【Vol1】マスターオブコミュニケーションシリーズ 報連相編 ①
ここ最近、過去ブログや原稿記事の投稿です。
報連相やコミュニケーションを中心にアップしています。。
そんなんでマスターオブコミュニケーション 略してマスコミュを不定期連載してみます！
コミュニケーションって難しくないですか？
コミュニケーションを取れて良好な関係を築けている事
それは奇跡と思った方がよいと思うくらい。
報連相の記事を書いていますが、最近の僕は報連相にこだわらず
「報告」・「確認」の徹底が報連相の向上になっていくと仮説立てています。
どんなに良い報連相の仕方を学んでも、仕事現場では圧倒的にコミュニケーション量が少ないです。
コミュニケーション量、関心度が低い中で、どんなに報連相 報連相といったてできっこない！
これが行き着いた答えです。
なので、コミュニケーションと関心度を組織で高めることができる仕組みが必要です。
そこで使えるソフトがMCLcloudですが、これはもうちょっと待ってくださいね！
報連相の徹底は、とにかく「報告」・上司は「確認」これの徹底から、習慣からしていきましょう。
といっても報連相に関する過去記事があるので、報連相のエッセンス、重要性は、報連相の仕方、正体はまとめていきます。
それではvol1
①「報・連・相」は仕事の進め方そのものです
前回の記事でも書きましたが、わたし達は「情報のやり取り」をして仕事を進めています。「情報」で動いています
コミュニケーション→報連相→情報のやり取り→行動 とした場合
コミュニケーション、報連相は仕事の進め方そのものと考えることができます。
図をみてください。。
組織の活性化を目指すのであれば、個々人の質の高い専門性を向上することは勿論のこと、個々人の仕事の進め方を高め、スタッフ同士、ステークホルダー等の結びつきを高めていく事が必要であることわかります。
報・連・相は自分の為に必要なのです。
報・連・相は、組織（チーム）のために必要なのです。
そこで、組織に着目します。
組織の仕事は、上下左右に分業されています。
「仕事は1人ではできません」
仕事は組織(チーム)でするものです
ですから、上下左右の報連相が必要となります。
一人ひとりが自分の殻に閉じ持っている状態だと、報告も連絡も相談も起きず、組織(チーム)としての成果を上げることができなくなります
「報・連・相」の情報の大切さには上下関係はありません。
みんなが、報・連・相される立場であり、同時にする立場であることを理解することが重要です。
部下による一方向の報・連・相だけではなく、上司による報・連・相も重要だという事です。
重要な情報は下も持っていますが、上も持っています。上が持っている情報の共有化、すなわち「上から下への連絡」は重要です。(NHC日本報連相センター真・報連相のハンドブック)
ポイントは「情報の共有化」です。
②「報連相」しやすい職場 その１～挨拶は報連相のウォーミングアップ～
まず最初に「報連相」しやすい職場づくりの前提条件をお伝えいたします。
□ よい報連相は、良い人間関係の上にできる
□ よい人間関係はよい報連相の上にできる
激しい運動する前にウォーミングアップやストレッチが必要な様に、良い仕事をする為、良いコミュニケーションをする為にもウォーミングアップが不可欠です。それは「挨拶」です。
後述の「報連相」の引き出し方とタイミングの項でも触れますが、挨拶がコミュニケーションの最初のきっかけとして最適なツールだからです。
こんな症状ありませんか
□ スタッフ出退勤時の挨拶や日々のお疲れ様の挨拶がない
□ 利用者家族への挨拶や来客者への挨拶がない
□ 挨拶が苦手なので、モゴモゴしているスタッフがいる
□ 挨拶もなしにいきなり要件ばかり言うスタッフがいる
□ ＴＰＯを無視した自分の都合で要件ばかり言うスタッフがいる
誰にでも気軽に話しかけれる人もいれば、内向的で口数の少ない人もいます。性格に良し悪しはありません。
挨拶は、自分の性格とは関係ありません。行動で週間にすると良いでしょう。
報連相の良い職場、良い仕事をするための「挨拶の３つのポイント」
１ 相手を見て、明るく大きな声で
２ 挨拶は自分の方から先に
３ 挨拶を続けましょう
もしかしたら、挨拶をしても返事が返ってこないかもしれません。
だけどあなただけは挨拶を続けてください。3か月もすれば、挨拶をしない相手や職場の雰囲気も必ず変化が起きます。
こちらの記事も参考にしてください。
③報連相しやすい職場 その２～はっきりしているということ～
報連相のレベルアップに取り組む際には、まず運営理念や部門目標等、目的を明確にする必要があります。
計画や目標がしっかりしていると、それに向かい行動する事ができます。
それに伴い、報告対象や相談内容をはっきりします。
MCLグループでは、経営計画を言語化、数値化したシステムとMCLcloudの活用を今後提唱していきますので、その使い方を楽しみに待っていてください！
部門目標や運営理念等がはっきりしていると、その目標や理念に似合った行動をします。
その目標や理念を達成するための取り組みや出来事に対して報告や連絡、相談をするでしょう。
報連相がしやすい職場とは、目標や計画等がはっきりしていることです。
そこで重要なのは「ＰＤＣＡサイクルを回す」という考え方で仕事の進め方の基本となります。
最初の計画(Ｐｌａｎ)を立てる前には仕込みが重要です。目的を明らかにし、事実を集め、その事実について考えて計画を立案します。
個人の年間目標でも部門目標、運営理念でも、なんでも具体的になればなるほど、明確な行動がとれるようになり、おのずと報連相が活発になります。
反対に、「何かあったら相談してね」のように、「何か」が具体的でなければ、報告、連絡、相談事項が抽象的であればあるほど、報連相しづらくなる状況になるのは容易に想像つくでしょう。
このことについてのKGI KPI KFSの設定についてはまた別の機会に記事にします。
④情報によるマネジメント～何かあったら相談してねの落とし穴～
計画、目標、理念等ははっきり明確にしておくことが大事です。
目的がはっきりして行動を起こすことができるからです。
人は情報によって動きます。情報によるマネジメントが重要です。
ですから的確な情報を発信するには、明確な計画、目標が必要なのは言わずもがなです。
「何かあったら相談してね」と言うフレーズを聞く事がありますが、その周辺の事象をはっきりしないとなかなか相談できないものです。
人を動かすには、「指示、命令、依頼、懇願」等の手段を使います。
指示、命令等を受けた側は「意味がわかれば」動く事ができます。意味付け情報として、「目的、背景、事情」等の伝達が必要です。
前述で「ＰＤＣＡサイクルを回す」事が重要とお伝えしましたが、事実情報の取り方で重要なのは５Ｗ２Ｈです。事実と意味付けの情報を理解することで人は動きやすくなります。
これもあいまいにせず、はっきり明確にさせるポイントの一つです。
さらに気持ちよく取り組むには、情報の共有化を進めるのは勿論ですが、そのことの意味(目的)の共有化、さらには考え方や気持ちの波長の共有化を深めていくと効果的です。
介護の現場は多職種によるチームで支援実践されています。専門職、職域それぞれの理解を共有していく事もポイントとなります。
報連相が活性化し、情報の共有化が深まっていくとチーム、組織、職場環境は大きく変化するでしょう。
さてさて今回はここまで。
組織運営は経営計画からの行動計画、未来行動マップの作成が大事。
そこからの労務改革、働き方改革を進めていきましょう！
そんな相談は是非、MCLグループまで！
お待ちしておりますm(__)m