Trust&OwnershipでIT環境の全体最適を狙う！

2023年12月6日 12:41

この記事は #Ubieアドベントカレンダー 6日目にエントリーしています。

こんにちは、Ubie コーポレートエンジニアのtamosan（https://twitter.com/tamosan_01）です。社内IT基盤の整備や業務生産性の向上について、ITチームにて推進しています。

今回は全社で社内IT基盤の施策を推進するにあたって、全社チームを組成したお話をご紹介します。なおこの記事はLLM ( gpt-4-1106-preview ) を利用して出力したものを推敲して執筆しています。

Ubie株式会社におけるカルチャーの重要さ

そもそもなぜUbieではカルチャーが重要と捉えているのでしょうか？それはUbieが掲げるミッション「テクノロジーで人々を適切な医療に案内する」を達成するためのUbie株式会社という法人を一つのプロダクトと捉えて、そのプロダクトを設計・稼働させるのにカルチャーが適切な手法論であると考えているためです。そのためカルチャーは自然と醸成された結果として存在するのではなく、どうなりたいかを組織のメンバーが逆算してカルチャーを設計しています。
2023年には、組織ごとに独立していたカルチャーを全社で統一しています。弊社代表の久保が以下のnoteでもご紹介しています

このカルチャーの統一化は、IT環境整備においても非常に重要な要素となっています。Ubieでは従業員にカルチャーが浸透している状態を前提とした業務環境となっており、IT環境ももちろんその前提で利用されることから、カルチャーに合わせた整備をしています。今回はいままで組織単位で構成していたIT環境について、全社で統合していく必要があります。

全社でIT環境を支えるためのガバナンス

いままでのUbieにおけるIT運用は、IT環境の整備をCorporate Engineering Teamが全社横断して推進しつつも、各組織では独自のカルチャーおよび業務に根付いた環境を開発して最適化を図っていました。これが全社でカルチャーを統一したことで、IT環境自体も各種統合する必要が出てきました。
以前Slack Enterprise Gridを利用して組織ごとにワークスペースを分けていた事例をご紹介しましたが、今回はむしろこれを統合する流れとなっています。

統合をガッと進めるチームと運用整備するチームを組成

環境の統合を実現するには、全体像を描いてガッとロードマップを引いて進めていきつつ、各組織に根差した整理および整備をする必要があります。
全体推進においては一時的なツール統合プロジェクトを発足して推進しており、特性としてOrchestrationとExecutionがそれぞれ得意なメンバーや、InfoSecなど情報取扱に長けたメンバー、私のようなCorporate Engineeringをするメンバーを招集し適材適所でアサインしています。そのチームではIT環境に留まらず情報の取り扱いにかかわる透明ガイドなども整備し、啓蒙する役割を担っています。

一方で各組織に根差したIT整備を進めるには、各組織の業務にも精通したIT有識者を発掘し協力を要請する必要があります。いままでは各組織に集中して最適化を図っていた方々とコミュニケーションするべく、Slackチャンネルを作成して草の根でやり取りしていた方々を招待しました。これにより実務により入り込んだ課題をキャッチしつつ、絵に描いた餅ではなく事業に根付いた実装を推進できる狙いがあります。

明確なゴールと各組織との役割分担

明確なゴール設定とそれに向けた役割分担は、効率的なIT環境整備を実現するために必要不可欠です。

ツール統合については短期での解決を目的としたチーミングとしており、プロジェクトリーダーによって2023年12月末までに満たすべき合否基準 ( Acceptance Criteria, AC ) とそのオーナーを定めて推進しています。社員が組織統合で社内ITツールで不便が発生しないよう、これらのACについて3ヶ月以内に絶対達成するよう推進しています。

一方でこれらを実装するために、各事業部のIT有識者によって実務に即して運用できる形とする必要があります。その連携をスムーズにするため、チームビルディングとして目的と責務を明瞭にしつつ、それに対してそれぞれの立場とお互いが抱えている課題を明らかにするところからスタートしました。

お困りなんですか？は定量化から

各メンバーから挙げられたIT課題はどれも事業推進に直結する内容であり、重要度が高いと思われるものが多く存在します。ただし対応するための人的リソースは有限であることから、対応の優先順位を決めていく必要がありました。そこで共通のモノサシとして「その課題を解決、あるいは施策を遂行することによる費用対効果」＝ Return on Investment ( ROI ) を明確にし、どの施策に集中する ( 弊社Valueの一つであるAll in ) するかを決定しています。
これらを定期開催するミーティングにて状況を確認しつつ、決定した施策はプロジェクト計画を立てて、タスク・課題にブレイクダウンし適切なメンバーへアサインしています。

効果はどうだった？

実際にツール統合施策として計画したうち、Holaspirit ( ホラクラシーを運営するためのクラウドサービス ), Miro, Notion Enterprise, Slack Enterprise Grid などのツール統合が2ヶ月間のうちに実施できており、今後さらに使いやすくするためのロードマップも策定しています。

また現場からあがってきた生産性最大化をするためのツールについても、動画文字起こしサービスやNotion AIといったサービスのPoCを同時並行で推進できています。
今回はCorporate EngineerのみでIT整備の推進を閉じるのでなく、餅は餅屋として目的と施策内容に応じて適切なアサインがなされるようガバナンスを整えたことで、クイックに各種施策を遂行することができました。まだ道半ばではありますが、弊社が掲げるValueの一つである「Trust&Ownership」を実践し、事業を高速で推進していける環境を整備していきます。

We are hiring

ご紹介した通り、Ubieではそれぞれの専門分野を最大限活かせる環境を自分たちでつくっていける環境となっています。
ぜひこの環境で、一緒にテクノロジーで人々を適切な医療に案内する方を募集しています！

また安全なIT環境の整備に向けて、Enterprise Securityも鋭意募集しております。ご応募お待ちしています！

弊社提供サービス一覧

生活者向け症状検索エンジン「ユビー」

日本版

US版

医療機関向け「ユビーメディカルナビ」

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