「従業員」の軸と「顧客」の軸で見直す
このテキストは、2020年７月に発売の書籍『売上が上がるバックオフィス最適化マップ』（クロスメディア・パブリッシング）の「第1章」をnote用に編集したものです。
バックオフィスを最適化するためには、「会計から逆算する」という考え方もお伝えしましたが、社内の業務の流れが可視化できていないと、会計から遡ることができません。先ほど、従業員の業務フローとして、①採用→②勤怠管理→③計算→④会計、と特に断りもなく書きましたが、私たちがクライアントに「御社の業務フローは、どのようになっていますか？」と質問すると、具体的にはイメージできていなかったり、そのために各部門の関係性が希薄で、ちゃんとしたつながりを持てていなかったりするケースが少なくありません。
ですから、業務フローが明確になっていない企業は、まず各部門のつながりと、どんな順番で情報やお金が会計に向けて動いていくのか――という流れをしっかりと可視化してください。
業務フローを考える上で重要になるのが、先ほども触れた「従業員」と「顧客」という2つの軸です。ここでは概要を簡単に説明します（詳しくは書籍の第2章と第3章で解説します）。
まず、従業員軸から見ていきましょう。その入口は採用です。この図では「採用管理」「勤怠管理」「経費管理」としていますが、そもそも管理がなされていない企業もあります。また、ほとんど採用を行っていない企業なら、わざわざ採用管理をする必要のないケースもあります。
ただ、管理の有無はともかく、社内の業務フローをまず可視化することは大切です。その上で、会計ソフトは必要不可欠として、そこから遡り、「導入しない」という選択肢も含め、どの部門にどんなツールがあれば業務を最適化できるだろうか――と考えてください。
ここで同時に考えたいのが、グループウェアやインフラの運用です。
グループウェアは、チャットやビデオ会議、スケジュール管理、クラウドサーバーなど、企業内のさまざまな業務効率をアップするためのツールです。非常に多機能なものから、チャットとウェブ会議のみのものなど、さまざまなサービスがあります。
ちなみに、近頃は、グループウェアを導入していなくても、各部門でめいめいチャットツールを活用している会社が少なくありません。IT活用にそれほど積極的でない企業も、チャットに関してはLINE等のツールによって、個人レベルでその便利さを理解しているからでしょう。ただ、そのような工夫自体はよいことですが、営業部は個人の「LINE」、総務部は「Chatwork」、開発部は「Slack」というように、バラバラのツールを使っているケースがよくあります。そのような運用は、「部門の壁」を越えたやり取りを阻害するのでよくありません。
ですから、新たに「G Suite」のようなグループウェアを導入する場合、最初にこのようなバラバラな運用が行われていないかをチェックして、バラバラのツールを使っていたら、共通のツールを使用するように周知し、現場の理解を得るようにしましょう。ちなみに、グループウェアは多機能でそれぞれに一長一短があるので、たとえばG Suiteを導入したからといって、全機能を利用する必要はありません。大切なのは、「社内で共通のツールを使うこと」です。G Suiteはチャットやビデオ会議もできますが、チャットはチャットワーク、ビデオ会議は「Zoom」といった使い分けをしてもOKです。
そして、IT活用をする上では、インフラの整備も検討しなければいけません。IT導入の「失敗あるある」として、最新ツールを活用する思いはあるのだけれど、それを走らせるインフラに対する意識が抜け落ちているケースがあります。
・新しいPCなら1秒もかからないような処理なのに、古いPCでそのツールを使おうとしたら重すぎて待ち時間をとられる（そもそもOSやブラウザが対応していないことも）
・インターネット回線が貧弱なため、ウインドウズアップデートがあった日の始業時間に全員でPCを立ち上げたら、アップデートの終了に1時間かかるような会社でクラウドサービスを導入し、回線速度の重さに苦しむ
そういった悲劇が、今も日本中で起きているのです。こんな環境でIT活用を実現するには、インフラの整備から着手する必要があります。
続いては顧客軸です。
お客様視点で、どんな営業活動をして、最終的に対価を得て会計までたどり着くのか。こちらは、従業員軸に比べると「お客様と接点を持って、売上が立つまで」の流れはわかりやすいので、一定の業務フローは認識できている企業が多数派です。
ただし、図にあるような名刺管理や営業管理を、そもそもしていないケースは目立ちます。従業員軸については「わざわざ採用管理をする必要のないケースもある」と先述しましたが、名刺管理や営業管理をできていないのは問題です。
詳細は第1章以降の書籍で触れますが、結論を先に言ってしまいます。
バックオフィス最適化による売上アップの最大のポイントは、「営業管理やウェブマーケティングを行い、その効果を最大化できるように努めること」です。すでに最低限の管理やマーケティングはできている企業であっても、最新のツールを活用できれば、その効果は大きくアップします。組織立った管理等をしていない企業ならなおさらです。
この後、書籍では具体的なIT活用のポイントを説明していきます。続きが気になった方は、ぜひ書籍をお手に取っていただけると幸いです。