そろそろ業務の処理機会を減らしませんか？
この度、2020年７月2日（木）に『売上が上がるバックオフィス最適化マップ ～テレワーク・コスト減・利益増・DXを一気に実現する経営戦略～ 』が、クロスメディア・パブリッシング社より、出版いたしました。
私は、社会人になった2003年よりずっとIT畑、約17年の月日が経ちました。ここで私の経歴を少し振り返りたいと思います。
新卒で入った上場してまもない会社では、多くのネットショップ構築をディレクターとして経験し、集客・売上アップのために検索エンジンでの上位表示対策（SEO）とか、リスティング広告（キーワード広告）活用、アフィリエイト活用、ネットショッピングモールへの出店やECコンサル部門の立ち上げなど、Eコマース領域を通じてインターネットビジネスの凄さを実感してきました。
そこから、現在はビジネスチャットツールを展開し2019年9月に東証マザーズに上場したChatwork社（当時 EC Studio）に縁あって転職し、企画マーケティング部門を立上げ、自社サービスのマーケティングを担当してきました。自社内ではIT活用による効率化により、従業員満足度日本一となるくらい最適な環境で、効率化の価値を体現してきました。
そして、ITを活用した、さらなる業務の時短と売上アップの実現を求められている企業を総合的に支援したい考えで、社内ベンチャーを経て2010年に独立し、中小企業をメインとしたIT活用支援事業を「IT顧問サービス」としてはじめて10年。やっとたどり着いたIT・クラウドを活用した業務の最適化に向けた「地図（マップ）」がここに仕上がりました。
マーケティング視点からバックオフィスを見てきた
マーケティング（英: marketing）とは、企業などの組織が行うあらゆる活動のうち、「顧客が真に求める商品やサービスを作り、その情報を届け、顧客がその価値を効果的に得られるようにする」ための概念である。また顧客のニーズを解明し、顧客価値を生み出すための経営哲学、戦略、仕組み、プロセスを指す。
と、Wikipediaでは言われています。
私はこれまで、きっかけとなるプロモーションから購入までの流れを戦略的にアプローチすることを得意として取り組んできていたのですが、その傍らで購入のあとの運営側の業務の手間やムダもたくさん見てきました。
お客様への納品フローはなんとかできていても、なにかと社内業務はチグハグなんです。そうなると繁忙期で忙しすぎるとスタッフも疲弊し、ミスも起こる。そんな現場をたくさん見てきました。
ネットショップで商品が売れると、こんな業務が起こります。
在庫確認して他の店舗にも在庫数を変更。配送伝票や納品書の印刷、お客様への配送完了メール、お礼メールといった1回の注文だけでもこれだけの対応があり、さらに問い合わせや不良品等の対応、売上や経費を経理に報告、多数の業者からの請求処理 etc.
この業務をされている方からすると、当たり前の業務と思われがちですが、ほんと大変ですよね…と。
例えば、これらを大きく変革してくれたのが、AmazonのFBAだったりもします。販売商品をAmazonの倉庫に入れて、売れればあとは勝手に配送までしてくれる。手数料はかかっても、上記のような面倒なこと大幅削減です。つまり処理機会を大幅に減らしてくれました。
なので、Amazonで売る業者が増え、買いやすいAmazonでの購入者が増えている今の日本でもあるのです。
こういった業務のムダをITでなんとかしたい！！！
と思ってマーケティング視点から社内の業務（バックオフィス）を深堀りしていったら、私はデータのゴール地点となる会計ソフトにたどりついたのです。
クラウドの時代と言われてもう10年以上経ちますが、そこを振り返ると本当にさまざまな業務で使えるクラウドサービスが生まれて来ました。
クラウド系のグループウェア、営業管理、販売管理、会計、経費、労務、勤怠、給与、人事評価etc.
そう。今はすでに業務をクラウド化するサービスが全て整っているわけです。足りないものはありません。
それにも関わらず、導入や利活用できていない状況が多くチグハグな業務環境であることに、歯がゆく思っている昨今なのです。
あるようでなかった。わかりやすい業務の全体地図
私は、なぜクラウドの利活用が進まないのだろうか…取り組まれても結局導入に至れず、業務効率化できないのだろうか…とずーっと考えてきてたのですが、明確にわかったことが「部分最適化」による問題です。
例えば、経理が経費精算処理を楽にするために入れたのに、現場は今までやってこなかった経費申請業務をやることの手間が増えた…といった事になってしまうと、経理が楽になっても営業に新たな負荷がかかることになってしまうわけです。
これは理解を求めずに取り組むと疲弊してしまう現象なのですが、ここには本来やるべきだった申請業務すらやってこなかった認識を持つことや、小口現金での管理や処理をなくすことによる全体的な処理コストの削減を図るための理解があるとスムーズにいったりします。
つまり、部門ごとの部分最適化を考えるのではなく、会社全体の業務フローを可視化し、どのような関係があり連携性を持つべきなのかを捉えたうえで、デジタル化・DX（デジタルトランスフォーメーション）に取り組むべきだと考えます。
しかし、どこから何に手を付けたらいいの？
となるはずです。
そこでわかりやすく可視化したのが、バックオフィス最適化マップです。
この最適化マップに合わせて、今の状態をわかりやすく可視化し、あるべき状態への道筋が構築できることを目的にしています。
業務の処理機会を減らしましょう。なくしましょう
私が業務効率化におけるクラウドサービスの中で、特に衝撃的だったサービスは、BTM（ビジネストラベルマネジメント）といわれる出張手配や出張管理ができるサービスです。
出張の多い企業の出張者は、出張前に出張申請し、承認されたら飛行機やホテルなどの予約をして立替し、月末にまとめて経費精算、さらに出張報告など手間のかかる業務をたくさん抱えています。さらに管理側にも出張申請承認における押印とか、精算処理業務などに追われます。
例えば、出張や旅行に行く時、行き先までのルート検索からはじまり、さまざまなサイトで宿泊先の選定、新幹線や飛行機の予約など、探すのが楽しいと思う反面、面倒だと思ったことはありませんか！？
BTMを導入すると、行き先や条件を指定すれば、必要な交通手段や宿泊施設が一つの画面で選択でき、出張申請のワークフローシステムを通じて承認されると自動的に手配され、手配されたものは後日一括請求となり立替経費精算がなくなります。さらに、出張者の行き先が一元管理でき、出張報告機能も整っていて、出張時に発生した経費も経費精算システムと連携され、出張に関わる手間をいっきに解消されるといったものです。
つまり、出張に関わる出張者や承認者、経理等における面倒な処理機会を部門間を超えて減らすことが実現できます。
出張領域において効率化できるソリューションの威力が衝撃的すぎて、この利便性の高い仕組みをより多くの企業に広めたいと思い、私は現在、AI TravelというBTMサービスの役員も務めています。
さらに、出張に関わらず、通勤や近距離の営業活動も含めた移動という領域でみると、より多くの交通費精算といった経費処理が発生しており、行き先の登録やそれにかかった交通費の計算、紙に出して提出…そこにムダな処理業務が未だ当たり前に行われています。
ただ、ポストコロナの経済社会においては、会わずして成り立つ営業活動や業務に気づき、これが増えていきます。極端に移動がなくなるということではなく、効率的なコミュニケーション環境が整い、会うのが当たり前だった世界から、本当の必要性に応じて会うという機会が増え、会うことに対しての価値がより増していくのではないか！？と、私は考えています。
昔からよくある、A社の◯◯さんはよくウチに顔を出してくれるからお願いしてるんだよ。と。あ、それもウェブ会議で置き換えられるか！？笑
とにかく、社内や取引先などのコミュニケーションの在り方や価値観に変化が起こっていくと思います。
戻りますが、とにかくこういった業務の処理機会を減らすためには、まずは業務システムやフローの可視化をして見直し、連携・自動化を図ることが必要不可欠となります。
ぜひ、この機会に業務の処理機会を減らしませんか？
そのための道筋として「バックオフィス最適化マップ」で、少しでも多くの気付きや、本格的にDXに取り組むキッカケとなっていただけることを願っております。
最後までお読みいただき、ありがとうございます。
詳しくは、書籍をお手に取っていただけると幸いです。
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