資料は”読ませる”から伝わらない。資料作成のコツは「見せる」こと。【未収録原稿を公開！】

ご機嫌いかがですか？思考の整理家®の鈴木と申します。

普段、僕は著者としての活動や講演、研修、コンサルなど「思考の整理」をテーマにした仕事をしています。

まずは、冒頭だけ少しご案内をさせてください。

１３冊目の新刊が出ました！

▼ 最新刊の書籍を以下よりお手に取ってください↓↓↓

ノイズに振り回されない情報活用力 (ASUKA BUSINESS)

というわけで本題です。

あなたは仕事で資料をつくることがありますか？

伝わりやすい資料作りって本当に難しいですよね。ただ、マインドセットを変えるだけで伝わりやすくなることも事実です。

今回は、伝わりやすい資料ってどうやって作るか？のワンポイントアドバイスを書きます。

なぜかっていうと、伝わりやすい資料とは、十分に思考の整理をしておくことが鍵になるため、資料作成の要諦は実は思考の整理の要諦とも重なるのです。

まず、変えるべきマインドは「読ませる資料」ではなく「見せる資料」に頭を切り替えることです。

どのような文章を書くかではなく、どのような印象やイメージを持ってもらうか。こちらの方が大事です。

だって、読み手からすると文章を読んで理解して覚えて行動に移すって面倒くさく、頭に負荷をかけるからです。

パッと見て全体像が分かり印象にも残る。これが伝わりやすい資料だとすれば、いかに見せるかにフォーカスした方がいいというわけです。

極論ですが、論文を読むより絵本を読む方が簡単ですよね。この違いです。

では、どうすれば伝わりやすくなるかですが、文字情報ではなく図解に重きをおくことです。

ただ、図解が有益だと分かっていても、結局、文章にしてしまう人が後を絶ちません。なぜなら、「自分は絵心ないし」「図にするセンスがないから」と勝手に自分に言い訳を貼り付けてしまう思考習慣があるようで。

違います！

図解とはコツを知っておけば、センスや才能関係なく描けるようになりますので、コツをほんの少しだけ覚えておきましょう。

というわけで、ここからは最新刊には入らなかった”未収録原稿”をお届けしますね。

～（未収録原稿 ココから）～

文字だと頭に浮かべる内容が人によって違いますが、図の場合は一つの意味が誤解なく共有されます。なにしろ、パッと見て意味が一瞬で理解できます。

ただ、図をつくるとなると「え、私には絵心がないので無理！」という声が必ず返ってきます。ですが、絵心はいりません。

これもまた「再現性があるレシピ」が存在します。「３ステップ式図解術」です。

まず「Step１．」は、使いたい情報を線で囲むだけで図のパーツ（部品）が仕上がります。

どのようなビジュアルにするか？の前に、どの情報を使うのかを厳選して線で囲むだけでいいのです。

□で囲めば質実剛健で安定感を表しますし、〇で囲めばソフトな印象を与えますので目的と訴求方法を考えて形を選んでください。

次に「Step２．」は、各パーツを配置してください。

右肩上がりの内容を表すなら右上に、時系列を表すなら過去・現在・未来と左から右へ順にレイアウトしていきます。

最後に「Step３．」で関係性を線でつくります。双方向を表すなら両向き矢印で、関係性が薄いなら直線でも点線にて。

たった３ステップで図は完成しますので絵心は不要というわけです。

また、ゼロから試行錯誤してつくることは内容によっては難しいこともあるでしょう。

そのような時に、一定のパターンを知っておくと楽になります。

あとは、どのような情報の時にどの図のパターンが良いのか場数を踏んで自主練を積み重ねていきましょう。図のパターンの代表例をつけておきますのご参考にしてください。

このパートでお伝えしたかったポイントは、手元にある情報をストレートにアウトプットしても伝わらないので、「ひと手間かける」ことの大切さです。

文章の見た目を見やすく整え、文字を図に置き換えていくことは手間がかかる行為です。

ただ、情報過多の時代は、丁寧に手間をかけた方が、逆に視覚に入るノイズを消すことにつながり、アウトプットの精度が高まるのです。

資料は、言葉の表現方法より「見た目」にこだわる

～（ココまで）～

さて、今回の内容はいかがだったでしょうか？

少しでもお役に立てば幸いです。

それでは、また会いましょう！

著者・思考の整理家®　鈴木 進介

P.S.

毎週水・日曜日に「メルマガ」でも思考整理のエッセンスを配信中です！
以下よりご登録ください↓↓↓

「LINE」でもショートコラムを毎朝７時に配信しています！
以下よりご登録ください↓↓↓