「年次進行」で考える学生募集戦略
高校生の大学選びは益々早期化しつつあります。高校一年生二年生の段階で大学との最初の接触が始まることが増えています。そのことを踏まえたCRM（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）の構築が必要になっています。
年次別戦略
将来の学生が高校に入学する時点から大学への興味を引きつけ、育て上げるためのマーケティング戦略を2年間あるいは3年間のスパンで計画することは、早期ブランディングとリレーションシップの構築に重点を置いた長期的なアプローチです。ここでは、そのような戦略の概要を示します。
1年目: 認知度の向上と関心の喚起
教育フェアとオープンキャンパス: 高校生が参加する教育フェアやイベントに積極的に参加し、オープンキャンパスの情報を提供します。興味を持った生徒には、キャンパス見学や体験授業の機会を提供します。
ソーシャルメディアキャンペーン: InstagramやTikTokなど、若者が利用するプラットフォームでのキャンペーンを実施。学生生活、クラブ活動、特別なイベントの様子を積極的に投稿し、大学の魅力を伝えます。
高校との連携: 高校の先生方と連携し、ゲスト講演や特別授業の提供を行います。この取り組みにより、学生が関心を持つ学問分野についての情報提供を行います。
2年目: 関心の深化とエンゲージメントの強化
メンタリングプログラム: 大学の現役学生や卒業生が高校生のメンターとなり、学問やキャリアに関するアドバイスを提供するプログラムを開始します。
サマースクールとワークショップ: 学期休暇を利用して、専門的な分野での短期コースやワークショップを開催します。実践的な学習体験を通じて、大学での学びに対する興味を深めます。
パーソナライズされた情報提供: 興味を示した生徒に対して、関心のある分野やプログラムに関するパーソナライズされた情報をメールやSNSで定期的に提供します。
3年目: 応募への促進とサポート
応募プロセスのサポート: 大学申込みプロセスや奨学金に関する情報提供セッションをオンラインや対面で実施します。応募書類の準備や面接対策のワークショップも提供します。
個別相談会: 応募を考えている学生やその家族を対象に、個別相談会を開催します。学費の支払いや学生生活、住宅のオプションなど、具体的な懸念に対応します。
アルムナイとの交流: 卒業生が参加するイベントを通じて、将来の学生が卒業後のキャリアパスや大学での経験について直接学べる機会を提供します。
このような戦略は、高校生が大学に関する情報を得る初期段階から、実際に大学への応募を検討する段階まで、段階的に関心を深め、エンゲージメントを強化することを目指します。大学はこれらの取り組みを通じて、潜在的な学生との関係を構築し、自校が提供する教育の価値を効果的に伝えることができます。
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遠隔地の高校生へのアプローチ方法
遠隔地の学生に対しても効果的にアプローチし、エンゲージメントを高めるためには、物理的な距離を超えた戦略が必要です。以下のアプローチは、遠隔地に住む学生が大学の魅力を十分に理解し、興味を持続させることを目指します。
1年目: 認知度の向上と関心の喚起
バーチャルオープンキャンパス: 実際にキャンパスを訪れることが難しい学生のために、バーチャルキャンパスツアーやオンラインでの体験授業を提供します。これにより、キャンパスの雰囲気や教育の質を遠隔地からでも体験できます。
オンライン情報セッション: 大学のプログラム、入学手続き、奨学金に関するオンラインセミナーを定期的に開催し、質問がリアルタイムでできるようにします。
2年目: 関心の深化とエンゲージメントの強化
オンラインコミュニティの形成: SNSグループやオンラインフォーラムを通じて、将来の学生が情報を共有し、質問を投稿できるコミュニティを作ります。現役学生や教員も参加し、リアルタイムでの交流を促進します。
オンラインメンタリング: 遠隔地の学生に対しても、大学の現役学生や卒業生からのオンラインでのメンタリングを提供します。キャリア相談や学問のアドバイスを受けることができます。
3年目: 応募への促進とサポート
バーチャル相談会: 個別の相談ニーズに応じて、オンラインでの個別相談会を実施します。これにより、学生やその家族が持つ疑問や不安に、遠隔地からでも直接対応できます。
デジタル資料の充実: 応募書類の準備や面接対策に役立つ資料をデジタルフォーマットで提供します。これにより、物理的な距離に関係なく、必要な情報を手に入れることができます。
特別な考慮事項
時差への配慮: オンラインイベントやセッションは、遠隔地の学生が異なる時間帯に住んでいる可能性があるため、複数の時間帯で実施します。
多言語対応: 遠隔地からの学生が異なる言語を話す可能性があるため、重要な情報は複数の言語で提供します。
これらの戦略により、遠隔地に住む潜在的な学生に対しても、大学が提供する教育やキャンパスライフの魅力を効果的に伝え、関心を喚起し、応募につなげることが可能になります。
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CRM（Customer Relationship Management）システムについて
学生募集と入学管理プロセスにおいて、CRM（Customer Relationship Management）システムは非常に重要な役割を果たします。CRMシステムを使用することで、大学は潜在的な学生とのコミュニケーションを効率的に管理し、応募者の質を評価し、適切な学生を確保するための戦略をデータに基づいて計画することが可能になります。CRMの活用により得られる主なメリットをいくつか挙げます。
パーソナライズされたコミュニケーション
潜在的な学生の興味やニーズに合わせて、個別化されたメッセージングを提供します。
学生の応募過程での進捗に応じて、最適なタイミングで情報を提供することができます。
効率的な応募者管理
応募者のデータ（成績、試験スコア、活動歴など）を一元的に管理し、応募過程を追跡します。
高校の質や評判など、応募者の背景情報を分析することが可能になります。
データ駆動型の意思決定
CRMシステムに蓄積されたデータを分析することで、マーケティング戦略や入学プロセスの改善点を見つけ出します。
地域や高校ごとの応募傾向を理解し、ターゲティングを最適化します。
成果測定とKPIの追跡
マーケティング活動やリクルートメントイベントの効果を測定し、ROI（投資収益率）を計算します。
短期および長期のKPIを設定し、戦略の成果を定期的に評価します。
CRMシステムの導入と適切な活用により、大学は潜在的な学生との関係構築を強化し、質の高い応募者を確保しやすくなります。また、CRMは大学が提供する教育サービスの質を向上させ、学生の満足度を高めるための重要なツールとなるでしょう。
＜コラム＞
これが募集にとって重要なデータベースですが、そしてみんなで活用してはじめて効果をあげると思いますが、それでも個人情報であり、アクセスできるレベルを決めなければなりません。どう考えればいいでしょう。
個人情報の取り扱いとアクセス管理は、CRMシステムを含むあらゆる顧客データベースにおいて非常に重要です。特に学生募集の文脈では、潜在的な学生のプライバシーを守り、データ保護規制を遵守する必要があります。適切なアクセスレベルとプライバシー保護のための対策を検討する際に考慮すべきポイントを以下に示します。
法規制の遵守
データ保護法規: GDPR（一般データ保護規則）やCCPA（カリフォルニア消費者プライバシー法）など、適用される地域や国のデータ保護法規を遵守することが必須です。
教育データの保護: 学生データに関連する特定の法律（例：FERPA - 米国教育権利とプライバシー法）も遵守する必要があります。
アクセス管理
ロールベースのアクセス制御: 各スタッフの役割と必要性に基づいて、データへのアクセスレベルを設定します。例えば、入学担当者には応募者データへのフルアクセスを、他のスタッフには限定的なアクセスを許可するなどです。
最小限の特権原則: スタッフがその職務を遂行するのに必要最小限のデータアクセス権のみを持つようにします。
データセキュリティ
暗号化: 保存されている個人データは、適切な暗号化技術を使用して保護されるべきです。これには、データの転送中および静止中の暗号化が含まれます。
アクセスログの監視: 誰がいつどのデータにアクセスしたかを記録し、不正アクセスや不適切なデータ使用を検出するための監視システムを導入します。
プライバシーポリシーと同意
透明性: 潜在的な学生や応募者に対し、収集するデータの種類、使用目的、共有先について明確に説明し、適切な同意を得る必要があります。
データアクセスと修正の権利: 個人は自分のデータにアクセスし、誤りがあればこれを修正する権利を持つことが多くのデータ保護法で保障されています。CRMシステムは、これらの要求をサポートできるように構成する必要があります。
これらの対策は、個人情報を守りつつ、CRMシステムを効果的に活用するための基礎を築きます。個人情報の保護とデータセキュリティを確保することは、学生や応募者の信頼を得る上で不可欠であり、適切なデータ管理は大学の評判に直接影響を与えます。
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少し話題が離れますが、学生の成績を、出身高校の先生に伝えることは上のことを考えてどう考えればいいでしょう。
学生の大学での成績を出身高校の先生に伝えることに関しては、プライバシー保護とデータ保護が最優先されるべきです。このような情報共有は、主に次の点を考慮して慎重に行う必要があります。
法的規制とプライバシーポリシー
教育関連のプライバシー法: 例えば米国ではFERPA（教育権利とプライバシー法）が、学生の教育記録に関するプライバシー保護を規定しています。類似の法律が他の多くの国々にも存在し、学生の教育記録を保護しています。
同意の取得: 学生からの明示的な同意がない限り、成績を含む個人的な教育記録を第三者と共有することは一般的には許可されていません。そのため、情報共有の前には学生の同意が必要です。
目的と透明性
共有の目的: 成績情報を高校の先生と共有する具体的な目的を明確にし、その目的が学生の教育的利益に適合するものであることを確認する必要があります。例えば、高校の進学指導の改善や、学生のアカデミックサポートのためなど、正当な教育関連の目的が考えられます。
透明性: 学生に対して、どのような情報がどのような目的で共有されるのかを透明にすることが重要です。また、情報がどのように保護されるかについても説明する必要があります。
プライバシー保護とセキュリティ
データの最小化: 目的を達成するために必要な情報のみを共有し、不必要な個人情報の共有を避けることが重要です。
セキュリティ対策: 情報が安全に共有され、不正アクセスや漏洩から保護されるよう、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。
総じて、学生の成績やその他の教育記録を出身高校の先生に共有する場合は、学生のプライバシーを守るための法的要件を遵守し、学生の明示的な同意を得ることが不可欠です。また、共有される情報は適切に保護され、学生の利益のためにのみ使用されるべきです。
FERPA（教育権利とプライバシー法）について
FERPA（Family Educational Rights and Privacy Act）は、1974年にアメリカ合衆国で制定された連邦法で、学生の教育記録に関するプライバシーを保護することを目的としています。この法律は、米国内のすべての教育機関（K-12の学校および高等教育機関）に適用され、これらの機関が連邦政府から資金援助を受けている場合、FERPAの規定を遵守する必要があります。
主な権利と保護
学生と保護者の権利
教育記録のアクセス権: 学生（または18歳未満の場合はその保護者）は、自分の教育記録を閲覧する権利があります。
記録の訂正権: 誤りや不正確な情報が記録に含まれている場合、その訂正を求めることができます。
情報共有の制限: 学生の教育記録は、学生（または保護者）の明示的な同意なしに、特定の例外を除き第三者と共有することはできません。
教育機関の義務
通知義務: 教育機関は、FERPAに基づく学生の権利について定期的に通知する義務があります。
記録の保護: 学生の教育記録を不正アクセスや漏洩から保護するための適切な措置を講じる必要があります。
情報共有の例外
FERPAでは、学生の同意なしに教育記録を共有できる特定の状況を定義しています。これには以下の例が含まれますが、これらは限られた状況下でのみ許可されます。
教育機関内の関係者: 教育機関内で学生の教育に関与する職員は、「正当な教育上の利益」がある場合に限り、教育記録にアクセスできます。
特定の政府機関: 法律に基づき、特定の状況で政府機関が教育記録にアクセスすることが許可されています。
健康や安全の緊急事態: 学生の健康や安全に重大な脅威がある場合、情報の共有が許可されることがあります。
FERPAは、学生のプライバシー保護と教育記録の安全な管理に関する基本的なフレームワークを提供し、教育機関がこれらの重要な情報を適切に扱うためのガイドラインを設けています。