仕事ができる人のテキストコミュニケーション術

リモート時代は「話す」前に「書く」がある

こないだ、ある経営者と打ち合わせをしていて「テキストでのコミュニケーションがうまくできないと、今後たいへんかもですね」みたいな話になりました。

今は特にリモート環境なので、みんなSlackとかMessengerなどオンラインでやり取りすることが多くなっています。

もちろん通話やZOOMなど音声や動画でコミュニケーションをとることも多いのですが、それでもやっぱり「話す」前の段階で「テキストでのコミュニケーション」があります。

まずslackなどでやりとりをして、それでも意思疎通が難しいときに「このあとちょっと打ち合わせしましょうか」という流れになる。

これまでは「以心伝心」で仕事が進むこともたくさんありました。

オフィスという同じ空間にいて、なんとなく空気で察してもらえた。部長とか取締役とか偉い人は「偉そうな雰囲気」を出していればみんな言うことを聞いてくれた、みたいなことがあったと思います。

でもテキストでのコミュニケーションになるとぜんぶが「フラット」になります。どんなに怖い顔をしていたり、どんなに声が大きかったとしても、ぜんぶ「情報」に変わってしまいます。

なので、テキストでのコミュニケーションがうまくないと今後はなかなか仕事もスムーズに進んでいかないんじゃないか……。

テキストのコミュニケーションがうまければ、テキストのやりとりだけでどんどん仕事は進んでいきます。でもテキストがうまく書けない人は、ZOOMなどで話す必要が出てくる。非効率になってしまうんです。

「話す」前に「書く」がある。「会う」前に「書く」がある。

仕事のあらゆる場面で、いちばん最初に「テキスト」という関門が待ち構えているのが今の時代なのかもしれません。

テキスト力はDX時代の必須スキル（かもしれない）

テキストでのコミュニケーションがすごく大切になってきているのは、どうやら間違いなさそうです。

で、この傾向は今後も続くのでしょうか？　この「リモート時代」が終わったら、元に戻るのでしょうか？

ぼくは完全に元に戻ることはないんじゃないかと思っています。リモート以前の「対面だけ」のコミュニケーションには戻らない。今後もずっとテキストでのコミュニケーションは重視され続けるのではないか。

というのも、テキストでコミュニケーションは効率的だからです。いまのところすごく生産性は高い。

これはリチカの松尾さんも言ってたことなんですが、やっぱりZOOMなどの音声系もしくは動画系のやり取りは参加者が時間を合わせなきゃいけないですよね。だからどうしても効率が悪くなってしまう。でもテキストであれば、多少時間がズレていてもやり取りはスムーズにできます。みんな自分のペースで仕事ができる。

これだけ効率的な仕事のやり方を知ってしまったからには、また元に戻るというのは考えにくいのかなーと思うわけです。どんどん世の中がデジタル化していく中で「テキストコミュニケーションの力」をつけておくというのはかならずプラスに働くはずです。

テキストコミュニケーションで気をつけること

じゃあ、どうやったらテキストのコミュニケーションの力がつくのか？　そこですよね。

ぼくも明確な答えを持ち合わせているわけではないのですが、３つほど思いつくポイントを書いておきます。

①やさしさ２割増し

テキストコミュニケーションが苦手な人は、知らないうちに冷たい印象になっていたりします。たとえば「了解です。」とか「これやってください。」などと書いてしまう。

もちろん本人に悪気はなく、シンプルに伝えたつもりなのですが、テキストでは表情も空気感もわからないので、人によっては冷たく感じてしまう。そこで誤解が生まれ、トラブルの原因になってしまいます。

対処法としては「やさしさをプラスする」「感情をプラスする」ってことかなと思います。表情や音声がないぶん、テキストに２割くらい感情を乗せるわけです。

「了解です〜😁」とか「これやってもらうことできます？？🙏」など、感情をチョイ足しする。「いい天気っすね〜！」「おつかれさまで〜す！」など体温を感じるひとことを追加する。

バカみたいと思われるかもしれないですが、この一工夫でコミュニケーションがスムーズになるならやって損はないかなと思います。（もちろん会社の空気感や相手との関係性にもよりますが。。。）

②結論ファースト

よく言われることですが「結論から言う」ことですね。

端的にまず「何を伝えたいのか」を先に言う。そのあとで、詳細とか理由などを伝えていけばいいんです。

チャットであれば、ひとつめのメッセージで結論を伝えます。それでも相手がわからなければ「それってどういうこと？」と質問が来るでしょう。そこから詳しいことを書いて送ればいい。

テキストコミュニケーションが苦手な人は、一気に全部伝えようとしてしまう人も多い気がします。いきなり20行くらいのメッセージを送ってしまう。それでもいい場合もあるのですが、相手が忙しかったり、そこまでの関係性をつくれていないと「ああ、読むのめんどうだな」と思われてしまったり、そもそもちゃんと見てもらえなかったりします。

「来週の商談の件でご相談いいでしょうか？」とか「先日のオファー、NG出てしまいました……！」など、まず結論を先に言う。そこからコミュニケーションを始めるとうまくいくはずです。

③相手への想像力

あと３つ目は「想像力を働かせる」ということかなと思います。

テキストのコミュニケーションでは相手が見えません。相手が何をしているのか、忙しいのか、機嫌がいいのかどうかもわかりません。よって、リアルでのコミュニケーション以上に相手への想像力を働かせる必要があります。

このメッセージによって相手がどう思うのか？

相手のことを想像し、そこから逆算してコミュニケーションをはかっていくことが大切になるわけです。

あとこれはテキストとは関係ないかもしれないですが、なんでもかんでもWEBサイトのリンクやPDFを送ってすませる人がいます。それが必要なときはいいのですが、もしある一部分だけを見せたいならスクショをパッと送れば２秒で相手に伝わります。

でも毎回毎回リンクやPDFだと相手はいちいち開いて該当箇所を探さなくてはいけない。それだけで20秒くらい相手の時間を奪ってしまいます。

たとえば集合場所を送るときも、PDFの資料を送るのではなくてその資料のマップの部分だけをスクショで送る。もしくはグーグルマップの該当箇所をスクショして添付する。（それにプラスしてグーグルマップのリンクを送れば完ぺきかも）。

「そんなのめんどくさい」と思われてそうですが、こういう些細なことに気づける人は相手への想像力を働かせることができる人のはず。きっとテキストでのコミュニケーションもうまいはずです。