太平社の便利なサービス
今回は、企業の中で社内報や広報誌を担当されている方々にきっと役立つ内容です！
「広報ツール制作を通して企業を元気にするコンサルタントを目指す」こうしたキャッチフレーズを掲げて事業を行っている太平社が提供しているサービスについて書いていこうと思います。
太平社の主力商品は「社内報」です。社内報制作をするには非常に労力がかかる業務だと思います。（社内報の制作については太平社コラムをご覧ください）
そうした社内報制作の業務をより快適に、ストレスなくこなしてもらえるために、編集の段階でいくつかのサービスを取り入れています。今回はそうしたサービスについて少し紹介したいと思います。
編集作業の流れ
社内報をはじめとした広報ツールを制作する流れについて、予備知識的としておさらい。（詳しくは「社内報担当1年生が読む本」に記載してあります！）
まず、企画です。どのような内容にするかをお客様と弊社編集担当で詰めます。企画が決まると、次は素材・原稿集めです。お客様に、写真や画像データに加えて、テキストの文章データなどを集めていただきます。原稿が集まった段階で、お客様から原稿（一昔前は紙の原稿でしたが…）をWord等のデータで、制作会社である我々に渡していただきます。いわゆる入稿です。
制作会社では、入稿いただいた原稿の内容を確認し、整理して制作オペレーターに手配します。デザイナーやオペレーターが専用ソフトでデザイン・DTP（組版）をして、校正のゲラがPDFなどで編集者に戻します。
ここから、校正作業に入ります。校正作業では、編集者は原稿と校正のゲラを照らし合わせ、誤字脱字がないか、原稿とあっているか等を確認します。その際、これまでは、入稿原稿のデータを出力したものと、校正用のゲラ（PDF）を出力して突合していました。
なんてアナログと思うかもしれませんが、これが当たり前で、一番間違えを防ぐことができる手法だったのです…。紙に出力をして校正することは、原稿が紙で支給された時代や、紙に出力した校正のゲラでやり取りをしていた名残と思います。
もし間違いやおかしなところがあれば、この段階で一度制作に修正をしてもらったのちにお客様に校正を出します。
お客様も、ゲラの状態のデータをご確認（校正）をしていただき、修正がなくなるまでこの校正を繰り返し（校正回転）ます。修正がなくなると校了です。校了したデータを印刷現場に回すことになります。
校正支援ツール
先ず、すでに取り入れているサービスについて。
「社内報」制作の中で、編集者にとってストレスになるのが「校正作業」です。
先に書いた通り、原稿通りになっているか、固有名詞が間違っていないか等を確認します。この「校正作業」が結構面倒ですし、神経を使います。（太平社では、校正だけに特化したワークショップも開催しています詳しくはWEBサイトのワークショップのページをご参照ください）
太平社では、校正支援ツールの「ジャストライト」というツールを導入しています。編集者の校正業務の軽減を目的に導入をしました。
（ジャストライトについては下記コラムを参照ください）
太平社の校正業務では、原稿と一致しているかを確認するのはもちろんですが、いわゆる「てにをは」や、漢字なのかひらがななのかといった語句統一についても確認をするようにしています。そうした心配りがお客様にも高く評価されています。
地味にスゴイ！校正・校閲
ちょっと話はずれますが、世の中にある大手出版社等が出している書籍や雑誌の類も必ずこうした校正や校閲という段階を経ています。校正・校閲という業務を生業としている方々も多くいらっしゃいます。
現代は変わってきていると思いますが、おそらく今でも、ほぼ人の目で見ていると考えると相当すごいことだと感心します！
これすごいことですよ！本当に地味にスゴイ！皆さんが雑誌や書籍をよんでいて間違っていないですよね…。あっていて当然の世界ですから…。
もうかなり前ですが、校正や校閲に関するドラマもやっていました。興味ある方は見てみてください。
こうして書いている私の文章ですら、太平社の社員からよく誤字脱字を指摘されます。やはり、見るポイントが違うんですよね。こうしたサービスをもっと伝える必要がある！
人間が見るには限界がある
話を本題に戻します。
編集者が行う校正作業も、数ページの冊子であれば何とかできますが、数十ページ、数百ページとなると大変です。人が見るには限界がありますし、間違えの元です。
太平社の編集者にとっても、校正作業は大変な負荷がかかっていました。そのため、少しでも負荷を減らすためにツールを導入しました。
導入してみてわかったこと
冊子によっては、章ごとに書いた方が違うと表現が全然違ってしまうなんてことも多くあります。本来であれば、原稿を頂く時点でお客様側でそうしたものをつぶしていただきたいところですが、現実問題そうもいかないと思います。
導入してみてわかったことですが、お客様から頂いた原稿の段階でこのツールを使うことで、原稿の段階で、語句統一をすることが可能になります。
これにより、本来はお客様の段階でお願いしたい、語句統一を気にしなくてもよくなります。寄稿者からもらった原稿をそのまま太平社に投げていただければあとはこちらで対応ができるということです。
お客様ごと、発行する冊子ごとに表記の決まり事が違う等といった場合にも、予め約束事を我々と共有していただければ、私たちが確認をし対応します。編集者向けのツールですが、お客様にもメリットがあるのです。
オンライン校正ツール 「Brushup」
先ほどの、校正支援ツールはどちらかというと、太平社の編集担当向けの仕組みですが、今年導入をしたオンライン校正ツール「Brushup」はお客様と太平社双方の編集担当者のためのツールです。
いわゆるファイル共有サーバー等は世の中にたくさんあります。「Brushup」は、クラウド上でファイルを共有し、その中で校正作業（赤字入れや原稿データの授受）を行うサービスです。
先にもお話をした通り、「社内報」をはじめ、各種広報ツールを制作するうえで、「校正」という工程は、神経も使うし労力と時間を使います。やはり間違えは無いほうが良いのが当たり前で、制作物の品質を担保する一つの重要な要素になっていると思います。
いわゆる「編集」という仕事の中でも最も地味な業務ですが、見方によっては一番大切な業務です。お客様との校正のやり取りをはじめ、編集作業ではお客様と太平社の編集者が数多くやり取りを行います。少しでも、ストレスなくこうしたやり取りができるようにと思い、導入をしました。
地味なストレス…
冒頭にも少し書きましたが、一昔前は、原稿や校正のゲラ等は紙でやり取りをしていました。（つまり人がデリバリーしていたということです）
メールをはじめとしたインターネットの技術が発達するにつれて、PDFといったデータでのやり取りが主流になってきています。校正も場合によってはPDFをPCで見ながら行うことも増えてきました。
それでも、お客様からメール添付や、ファイル共有サービスなどで送られてきた原稿データをPCにダウンロード（パスワードを入力する手間もあります）し、内容を確認。データを整理して、制作オペレーターに、作業指示とともに渡す（メール添付だったり、データが重いとUSBにデータを格納）。
オペレーターの作業が終わった校正用のデータも、メール添付だったり、ファイル共有サーバー等で受領。それを編集者のPCにダウンロードして内容を確認…。問題なければ、お客様にメール添付等で送付することで校正を出す…。
書いていても思いますが、ファイルダウンロードとか地味に面倒でストレスですよね…。実際に実務を行っている人にとっては、校正作業以前に、まさにチリツモ的な面倒で時間を取られる作業です。
そのうえ、先ほどからお話ししている通り、神経を使って校正作業をしているのです！
お客様にとっても、編集者から送られてきたファイルをダウンロード（当然パスワード付きだったりします）して内容を確認していただくことになり、場合によっては、さらにその校正用データを、担当部署にメール等で送ることもあると思います。
PDFファイルでのやり取りでちょっとデジタルっぽく感じますが、実に面倒なアナログ的作業を、クラウド上で本来の意味でスマートに行い、本来行うべき校正作業に集中してもらいたいのです。
新型コロナにより状況激変！
今では当然になりつつありますが、コロナ禍で働く環境が一変しました。会社に出社できないのです。困りましたね…。我々もそうですが、お客様も出社をされない…。働き方改革と響きは良いですが、仕事を進めるうえでの対応は結構大変でした。漠然と数年かけてやらなくてはいけないと思っていましたが、コロナ禍で一気に対応した感じでした。（詳細はこちらのブログにも書いていますので、よかったらご覧いただければと思います。）
腹を決める…
編集工程でのお客様とのやり取りも大きく変わりました。お客様が会社に出社されないこともあり、メールは確認できてもファイルの確認ができなかったりと様々な点で進行が遅れるようなこともありました…。コロナ禍当初はメール添付や様々な方法でこれまで通りの業務ができるようにどうにか対応しましたが、先ほど書いた通り、地味な手間が余計に増えていくわけです…。
私が、オンライン校正ツールの導入を最終決断したのもこうしたことからです。
最初は、もう少し効率的に業務を進めることができないのかといった漠然としたところから、編集部門に情報収集をするように依頼しました。こうしたツールがあることを知ってからは、もし、お客様の方で、こうしたツールを利用した経験があった場合、利便性の観点から、コンペの条件でオンライン上でのやり取りが不可欠になる時代も来ると思い、そうなる前に対応しなければいけないと思うようになっていったときにコロナ禍に突入でした…。本当はもう少し時間をかけて精査したいところはありましたが、働き方はもう、コロナ前には戻らない。導入が必須と思いました。
これからはアピールが必要！
あまり表に出てこないですが、編集作業で役立つ太平社のサービスについて触れてきました。書き出したら止まらなくなったところもありますが、地味な故になかなか伝わらないのです。
本当は、営業をはじめとした担当者がもっとうまく伝えなければいけないのですが…。
WEBサイト等情報発信ができるようになったので、これからはもっとアピールができるようにしていきたいと考えてます。そのあたりのことはまた改めて書いていこうと思います。
今回紹介したサービスとともに、QRコードを活用した太平社の新サービス「XQR」も是非、よろしくお願いします。
