リモートになって管理部の業務量が増えてませんか？[後編]~無料で管理部門系のサービスを使い倒す！~

ブログ「リモートになって管理部の業務量が増えてませんか？」の前編(システムを駆使して、業務の自動化を目指すの巻)と中編(ハンコのための出社を減らす！)で、管理部の業務効率化や連携ミスを減らし、少しでも管理部メンバーがリモートをできるような管理部系のサービスをご紹介しました。

一方で、「スタートアップは、そんなサービスを導入するほどお金がない・・・・」という問題もあります。

サービスを提供されている企業が丹精込めて開発されたサービスをお安く使うというのは、大変申し訳無い一面もあるのですが、今回は「とにかく、無料で使い倒す！」というテーマでご紹介をしたいと思います。

■無料で使い倒してみてどうだったか？

●ある程度の業務は効率化できた！
後ほどご紹介しますが、SmartHRは現在、社員数30名までであれば、無料で使えます。SmartHRの機能で社員の情報を入力すると、社会保険の手続き書類を作ってくれる機能があるのですが、そちらも無料でも使え、涙ながらにシクシクやっていた手書き作業が効率化されます。

また、リモートで働いている中で、紙でデータ保管をしていると、情報の共有するためにいちいちPDFにしないといけません。
それがシステム上に情報があったり、締結後の契約書もシステム上で既にPDFで保管されているので、情報共有の効率化はある程度、無料のままでも担保できます。

●連携がイマイチになる・・・・
管理部系のサービスを導入すると、システム内で情報を管理し、社員の情報などが更新されたら、関連する部署も同時に更新されたりします。結果、情報の連携が効率化するだけではなく、給与計算間違いなどのミスをなくすというメリットもあります。
ですが、すべてのツールを無料にしようとすると、マネーフォワードとSmartHRが他社であっても連携しているのですが、そういったしサービス同士の連携が弱くなります。

●無料ツールだとしても、将来の有料化を見越して導入する必要がある
社員数が増えたりなど、システム上でのデータ件数が増えると、有料をせざる得ません。一方で、社員数の増加などは、業績が伸びているフェーズ（のはず！w）なので、そのあたりで無料でお世話になってきたサービスを有料化しましょう。

ただ、そのときに、システムを乗り換える、ということになると、データ移管作業が必要になります。

提供されているサービスも日々進化しているので、有料化のタイミングでより良いサービスがあるかもしれないですし、必要であれば、データ移管の工数をかけてでも移管をしたほうがいいです。

しかし、一方で漏洩やデータ移管の手間を考えると、できる限り移管をしないで済むに越したことはないので、無料ツールを入れるとしても、「無料から有料に切り替えたとしても使えそうか？」も視野に入れた上で、導入を検討するのがオススメです。

■さて、無料で使い倒せるツールのご紹介！

●労務管理システム：SmartHR
SmartHRでは、「¥0プラン」があります。
利用条件は、従業員数が30名以下の企業です。スタートアップへの優しさを感じます・・・・。
前述のとおり、¥0プランでも社会保険への提出書類の作成など、殆どの機能が使えます。

¥0プランで利用できないのは、カスタマーサポート（SmartHRの使い方に関するチャットでの問い合わせ）です。
ただ、SmartHRのすごいところは、ヘルプが充実していて、とてもわかり易いところです！（ちょっと尊敬しています！）また、システム上の操作画面上で、関連するヘルプのリンクがあるので、操作中にわからないところがあっても、すぐにヘルプにたどり着けます。
更に、Google検索上でも、「SmartHR　●●」などのキーワードを入れると、ヘルプに行けます。
SmartHRを使っている中で、「ヘルプ捜索時間をめっちゃ取られた！」と感じたことはほとんどありませんでした。

その他、オンライン雇用契約など有料オプションは利用できませんが、業務上、大幅な支障は感じませんでした。
また、雇用契約のオンライン上ので締結は、電子署名サービスを無料で使って代替することもできます。

また、SmartHRは他社サービスとの連携もかなりあるので、そのまま有料化にスライドしやすいです。

●勤怠管理システム：スマレジ・タイムカード
30名までは無料で使えます。
ただし、勤怠管理機能のみで、機能制限はかなりあります。また、勤怠実績の情報のダウンロードは有料プランのみです。そのため、社員の勤怠実績をダウンロードしたい場合には、管理画面をPDF印刷しないといけません。
社員の勤怠管理が会社に義務付けられていますが、その管理をするためだけであれば、無料でなんとかできます。

●電子署名サービス：GMO電子署名Agree
月10件まで無料で、更に送信料も無料です。
他の電子署名サービスでも無料プランがありますが、月5件までだったり、タイムスタンプ機能（契約がいつ締結されたか？を記録する機能）がなく法的効力が弱まったりします。

GMO電子署名Agreeフリープランですと、タイムスタンプ機能はもちろんありますが、フォルダわけもできるので、いざ、有料に変えたときに、「フォルダ分けしないと！」ということにもなりません。

アカウント数は1つだけなので、雇用契約書など社内で共有が難しい契約書も締結する場合には、アカウント管理の仕組みもしくは、契約書を共有する仕組みを工夫する必要があります。
ひと手間かかりますが、営業などの他部署と共有しておいたほうがいい契約書はダウンロードし、GoogleDriveなどの共有フォルダに保管するのも一つの方法です。

------＜2020/09/14追記＞--------------------------------------------------
GMO電子署名Agreeの利用規約が変更になり、無料プランの利用期間が1ヶ月となりましたm(_ _)m

NINJA SIGNでも無料プラン(契約件数は月5件まで)が期間無制限で利用ができます。ただし、法的効力として「いつ」「誰が」という証拠を電子契約サービス上に記録されていきますが、「いつ」を記録する「タイムスタンプ機能」が使えないので、導入時には、営業担当の方に有料プランに切り替えた時には参照できるのかの確認が必要です。

また、NINJA SIGNは1アカウントで￥4,980/月の有料プランがあり、もちろん、「タイムスタンプ機能」もつかえます。

Adobe Signは、1アカウントで￥1,580/月でお安いですが、1ユーザーごとにライセンス認証というログインが行われるため、違うPCでの利用できません。(2020年9月上旬に問い合わせたところによると、1ユーザーごとに2台のPCまでは利用できるそうです。もちろん、PCを変えた場合は、古いPCのアカウントを終了して、新しいPCで利用することはできます。)
-----------------------------------------------------------------------------

●会計システム・給与計算システム：フリーウェイ
フリーウェイでは、会計システムの無料プランもありますが、給与計算システムも5名まで無料です。（https://freeway-kyuuyo.net/）
もちろん、無料プランには機能制限もあるので、無料を利用する前に何ができるのか？は確認をしておきたいところです。また、外部から出資を受けているスタートアップは将来的にIPOを目指す必要があります。上場の監査のときに会計システムを見られることがあります。そのあたりも考慮して導入をするのがオススメです。

●その他：Googleフォーム
いわゆるアンケート機能です。会社でGoogleを契約されている場合は、利用ができます。
休暇・休日申請などワークフローの代替にしたり、前述でご紹介したシステムではカバーしきれないときに活用します。
また、アンケートの回答があったときに、「アンケートの回答があったよ！」ということで通知がほしい場合は、メール通知を飛ばす設定もあります。なので、毎日、回答状況を確認しないといけない、ということもありません。
設定方法は、いろんなブログでご紹介されています。
ただ、Googleのデザインはちょいちょい変わるので、「Googleフォーム 通知」などで適宜、設定方法を検索いただくのがおすすめです。

■リマインドの手作業をやめよう！

経費精算やシフトの提出など、社員からの締切付きの提出物が毎月あります。しかも、ちょいちょい忘れられやすい(涙)。
ですので、朝礼などの事務連絡でお知らせしたり、もしくは、毎月手作業でメールで告知されていることもあると思います。

しかし、リモートが進むと、朝礼で事務連絡ができなくなりますし、そもそも、メールで毎月同じ内容を手作業で連絡するのは面倒くさい！（しかも、忘れそうになる・・・）

最後におまけ情報として、事務連絡の自動化をご紹介したいと思います。

●Slackのワークフロービルダー
スタートアップの多くでは、Slackを利用されていると思います。
Slackには「ワークフロービルダー」という機能があります。
例えば、毎月同じ事務連絡をしている場合、日付指定をし、また、配信したいチャネルなどを指定して、通知をすることができます。もちろん、伝えたい文章も自由に作成できます！
おおよそ、5〜10分程度でつくることができます。
使い方について、きれいにまとまっている記事を見つけたので、ご参照ください。

●Google Apps Scriptによるメールの自動配信
Slackのワークフロービルダーよりも難易度が上がります・・・。
カスタマイズ性も高いので、コードが書ける方は、すごく便利だと思います。コードが書けない方は、社内にエンジニアの方がいらっしゃったら、ちょっとお助け願うのもいいかもしれません。
「学生の頃HTMLが好きだったよ！」という方は、下記の本もおすすめです！
『詳解! GoogleAppsScript完全入門 ~GoogleApps & G Suiteの最新プログラミングガイド~ 』

■最後にちょっとだけ宣伝m(__)m

個人的に書いているこのブログ以外に、リモートなど新しい働き方を支援するメディアの運営をしています！
こちらもご覧いただけると嬉しいです♪
新しいワークスタイルを共有するメディア〜WOKERS STYLE〜