”即レス”する人が行っている3つのポイント - 頻度・内容・工夫点 -
エピソード
ビジネスでのメールやチャットに対し、いつも返事をすぐにくれる人、なかなか返事をくれない人がいる。”できる人”は例外なく返事が早い（即レス）。なぜ彼らは即レスを行えるのか？どのようにしているのか？観察・ヒアリングしている中で見えてきたことがある。ポイントは、”確認の頻度”、”返す内容”、”書く時の工夫点”にあった。
そもそも即レスのメリットとは？
仕事全体が早く回る／早く終わる
判断や確認など、相手を待たせないのでスムーズに後続工程につながる。
逆に返事が遅い人は全体の進捗を遅らせているが、それに気づいていないことも多い。相手の信用を得られる／有事のリカバリーにつながる
特に言いにくいこと・伝えにくいことほど、即レスが有効。伝えられた相手も早いほどリカバリーが効く。逆に時間がたってから悪いことを伝えられると二重に被害が広がる。
どのようにして即レスしているのか？
「１．頻度」「２．内容」「３．工夫」の３つのポイントがあった。
１．頻度
まず確認の頻度が高い。打ち合わせの合間、移動の合間、など 昨今ではモバイルでも確認できることが多いので都度チェックし返信している。
一方、返事の遅い人は”そんなにこまめにみると非効率では？”と思ってしまうが、即レスする人は、上記メリットを考慮すると、即レスするほうがよほど効率がいいことを知っている。
２．内容
一旦、”現時点の返せる内容”で短く返す。特に誰かに確認が必要な場合や、検討が必要な場合にも、「了解です。夕方ｘｘさんに確認して明日回答します。」というように、”現時点どういう状況で、いつまでにどういうことをする”という予定を返している（また自分のTODOリストに返答することをメモしている）。これによって、相手は先に別のことを進めたり、後続のことを行うことができる。
一方、返事の遅い人は、”ｘｘさんに確認してから返事しようと思っていた”や”検討してから返事をしようと思っていた”と考えている。それによって後続工程が止まってしまっていることや、相手をイライラさせていることに気が付いていない。
３．工夫
細かい工夫ではあるが、できるだけ手間をかけずに返事できるようにしている。 例えばWindowsの”ユーザー辞書ツール”を使って、少ない入力で返答ができるようにしている。1通あたりの削減時間はたとえ30秒ほどだったとしても、1日20通書けば600秒/日（10分）、1か月（20日）で200分/月、1年で2,400分（40時間）もの差につながる。
例：
よろ ⇒ よろしくお願いします。
あり ⇒ ありがとうございます。
おせわ ⇒ お世話になっております。 など
そんなことを考えていたら、以前読んだ『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』（平野 友朗著）という本に以下の興味深いことが書かれていたことを思い出した。
すべてのメールに即レスする
まずは「即レス」について考えてみましょう。
何度も書いてきましたが、メールを使ったコミュニケーションは、相手があって初めて成立するものです。送り手がメールを投げて、受け手がそれを受け止める。受け止めたら、返答をしたためて、再び投げる。「往復」の意思確認が何度も繰り返されて、仕事が進んでいきます。このメールがどこかで止まってしまったら、確認の電話をしたり、メールを送ったりすることになるでしょう。場合によっては、作業をやり直したり、謝罪が発生したりするかもしれません。このように、本来なら発生しなかった作業によって仕事を停滞させないように、すべてのメールには漏れなく返信していきたいところです。「返信した」と思っていても、実際には送り忘れていることもよくあります。
研修やセミナーなどでみなさんからお話を聞くと、２～３％程度のメールをうっかり送り忘れているようです。「うっかり」のミスもあれば、「どう書こうか迷っているうちに時間が経ってしまい、結果的に返信できなかった」というものもあるでしょう。故意であっても過失であっても、相手から見ると「返信がない」という事実に変わりありません。
こうした「うっかり」や「迷っているうちに時間が経ってしまった」という事態を防ぐには、読んだらすぐに返信（即レス）する習慣をつけることです。手元に未処理メールが30通あるのと10通あるのでは、どちらがその後の作業がスムーズになるでしょうか。答えは言うまでもありません。
まずは、手元にあるメールを１通でも少なくする努力をすべきです。
そのための「即レス」を心がけましょう。
ちなみに、私の場合は、受信後「１営業日以内」に返信するという自分ルールを設けています。相手から提示された期限が３日以内でも、自分ルールのほうを優先します。
このように、自分の中でルールを決める。これこそが、即レスを実現するコツなのです。ちなみに、即レスは相手に対する「配慮」でもあります。
平野 友朗 著
参考になった書籍
まとめ
即レスにより、”仕事全体が早く進む（早く終わる）”、”相手の信用を得られる”というメリットがある
即レスを行う際のポイントは、”確認の頻度”、”返す内容”、”書く時の工夫点”にある
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？