【山口市社協】令和３年度 災害ボランティア研修会リポート【サイボウズ災害支援】
今月17日、山口市社会福祉協議会（以下、山口市社協）主催の「令和３年度 山口市災害ボランティア研修会 」が行われました。
弊社社長室メンバーで、災害支援チームリーダーの柴田哲史（しばた・さとし）が講師として登壇しました。
関西出身の苗子としては、1月17日は阪神・淡路大震災に思いを寄せる大切な日。改めて災害や災害支援について深く考える機会になりました。
サイボウズ災害支援チームの2022年最初の研修会の模様をさっそくリポートしていきます。
災害は”コロナによる変化”を考慮してくれない
研修会のはじめに、山口市社協の会長・岩城精二さんによるご挨拶。
「コロナ前と変わらず災害はやってくる、しかし復旧・復興に欠かせないボランティア活動には、コロナが大きな壁として立ちはだかります。今までと形を変えた新たな取り組みが必要。」
と話し、弊社災害支援チームリーダーの柴田を紹介してくださいました。
【柴田哲史（しばた・さとし）】
サイボウズ災害支援チームリーダー。新潟県南魚沼市出身。2011年、東日本大震災発生時より味の素スタジアム避難所内のボランティアセンターにて、サイト運営やボランティアのマネジメントを担当。その後、20カ所以上の災害ボランティアセンターの情報発信や運営のIT支援を行う。
最初に、東日本大震災以降の活動や、去年の静岡・佐賀・広島での災害支援活動をスライドを使って紹介しました。
特に去年の災害支援活動については、研修会の冒頭に岩城さんがおっしゃった通り、新型コロナの流行が活動に大きな影響を与えたため、これまでと異なる動きが必要になりました。
どんなふうに変わったのか、具体的なポイントをYouTubeに掲載しているサイボウズ災害支援チャンネルの動画を使って紹介しました。
コロナ禍での活動は勝手が大きく異なるため、難しい部分がありますが、アフターコロナの世界を想定した場合にも大きく寄与できるものが多いのも事実。
中でも注目は、ズームによるオンライン会議を活用したことで１箇所に集まらなくても（密にならなくても）話し合いや情報共有ができるようになったこと、そして、動画を使ったオリエンテーションで、職員さんが何度も同じことを話す必要なく、重要な情報を効率よく伝えることができるようになったことです。
さらに、災害ボランティア募集にもkintoneを活用することでかなり作業効率がアップしました。kintone上では、参加者の属性（参加希望日・ボランティア保険加入の有無など）に合わせて絞り込み、必要な連絡メールをワンクリックで一斉送信できるようになるため、職員の業務負担をかなり軽減することができました。
さらにボランティア登録に仮予約システムを導入したことで、いつ・何人ボランティアが来るかが分かるように。
仮予約システムは密の回避という側面もありますが、事前に参加人数の予測ができることで、ボランティア活動に必要な資機材の調達がかなりスムーズになったようです。担当者の負担が減り、ボランティアの方の善意をよりスムーズに被災者に届けることができるようになりました。
実際の熱海市災害ボランティアセンターでのデータを元に、流れを紹介。
ボランティア仮予約システムをうまく活用するためのコツは『厳密にしない』ということなんだそう。
あくまで仮予約は人数把握が目的なので、かっちりいろんな決め事を作ってしまうと運用側も参加者側も手間が増えてしまうということです。
「入力項目も最小限に抑え、大まかな把握に務めるのがいい」と話していました。『簡単でいい』作業は、災害発生直後の混乱時にも負担になりにくく、実用的。
会場の参加者の中にも、うなづいて聞いている方がいらっしゃいました。
費用は？発災前訓練は？質疑応答タイム
最後に参加者の方から質問が寄せられましたので、一部ご紹介します！
Q：kintoneを災害支援で活用するには膨大なシステムが必要だと思うが、費用は？
A：防災協定を結べば１年間無償提供をして、皆さん活用していただいています。その後、やりたい内容によって変わりますが、年間50〜60万円でご活用いただいています。
〈防災協定について関連記事〉
静岡県社協／徳島県社協／広島県社協
Q：有益なシステムだと思うが発災前に慣れている必要があると思う。具体的な訓練方法などは？
A：毎週、社協の方とのzoomを使った「ざつだん」をしています。「ざつだん」としているのは、会議としてガッチリ決めて話をするわけではなく、何気ない話でも話をする機会を作るのが大切だと思うからです。
このほか、zoomに慣れる方法についても質問があり、「普段からちょっとしたことでもzoomでやりとりする中で慣れていくことが大事」だと話しました。
サイボウズ災害支援は、これまでもさまざまな研修会やホームページ（サイボウズ災害支援）、FacebookやYouTube動画、このnoteで活動や情報を発信してきました。
災害は可能な限り発生してほしくないものですが、いつ起こっても不思議ではないものです。いざというときに命を救う行動が取れるよう、個人としても備えをしていきたいですし、サイボウズ災害支援としても多くの方に活動を知っていただきたいと思っております。
今年も皆さんのお役に立つ情報をわかりやすくお伝えすべく発信していきます。noteでもマガジンを作って記事をまとめておりますので、よろしければご覧ください！