初めてのオンライン内定式〜弊社の場合〜

こんにちは。とあるベンチャー企業でひとり人事をしている朱夏です。

先週10/1（木）、弊社では21卒採用の内定者を招いて内定式を実施しました。
懇親会の時の話は先んじてこちらの記事に書いておりますが↓

今回は内定式そのもののお話をば。

特に今年は世の中の流れ的に
「オンラインでやる？それとも対面でゴリ押す？」
というのをギリギリまで悩まれた人事の方も多かったのではないかと思います。

弊社も実施までに色々とすったもんだしましたので、
具体的に何が起きたのか、何が教訓になったのかを忘れないうちにまとめていこうと思います。

なんとなくのトピックごとになりますが、ご参考になれば幸いです。

◾️オンラインか対面かは「決め」の問題

弊社では8月末の時点で「オンラインで実施する」と決めておりました。
この決断の背景として、弊社のオフィスは東京にしかなく、今年の内定者は2/3が地方在住のため、対面で行おうとすると長距離移動が発生するということがありました。

長距離移動、しかも感染者が多い東京に来させるのはリスクがあること、
9月になれば感染が落ち着く可能性もあるが、ギリギリの判断だと新幹線や宿泊予約に要らぬ手間をかけさせてしまうこと、

これらを考慮してのオンライン、という判断でした。
これについては早い段階で社長と合意し（途中でひっくり返りそうになりましたが汗）、オンラインありきで企画を進めていくこととなりました。

終えてみて、オンラインでもきちんと目的を設定していれば達成したいことに到達できるというのを実感として持てたのは大きかったなと感じています

◾️要素は対面時の50％くらいしか盛り込めない

一方で、オンライン実施に踏み切ってもう一つ実感したのは、対面の時と同じようにあれやこれやと詰め込むことはできないということです。

対話を通して内定者のことを理解し、
社員一人ひとりを理解してもらって、
その上でグループワークに入っていって
何か新しいアウトプットを作ってもらい

みたいなことを対面時は普通にやっていたのですが、オンラインでは難しい。

グループに分かれる時も変な間が生じたり、ネット回線が切れて行方不明になる人が出てきたりしますし、画面に40人くらい映っている中で１人喋るというのは対面以上に緊張します。

弊社の場合、今回は相互を「知る」までにとどめることとして、これまでやってきた「深める」「引き出す」といった一段掘り下げるようなコンテンツを全てオミットしました。

中途半端になるのであれば、いっそ割り切ってしまった方が満足感に繋がる、ということでの判断でした。

具体的にはこんな感じです↓

特に最終選考プレゼンは内定者から「他の内定者同士のことを知ることができた」という声があり、そういう意味でもやって良かったなと思いました。

詰め込まない、と決めたことで非常にシンプルになりましたし、参加者の負荷も軽減されたように思います。

一方で、内定式で盛り込めなかった要素は別の機会に取り扱うなど、内定式の前後も含めた再設計が必要だなと思ったので、これから要検討な部分です。

◾️今回の内定式のコンセプトは「本当だった！」

上記に書いたコンテンツの大元になるコンセプトは
「本当だった！！」です。

どういうことかと言いますと、

今年の採用／就活はオンライン化を余儀なくされ、画面越しで最終選考まで行い、リアルで会わずに内定承諾まで進めて今ここにいる、という状態でした。

で、たまたま地方にいる内定者と会う機会があったのですが、その時に言われたのが
「本当に御社あったんですね…！」
「本当に社長さんはいらっしゃったんですね…！」
「本当に自分は内定をいただいていたんですね…！」
だったんです。

これ、本当に素直な気持ちだと思うんです。
だって画面越し、バーチャルでしか会えていませんでしたから。

そこで生まれたのが「本当だった！！」というコンセプト。
内定式での社員との交流を通じて、
「本当にこの会社はある」
「自分は本当に内定をもらったんだ」
「自分は本当にこの人たちと一緒に仕事をするんだ」
と思ってもらうことをゴールにしよう、ということになりました。

◾️運営メンバーは最低3人必要

参加者の顔ぶれを確認し、投影スライドを自分で操作しながらファシリテーターとして喋る

対面ではこういうことは当たり前にできていたし、慣れている人ならこれくらい1人でこなすことも容易だったと思います。

ところがオンラインではそうはいかない。
PC画面1つで見えるものには限界があるし、ファシリテーターが喋っている間に参加者のネットが落ちて姿を消すなんてしょっちゅうあるわけです。

ということで、弊社では当日、PC3台＋サブモニタ1台、メンバー3人という布陣で運営しておりました。
図にするとこんな感じ↓↓

弊社のオンライン内定式はZOOMを使っておりましたが、
ZOOMの各画面ごとにPCを分けて操作していた感じです。

この布陣に加えて、当日の細かい動きをタイムラインに起こし、
誰がどのタイミングでなんの操作をするのかまで詰めたのも良かったなと。

対面なら「よしなに〜」でなんとかなるし、オーディエンスも空気を読んで助けれくれたりするのですが、オンラインではそうもいかないので、運営側の入念な準備が明暗を分けるなと痛感しました。

◾️メンバーには感謝しかない

ここまで色々と書いてきましたが、内定式のコンテンツ自体は私一人では到底企画できるものではありませんでした…

なにせ初めてづくしで、何から手をつければいいのかもわからない状態。
泣く泣く内定式5日前というギリッギリのタイミングで助けを求めたのでした…（本当にお恥ずかしい…）

そんなギリギリの状態の中、最後まで助けてくれた新卒2年目メンバーがいまして。本当に彼らの力なくして内定式は実現できなかったのです。
本っっっっ当に感謝しかないです…(；н；)
今年の実績をきちんと次年度に活かさねば！と思うばかりです。

＊＊＊＊

内定式をやるといつも
「ウチって、いい会社なんだなぁ」
って再認識します笑

人を大事にする弊社では、内定式にも妥協が許されないのでそれがとてもしんどいのですが汗
内定者に興味を持って、全力で知りに行こうと突っ込んでいく様子を見ていると、本当に人への興味が尽きない人たちの集まりなんだなぁとしみじみ思います。

そんなメンバーに負けないように（？）
そして、内定者が心から「この会社を選んで、やっぱり良かったな」と思ってもらえるように、これからも精進せねばと思う今日この頃です。

それでは今日はこの辺で( ˘ω˘)