは自分の意見です。
これは“主観的”と言えます。
よくある表現方法は、形容詞で表現します。

たとえば、今のところ好調です。けっこう暑いです。
といった感じですね。

分かりやすい説明には正しい順番がある 

聞き手に負担をかけないためにも、
説明する順番を意識することはとても重要です。

僕は、かつて頭に思いついた順で話す
羅列型の人間でして「つまり何が言いたいの？」みたいなことはよく言われて苦い思いをしてきました。
 
一方で、相手に負担をかけない賢い説明をするには正しい説明の順番があります。それは「事実」＋「解釈」の順です。
 
聞き手には以下3つのメリットがあります。
・考える負荷が少ない
・早く判断できる
・聞く効率がいい
 
脳の構造上、情報を整理しやすい話の順番だからです。

脳はまず、事実を「① 認識」します。
そしてそれを「② 分析」して、
最後に「③ 判断」するといった脳のメカニズムになっています。

なので、聞き手は事実から話されると、
脳への負荷が少ない状態で物事を判断できて、さらには時間をかけずに早く判断することができるというわけです。
 
理解を深めるためにここで例題です。
「今月の売上げはどうですか」と　質問された場合どう応えたらいいと思いますか。
 
たとえば、
予算費120%です。今のところ好調です。
 
まず、事実の「数字（120%）」と解釈の「形容詞（好調）」がちゃんと入っているのが分かりますね。
 
もちろん、
正しく事実＋解釈の順番に説明されているのも分かるかと思います。
 
このように、分かりやすい説明には、
ちゃんと脳のメカニズムに基づいた「型」が存在します。

無駄なく最短で大事なことを習得したいときは、
まず「型」から学ぶことを僕は強くおすすめしていて、

それを覚えて、
自分のモノにすれば、
自然と周りから評価される説明ができるようになるかと思います。
 
聞き手にとって分かりやすい説明をすることは、
社会人としてとても重要なスキルの1つです。
 
仕事でのコミュニケーションが上手くいかない現状が嫌なら、克服しなければなりません。

それをやるかやらないかは自分次第だと僕は思います。
ぜひ、今回の「事実と解釈に分けて話す」を参考にしてもらえたら幸いです。
 
では、最後まで読んでいただきありがとうございました。
たてもんでした。