仕事を時間内に終わらせる方法

多くの方は、少ない人数で多くの仕事をしなければならないのではないでしょうか。
「これとあれとそれもやっといて、今日中に！また残業…勘弁して〜」そんな方のために！
もちろん会社員の方も自営の方も役に立つポイントをお伝えします。簡単にまとめると以下のようになります。

①計画する
②優先順位をつける
③実行する

①の計画する、は具体的にどのようなものでしょうか。
仕事終わりに明日どうしてもやらないといけない仕事を書き出すことです。そして次の朝やらないといけないリストを確認し仕事を終えたい時間までに仕事を終わらせるにはどうすればいいかを考えます。
本当に今日やるべき仕事なのか明日でもいいものは明日にまわすことです。そうやってどうしてもやらないといけないものだけをリストにします。そしてそのリストの仕事をいかに効率よく完了できる方法を考えます。

例えば、書類作成A、書類作成B、書類作成C、があったとします。客先とのアポイントなどすでに最優先事項となっている仕事はすぐやらなければならないので省きます。今回、いつでもできるけどその中でもどのように仕事の中身を分析し優先順位を判断するか考えます。

計画の段階で、まず書類作成Aについて分析すると、来週中に提出しなければならないプレゼン資料であるとします。今は月曜日です。約2週間あります。実際お客様にプレゼンが行われるのは３週間後です。プレゼンが成功すると超長期にわたり利益がでて、月々の利益が500万円入ってくることになる。

次に書類作成Bは、会議で新規事業案を発表する資料で来週末会議があるので来週末発表直前まで確実に完成させとく必要があるもの、社長並びに役員を納得させられたら全て出資してもらい新たな事業を社長として任されることとなる。安定するまで2〜3年かかるとしてもその成功対価は年収で5000千万。

そして書類作成Cは、再来週つまり3週間後ではあるが大事な顧客から高額契約で請負ったある高級スポーツカーの宣伝記事の作成。有名雑誌にもウェブサイトにも載る記事で無事間に合わせれば500万円の報酬になるが、全く知識がないので時間がかかる。今後の取引にも関わるので必ず成功させる。

A…期限3週間、月500万円アップ！易！

B…期限2週間、数年後年収5000万円っ！普！

C…期限３週間、報酬500万円。難！

というふうに例えで考えますと、やはり期日をよく分析すると優先順位としては1番になるのでBは1日のうちの50%くらいの時間でやるほうがいいでしょう。Bをやりながら、Cです！知識が無いので時間と労力がかなり裂かれることがわかります。1日に40%くらいの時間でやることになります。Aは10%くらいの力で進めていくとバランスがいいかもしれません。

優先順位としたら、
①書類作成B 50%
②書類作成C 40%
③書類作成A 10%

となります。が、それぞれ1個終えてから次！ではなく、全て継続する仕事なので毎日やりますけどもそれぞれのウェイトを考えてやらないといけない仕事になります。めちゃくちゃ大変そうですが、期日と自分の知識と内容を確認しながら行うことです。
計画、優先、できたら実行しながら方向修正していきます。
もっと簡単な仕事なら、書き出して、できたら線引いて消していく、あと何時までに帰ると決めてやれば、意外と良い仕事を早めに完了できちゃうようになる。
だから、最初の計画がとても重要になってきます。これらは、ビジネスにかぎったことではなく、主婦の方や学生の方にも役に立つ考え方ではないでしょうか。是非やってみてください！