【1月】就労移行プログラム：ビジネスマナー指示の受け取り方・メモの取り方
こんにちは、どうも、ゆたです。
今回は12月に引き続き、私は所属しているTANOSHIKACREATIVE諏訪野町で毎月、開催されます『就労移行プログラム』についてのお話です！
就労移行プログラムでは就職向けて必要なスキルであったり、ビジネスマナーなどを学ぶ場所なのですが、今回も参加させていただくことができたので、記事に執筆して皆様に共有しようかなと思います。
前回は仕事中のコミュニケーションについての話題でしたが、今回は「指示の受け取り方・メモのとり方について、となります。
どんなお話だったのか、是非、見ていってくださいね～！
指示を受けとるときのポイント
仕事をしていれば、上司や先輩から指示や依頼をされることがあります。
チャットでの指示であれば、記録が残りますが、口頭の場合ではその場で理解していても後で「あれ？ なんだったけ？」となることがあるでしょう。
そのため指示をする側のスキルだけではなく、受けとる側にも意識すべきことがあります。
今回は要点を3つに絞ってお話しますね。
1.返事をする
これはどんな場面でも基本です。
「〇〇さん、頼みたいことがあるんだけどいいかな？」
「…………」
こんな状態では指示を出す上司も「え、大丈夫？」となり兼ねません。
しっかり、
「はい、何でしょうか？」
と相手の話を聞く準備ができていますよ、アピールするようにはきはきと返事をしましょう。
2.最後まで聞く
上司の指示中はなるべく話を遮らずに最後まで聞きましょう。
会話の途中で遮ってしまうと上司も「あれ？どこまで話ったけ？」と混乱する可能性もあります。
また、話途中であまりにも理解できないときは「すみません、一旦ここまでを整理させてください」と伝えることは大事です。
理解していないのに「はい」と返事をするのは控えましょう。
後々、ミスに繋がりやすくなってしまいますよ。
3.メモをとる
これは次のは話にもつながりますが、指示を受けるときは紙とペンを用意しておきましょう。
これはビジネスマナー的な意味合いでもそうですし、いくら記憶力が良くてもつい、うっかり、ってことが起こる可能性は十分にあり得ます。
なので、指示を受ける際は紙とペンをしっかり持っておきましょう。
メモの効果と記入する内容のポイント
1.指示を受けた日
私は今までこれをせずに後悔してきました。
後でメモを見返しても、「いつのだこれ？」となることが多かったのです。
これは簡単なことなので、メモをとるときは実践していこうと思います。
2.指示をした相手の名前
これも日付を記入すると同じ理由ですね。
後から見返したときに、「誰が言ってたっけ？」となることがないように、
「〇〇さん」と書いておきましょう。
また、取引先だったり、電話での対応だった場合は、相手方の社名もしっかり記入しておくといいですね！
3.指示の内容
指示の内容をメモに残すにはテクニックがあります。
全てを書き連ねることは難しいので、要点をおさえる必要がありますが、どんな風にすればいいのかついては、下記にまとめようと思います！
指示の内容は「5W3H」
指示の内容をメモするには「5W3H」を意識するといいでしょう。
「5W3H」とは？
What 何を 仕事の内容
WhoまたはWhom 誰が、誰に 担当者
When いつ、いつまでに 日程・期限
Why 何のために 理由
Where どこで 場所
How to どのように 手段
How much いくら 費用
How many いくつ 数量
上記にまとめている内容が5W3Hです。
このように何を書くとあとで理解しやすいか、というを意識してメモに取っておくと便利ですよ。
終わりに。
今回の就労移行プログラムでは指示の受け取り方・メモのとり方についての内容でした。
今回は支援員さんと他三名で受けましたが、終始和気あいあいとした雰囲気で楽しく学ぶことがありました。利用者さん同士でも注意したいポイントが違って、ロールプレイの中ではそれぞれの課題が見つかりましたね。
今回の学びを就活、そして就職先でも忘れずに頑張っていこうと思います。
今回の記事はここまで、以上お相手はゆたでした！
また次回の就労移行プログラムでお会いしましょう！
普段はAKARIというサイトで記事を書いています！
良ければ遊びに来てくださいね！
まとめ記事もあります、お時間がある方は是非！