議事録の効果的な使い方と効率的な書き方について

議事録の書き方と使い方についてなんとなくnoteを書いてみます。（久しぶりのリーベノートです）

社会人になってから皆一同、1度は経験のあるタスクが議事録だと思います。対クライアントの証跡を残すという目的はもちろん、仕事を覚える、案件を理解する、ビジネスマナーを身につけると言った新入社員ならではの目的もあるので、「雑用よりワンランク上の初めてのタスク」が議事録と言えるでしょう。

ただ、この議事録というタスクに時間を要すことは、個人的には非常にもったいないと思っています。証跡を残すという目的のために、自分たちが不利にならないような書き方を考えたり（これは重要）、ビジネスマナーを重く考えるがゆえに、無駄に時間を要している人が結構多い印象です。（休日出勤してカフェで議事録書いている人が身近にもいてひいてる）

というわけで、リーベ流の議事録の書き方について本日は文章化してみます。なお、この方法は基本的にはクライアントとの打ち合わせを想定していますが、もちろん社内打ち合わせ等でも十分活用可能です。

【そもそも】
まず一番にお伝えしたいのが、リーベ流の議事録の目的はちょっと異質なところがあります。前述した通り、基本的に議事録は「証跡を残す」ということが最大の目的なのは承知していますが、僕は「打ち合わせで決まったことと宿題を読み合わせするツール」だとも思っています。なので、下記が大前提となります。

①打ち合わせのラスト5分で議事録を画面表示（投影）して、その場で決まったことと宿題を読み合わせする

②打ち合わせ当日に展開して決まったことと宿題を周知させる
※原則、打ち合わせ終了後1時間以内にはメールで展開する

これはファシリテーターの技量にもよるところがありますが、打ち合わせ中に何が決まったかと宿題が何なのかが、打ち合わせ中に議題が移り変わることで、結局「んで、どうだったっけ」っていうのは誰もが一度は経験していると思いますし、ありがちなお話です。だからこそ、議事録を書く人は、打ち合わせが終わってからそれを思い出しながら書くことで、時間を要するし記憶が曖昧なまま記載しているケースが散見されます。まじでクソ無駄。
これを打開するには、「議事録を書く人だけでなく、打ち合わせに出ている全員の記憶の鮮度が高い状態で展開する」ことが非常に重要と考えています。仮に誤った記載があったとしても、「その場で記載しているからしゃーないよね」ということもあるので、文章を書くことに時間をかけがちな人にとっても良い効果を生み出します。
①はぜひ試してみてほしいです。ほんまに効果あるし、なんとなくできる人風になります。

【んでどうするか】
上記を実現させるには、打ち合わせ中に議事録を記載する必要があります。一見すると難しそうに見えますが、ただこれ、今のテレワークの世の中だからこそやりやすいと思っています。実際、打ち合わせ中にマイクOFFにすればタイプ音も気にならないでしょうし、今どき打ち合わせ中にパソコンでメモを書くのは当たり前の文化になっているでしょうから、この辺の障壁はなくなっていると考えます。
とすれば、あとはどういったフォーマットで作っていくかという点ですね。下記方法を僕はオススメしています。（細かい日本語とかビジネスマナー云々はビジネス書とか読んでください）

③Wordではなくテキストエディター（txt）で作成する

④決まったことを◆、宿題を○のような形で明示的にして、ほぼそれだけを記載する。宿題は「誰が」「いつまでに」も明示すること

⑤一つ一つのテキストに対して誰が発言したかの情報は個人的にはいらない。ただどうしても記載が必要なら、（社名）みたいな形程度に留める（いちいち人名まで記載しない）

てな感じで実践してみると、意外と打ち合わせ中でも書けます。（僕はファシリテーターしながら書いてます）
さて一つ一つ軽く触れてみましょう。

③についてはWordだと体裁おじさんがぎゃーぎゃー出てくるからです。段落とかクソめんどいだけで整えても結局見にくかったりするので、わざわざWordにするメリットはないです。ちなみにテキストでも、下記みたいなテンプレートを一番上に掲載すると、割とそれっぽくなります。
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日時：
会議体：
打ち合わせ場所：
参加者：
◆決定事項　○宿題
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④はよくあるテクニックですが、ポイントとしては議事録の最後に同じような表（決まったこと表、宿題表）を無駄に作る必要がない点が大きいです。結局あの表って同じことしか書いていないです。

⑤は会社のルールや好みもありますが、「打ち合わせで決まったこと」については発言者をいちいち書く必要ってないと思っています。（宿題が誰の宿題かを書くことは重要）
発言者を書くことで、余計に文章を書かなければ行けないパターンが出てきたりするし、ここの時間を要するのももったいないかなと。ただどうしても書かなければならないのであれば、せめて社名とか、社内打ち合わせだったら部署名で目的は達せられているはずです。

【さいごに】
札幌記念はペルシアンナイトを狙いたいです。ブラックホール買いたいけど、菊花賞まで我慢するんや・・・