残業を減らすカギは〇〇だった？時間管理の新習慣

2025年3月2日 21:11

「気づけば今日も残業…」「予定通りに進まない…」
管理職の皆さん、こんな悩みを抱えていませんか？
• 急な依頼やトラブルで予定が狂う
• 1日の終わりに「今日やらなくてもよかった仕事」に気づく
• 後回しにした仕事が翌日さらに圧迫する
• 自分の業務だけでなく、部下のフォローにも時間を取られる

私も管理職になりたての頃は同じような壁にぶつかりました。
上司の指示、チームのマネジメント、自分の業務…と目の前のタスクに追われ、時間を上手くコントロールできずに残業が増えるばかり。

でも、ある習慣を身につけたことで、仕事の進め方が劇的に変わりました。
それは 「仕事の棚卸し」 です。

仕事の棚卸しとは？

「棚卸し」というと、商品や在庫を数えて整理するイメージがあるかもしれませんが、仕事においても「時間を棚卸しする」ことが非常に有効です。

具体的には、次の2つのシンプルなステップを繰り返します。

1. 仕事に取りかかる前に、かかる時間を予測する
2. 仕事が終わった後に、実際にかかった時間と比較する

これを毎日続けることで、仕事にかかる時間の見積もり精度がどんどん上がっていきます。

例えば、こんなシーンを想像してみてください。

• 「Aの資料作成、だいたい2時間で終わるだろう」
• 実際にやってみたら3時間かかった
• なぜ時間オーバーしたのか振り返る
• 情報収集に時間を取られた
• 上司から追加修正が入った
• そもそも作業手順を考えていなかった

この振り返りを繰り返していくと、次回からより正確に時間を見積もれるようになるのです。

仕事にかかる時間が読めるようになると、スケジュールが立てやすくなります。
例えば、1日に以下のようなタスクがあるとします。
　• 1時間の作業が5つ
　• 30分の作業が5つ

合計 7時間30分で終わる計算ができるので、「これなら定時で終われる」「厳しいから1つは翌日に回そう」と、余裕を持った計画が立てられます。

管理職は、予定外の仕事が入ることが日常茶飯事。
でも、各タスクの所要時間が把握できていれば、スキマ時間をうまく活用できます。

例えば、
✅ 15分あれば「メールの返信」
✅ 30分あれば「簡単な資料の手直し」
✅ 1時間確保できれば「部下との面談」

このように、「今の空き時間でできること」を瞬時に判断できるようになるのです。

「棚卸し」の考え方は、チーム運営にも役立ちます。
例えば、こんな経験はありませんか？
• 部下の「この仕事、3日ください」が、本当に3日かかるのかわからない
• 「これぐらいは今日中に終わるよね」と思っていた仕事が遅れがち
• 誰にどの仕事を振るべきか判断が難しい

時間の見積もり精度が上がれば、部下の業務負担を適切にコントロールし、チームの生産性を向上させることができます。

私が管理職になった当初、会社から「チームの残業を半減させる」というミッションを課されました。
最初は、「とにかく計画的に仕事を進めれば減るだろう」と思い、タスク管理ツールを導入したり、仕事を細かく分解してみたりしましたが、あまり効果は出ず…。

そこで、「仕事の棚卸し」をチーム全員で取り入れてみたのです。
すると、わずか 2ヶ月で、チームの平均残業時間を50時間 → 20時間に削減することに成功しました。

具体的にやったことはシンプルで、
✅ 毎朝、今日の業務の所要時間を予測する
✅ 退勤前に、実際にかかった時間を記録し、振り返る

これをチーム全体で習慣化しただけです。
この結果、各メンバーが仕事の時間を意識するようになり、スケジュールの見積もり精度が向上。
無理のない計画が立てられるようになり、無駄な残業が減りました。

「棚卸し」は誰でも簡単にできる！

時間管理を改善するために、高度なスキルや特別なツールは必要ありません。
たった 1日1回、仕事の時間を予測し、振り返るだけで、着実に時間管理のスキルが磨かれていきます。

最初は難しく感じるかもしれませんが、毎日続けることで無意識に時間が読めるようになるものです。
実際、私自身も、いまだに新しい業務では時間の見積もりが外れることがありますが、この習慣のおかげで、少しずつ精度が上がっているのを実感しています。

✔ 「仕事の棚卸し」＝仕事の時間を予測し、振り返る習慣
✔ これを続けることで仕事の時間が読めるようになる
✔ 無理のないスケジュールが組めるようになり、残業削減につながる
✔ チームの時間管理にも応用でき、生産性向上に貢献できる

管理職として「時間が足りない！」と感じることが多い方こそ、ぜひこの習慣を取り入れてみてください。
少しずつ時間のコントロール力がつき、余裕のある仕事の進め方ができるようになります。

まずは、「明日の仕事の所要時間を予測し、1日の終わりに振り返る」ことから始めてみませんか？