報連相、忘れてるようじゃ無理か。報連相はね、入れとかないと
※ある日の飲み会での出来事をきっかけに書き殴っています。気楽な気持ちで、リラックスしてお読みいただければ幸いです。
こんにちは、カマタニです。
社会人になってから、「報連相（読み：ほうれんそう）」という言葉を一度も聞かずに仕事をしてきた人は、ほとんどいないのではないでしょうか。私自身も新卒時代に「報連相」という言葉を初めて耳にし、「なんやそれ、ほうれん草？ ああ、報告・連絡・相談の略か」というのが第一印象でした。当時は言われるがままに「報連相」を実践していましたが、キャリアを重ねるうちにその重要性を理解し、今では様々な場面で活用しています。
では、「報連相」とは何か？ これをChatGPTに聞いてみました。
「組織内で効率的に情報を共有し、スムーズな意思決定を行うための重要なツールとされています。」
さらに、次のようにも説明されています。
「ミスやトラブルを未然に防ぐための基本的なフレームワークとして広く使われています。」
つまり、ビジネスのあらゆる状況において「報連相」は必須とも言えるでしょう。上司、部下、同僚だけでなく、顧客や協業先とのコミュニケーションにも欠かせない基本的なスキルです。したがって、誰もが身につけるべきスキルだと私は考えます。
「フッ、おいおい…今さら報連相かよ」と思う方もいるかもしれません。しかし、実は「報連相」と一言で言っても、その難易度は状況や立場の変化に応じて上がっていくものです。甘く見ていると、痛い目に遭うこともあるでしょう。
ここで、図を使って説明します。「報連相」とは、この青い矢印だけをイメージしているでしょうか？
全く異なります。
実際には、オレンジの矢印のようなやり取りも存在します。例えば、事業部責任者の視点では、他の事業部責任者やマネージャーに伝えたとしても、実際に動いてほしいのは、メンバー3〜8の人たち。しかし、直接話さずに行動を促さなければなりません。
スライドに描かれるようなシンプルな組織構造とは異なり、現実はもっと複雑です。組織の階層が上がるほど、プロジェクトや事業を前進させるために関わる人数も増えていくことは容易に想像できるでしょう。
これは、新卒時代に直上の上司に「報連相」していれば済んだ頃とは大きく異なります。事業部責任者やマネージャーといった立場になると、関係者が増えるため、これを理解しておくことは重要です。組織構造をうまく活用し、一人では成し遂げられないようなスピードで事業を前進させるためには、2つの重要な力が必要になります。
それは「伝える力」と「理解する力」です。
この「伝える力」と「理解する力」を磨き続けることを怠り、組織構造やコミュニケーション構造の変化に気づいていないと、ある時点で任された役割を果たせなくなる瞬間が訪れます。それは、突然の破綻ではなく、徐々に歪みが生じ、ある時点でキャパオーバーに陥るものです。
これは私の独断と偏見がかなり盛り込まれていますが、事業部責任者やマネージャーとしての壁にぶつかる、よくあるケースだと思います。相談を受けた際、原因を突き詰めると、組織構造やコミュニケーション構造の変化に気づかず、伝える力や理解する力が不足していることが多いのです。
キャパオーバーになる際の典型的なパターンとしては、中間管理職が自分でやる必要のない仕事を抱え込み、優先順位がつけられない状態が続きます。その結果、意思決定を求められても決められず、自分が設定したタスクの期限を守れなくなり、プロジェクト全体が遅延することが頻発します。
私自身、新卒で入社した会社で中間管理職を初めて経験した際、まさにその状況に陥りました。さらに、キャパオーバーし続けた結果、業務の質が低下し、担当のお客様から大きなクレームを受けたことがあります。
当時は「なんて運が悪いんだろう」と思ったり、「悪いことは重なるなぁ」と楽観的に考えていましたが、振り返ると、自分自身でその状況を招いていたのだと今では思います（笑）。
ここまで、私なりに「報連相」が重要な理由や具体的なシチュエーションを紹介してきました。「報連相」はビジネススキルとして基礎的なものでありながら、応用する際には難易度が上がるという特徴が少しでも伝われば幸いです。
ここでは「報連相をやろう！」という話ではなく、上司から「報連相を徹底しろ！」と言われて「うるせーなぁ」と思っている方へ。
あなたも出世したら、きっと同じことを言ってるはずです、たぶんね。
そんな肩の力を抜いた言葉で締めさせていただきます（笑）。