プロジェクトにおける議事録作成

「議事録」

その重要性はいまさら言うまでもないことだと思います。noteを検索しても、かなりの数がヒットしました。各業界、各企業、各人でそれぞれの考え方やそれぞれのコツ、ノウハウなどがあるようです。また、業種、職種や必要とされるシチュエーションによってもその目的や重要性が異なるようです。

であれば、ここで私がわざわざ記述するのは何か？

それは、「プロジェクト活動を行う上での議事録作成」となるのではないでしょうか。私自身、ソフトウェア開発を中心に行ってきた関係上、その中で得たノウハウ…と言うことになります。

ですが、どの業界でも、どんな人でも、どんなシチュエーションでも、基本的に議事録は重要なモノである、という大前提自体は変わりないと思います。

若者こそ、議事録作成の仕事を奪い合うべき

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たいていの場合、新人や若手に書かせる…と言う企業が多いことでしょう。そうさせる上司の殆どは、そうさせる目的などたいして持たず、「自分が書くのは面倒だから」「若いヤツがするのは昔からの慣わしだから」というだけで部下に書かせている人が多いのではないでしょうか。

実際、私が新人の頃にいた大手SIerでは、

　「議事録は新人が書くもの」

という普遍のルールがありました。私も、今だから言えることですが、この考え方には賛成です。できるだけ、新人やそれに近い"経験の浅い者"・"状況に慣れていない者"に書かせてあげるべきだと思います（当時はそんなことまで気が回りませんでした）。

なぜなら、経験が浅く、不慣れな者は、おそらく会話の内容もあまり理解できずにオロオロしているだけの人が多いからです。だからこそ、「聞く」「見る」と言う五感のうちの２つだけでは、記憶も理解も追いつきません。そこで重要になってくるのが「書く」という行為です。

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「聞く」も「見る」も、状況を把握するためにはとても重要なインプットとなりますが、インプットだけではどうしても高い水準での理解が伴いません。その理解をより深く、より正しくするために、得た情報を整理してアウトプットするための「書く」機会を設けてあげるのです。

もちろん、どう理解したのかを仮説を組み上げながら記述し、その内容を上司に添削してもらうわけですから、最初のうちは「ダメ出し」されることも多いと思います。ですが、その掛け合いを継続することで、仕事の内容を何よりも早く吸収し、理解することができるようになります。