リモートになって管理部の業務量が増えてませんか？[前編]~システムを駆使して、業務の自動化を目指すの巻~

コロナによる緊急事態宣言を受けて、今後もリモートを活用することを決めた企業も増えてきました。

その裏側で、実は管理部の業務量が増えていたり、リモートの導入にちょっぴり苦労をしています。

■リモートができない要因

・役所などの手続きが押印が必要
・紙での保管が義務付けられているため、オフィスでしかできない業務がある

■業務量が増える要因

・対面だと手渡しでサッと渡せていた書類を郵送しなければいけなくなった
・締め切りを過ぎても提出していない人へのリマインドが対面でできず、しかもなかなか捕まらない・・・(涙)
・オフィスに居ることが多いので、郵便物や印刷を代わりに出してほしいと言われる・・・業務増！

■「ホント忙しいから、ITを駆使して自動化してやる！」

もともと自動化を愛するタイプなのですが、リモートでも仕事ができるようITの活用を極めてみようと思いました！

大きくは、
・管理部門系ツールの導入
・自動化
の2つに分類されると思います。

管理部門が存在していない10名前後のスタートアップで管理部門の立ち上げ・仕組み作りのお仕事をしていく中で、ノウハウや知識がたまってきたのでお伝えできればと思います。
また、プチオタクの気質があり、切々と書いてしまいそうなので、今回は、管理部門系ツールの導入(電子署名サービス以外)のほうからご紹介します！

■管理部系ツールの分類

管理部向けのサービスとして、大きくは下記のような分類があります。
・会計システム
・請求書管理システム
・給与計算システム
・労務管理システム
・勤怠管理システム
・経費精算システム
・ワークフローシステム
・電子署名システム

また、1年に1回ぐらいの頻度で、管理部系のサービスをリサーチすることがあったのですが、各社の機能追加や料金の見直しなどがかなりの頻度やスピードでされています。
そのため、あるサービスを導入後に、他社サービスのほうが良くなっているということも少なくないのが悩ましいところです。

■選び方

・連携していること
・労務管理システムは社員への連絡、社員からの申請がある方がいい
・価格
・部署内のメンバーが使いやすいデザインを選ぶ

■導入で大切なこと

一部署で進めるよりも、ちょっと大変ですが、他部署と相談してサービスを選ぶ方がいいです。
管理部は、コストパフォーマンスが成果に紐付いている部署でもあるので、金銭的・人的リソースを効率化する必要があり、それが会社存続にも繋がります！

■独断と偏見による選出されたオススメサービス

システムのプチオタクが、個人的な独断と偏見を持って、めっちゃ良い管理部門系のサービスを紹介します！

＜連携がよい！＞
社員情報は入退社や住所変更、また、扶養家族が増えたなど、日々更新されるますが、その情報共有は1部署だけで完結せず、労務や経理など関係者各位に関わり、給与計算データや勤怠データなど、データ更新の箇所も一箇所ではありません。

そのため、ワンクリックで各部間で連携ができ、また、データも更新ができることで、ミスを防げます。

・ジョブカン
→会計システム、請求書管理システム、電子署名サービス以外を一括でサービス提供し、労務管理・給与計算・勤怠管理・経費精算・ワークフローが連携できます！
デザインが少し使いづらい部分があるのが玉に瑕ですが、他社のサービスより先んじて、各管理システムを一括で提供し、連携に悩んでいる管理部の人々の声に答えていたことは感動しました！

・マネーフォワード
→労務管理システム、電子署名サービス以外を一括でサービス提供し、会計・請求書管理・給与計算・勤怠管理・経費精算・ワークフローが連携できます！もともとメインが会計システムだった(と思う)のですが、社会保険機能なども近年では追加提供されてて、お客さんのニーズに合わせてサービス改善をされているのを実感します。
ただ、社員自身に従業員情報を入力してもらえないのがちょっと残念、、、ですが、他社サービスとの連携が良かったりしますし、社会保険機能も追加開発されているようなので、今後の進化に期待大です！

＜使いやすい！デザインが神！！！＞
・SmartHR
UIといった使いやすいデザインでいうと、SmartHRがダントツトップだと思います。「うーん、、、あの設定ってどこからだっけ？」や「設定の方法がわからないから、ヘルプを見たい・・・」って思ったら、必ず、そのページ内にリンクがある！
また、サイト内ではなく、一般のネット上で「SmartHR　有給設定」などとヘルプの検索をしたときに、すぐに引っかかる！ほんと天才ですね！
連携が弱く、労務管理ツールの強みに特化しているところが玉に瑕です。

■最後は組み合わせが大切！

独断と偏見を持ってサービスをご紹介したのですが、全部のシステム機能を提供しているサービスはありません。そのため、2〜3個ほどサービスを導入しないと行けないのですが、どうやって、お安く、連携するか、がポイントです。

個人的には、
・マネーフォワード＋SmartHR＋電子署名サービスのどれか
・ジョブカン＋会計システムのどれか＋電子署名サービスのどれか
がオススメです♪

＜2020/08/18追記＞中編を公開しました。
・リモートになって管理部の業務量が増えていませんか？[中編]~ハンコのための出社を減らす！~
https://note.com/tamatweet/n/n9a0c8c2fb737

＜2020/08/26追記＞後編を公開しました。
・リモートになって管理部の業務量が増えてませんか？[後編]~無料で管理部門系のサービスを使い倒す！~
https://note.com/tamatweet/n/n962436f338ae