紙とエクセルからの脱却!? 福祉事業所の社内DX化のススメ～オペレーションってなに？～
こんにちは、グルホネットの中の人の祖父江です。
2022年2月に障害福祉事業所（就労支援事業所）に入社した新米の職業支援員 兼、ポータルサイトの運営・管理を担当しています。
異業種から転職し、Webポータルサイト『障がい者グループホーム検索サイト グルホネット』を立ち上げた誕生秘話の第二弾を綴っていきたいと思います。
第一弾はこちらからご覧ください！
業務の効率化を考えたときに、｢これが全てでは？」と思うくらい重要なのに、イマイチその重要さが伝わらないオペレーションについて、思いの丈を綴ります。
オペレーションとは現状把握である
オペレーションとは
使われる場面で様々な意味を持つ言葉ですが、ビジネスでは一般的に、業務の目標を達成するため、物事を運営・推進していく手順を定めること、また、それに沿って実施していく一連の作業、実務のことをいいます。
要は実務そのものってことですかね。
私は細かい作業は考えず、まずは、現状把握をして全体の流れを確認することだと思っています。
グルホネットの場合、ツール選定のことも頭に入れながら、こんなやりとりがあるんじゃなかろうかと想像してざっくりオペレーションを考えました。
なんかめっちゃ繋がってます。これらの作業をぜーんぶ一つのツールでやるなんて無理がある。でも、仕事は繋がっている。
この｢仕事は全部 繋がっている｣という感覚を、システムに落とし込むのは案外難しかったりします。仕事を繋げる意識がないと、Excelやメールといった個人が使うツールで業務をしがちです。
グルホネットは新規事業だったのと、どのようにオペレーションを組むのかはまっさらだったので、それはもう好きに組みましたが、既存の業務がある場合は現状把握をすることが一番難しいのでは？と思います。
オペレーションは社内政治と密接に関わっている
オペレーションと社内政治？なんじゃそりゃと思う方も多いかもしれません。しかし、ここに業務改革（社内DX化）の難しさが集約していると個人的には思っています。
新規事業ではない場合、今ある業務を新しいやり方に置き換えていくことになります。殆どの場合、自分が知らない業務についても知らないと話が進まなくなることが多いです。
そこにはその会社それぞれのアンタッチャブルルールが存在していて、把握するだけでも大変だったりします。
でも、上流から下流に仕事は流れていくわけで、その過程をすべて理解していないと最適なオペレーションは組めません。
アンタッチャブルルールがあろうが、そこに”その人しか知らない事実”があろうが、すべて知らないといけない。
業務改革の必要性は分かっていても、最初の現状把握のところで躓いている会社も多いと思います。そのくらい現状把握にはコツと均衡力（利害関係が一致していない相手と、問題解決に向けて駆け引きを行う力のこと）が必要です。
何でもかんでもデジタル化したらいいわけじゃない。そこには業務の流れがあり、何人もの人が業務を通じてつながっています。その流れを妨げず、またどこにも引っかかることなくデータだけが流れていくようにオペレーションを組めたら8割は成功です。（祖父江調べ、根拠なし）
その過程にどうしても触れられないルールがあるなら、それはそのままでもいけるようにするのか、触れられないルールを暴いて新しい流れを構築するのか…社内政治も関わってくる…と思うのです。
オペレーションの善し悪しは、業務の質やスピードに直結する重要なポイントです。しかし、ガチガチに組んでしまうと柔軟性がなくなったり、定型化されすぎた情報が重要な危険信号を薄めてしまうことになります。
うまく流れたら8割成功、残りの2割はイレギュラーを吸収できる柔軟性と余白があることが必要だと思っています。
この件について、決済者である社長が導入時をふりかえってコメントをくれました。分かっちゃいるけど、その課題にどう対応したらいいか分からない方の参考になったら嬉しいです。
ちなみに、僕が何故システムを導入したかというと「祖父江さんが導入したいと言ったから」です。
理由は、祖父江さんの業務効率化に対する想いや、DXに対する理解度が高いと判断したこと、後は祖父江さんは、それらの導入で仕事のやり甲斐を得れるタイプの人だと思ったからです。
そして、上流を祖父江さんと決めて、下流の各管理へと指示していく方針を決めました。
ということで、ここでの社内政治のポイントは
・担当者がDXの理解度があると上長の信頼を得ていること
・担当者はDX導入の効果を伝えられること
・全社として取り込めるよう、上長を巻き込むこと
などがポイントかと思います。
そうなんですよー。「社員のやる気を削がない」って意外に重要なんです。やらされてる感が満々で、上長に言われて仕方なくやるより、日々の業務を効率化したいという現場の要望をうまく利用して、「やりたならやれば？」くらいの心持ちで決済者は判断して欲しいですよね。
結局上手くいかなかったら困るのは言い出した本人なので、会社命令で導入するより断然、社員の取り組み姿勢が変わってきます。「提案させること」と「責任をもって取り組む」は両輪なのです！
オペレーションとはツール選定である
グルホネットでは先にツール選定をしましたが、ツール選定はオペレーションとセットで考えることだと思っています。
というのもツールが決まらないと、どんな機能が使えるか分からないので細かいオペレーションは組めないからです。
逆に、オペレーションが決まっていないとどんな作業があってどんなツールが必要か分からない。
加えて”使う人”が使いこなせるかどうかや予算を含めてツール選定もしなきゃいけない。
ハッキリ言って難しい。誰か決めてくれたら良いのにと思う。だからというわけではないけれど、選定予定のツールの”使いやすさ”はめちゃくちゃ重要です。どう使えるのかイメージが沸いてないと、そもそも選べないということになります。
さらに言うと、ツールの機能は使ってみないと分からないし、使う前にベンダーが提供している情報や営業さんの言葉だけで判断するのは危険です。
だから、すべての機能を使えるトライアル期間がある程度、長く設定されているのは意外と重要なのです。
オペレーションとはどのデータを活用するかである
オペレーションもなんとなく決まった。業務で使うツールもオペレーションに組み込んだ。次のステップはこれもオペレーションに関わることですが、｢どのデータを連携させるか｣を同時に検討していきます。
グルホネットの場合、Webサイトには掲載してくれている物件情報や事業者情報が登録されています。
しかし、Webサイトを通して問い合わせてきた見込み顧客の情報は一切入っていません。また、契約期間や契約に至るまでにどんなやりとりをしたのかといった情報も入っていません。
これらの顧客情報や見込み顧客の情報はサスケWorksで管理しています。
どのツールでどんなデータを管理するかと、どんな業務をするかは、ほぼ同じ意味になりますが、これをツールの得意とする機能と照らし合わせて決めていきます。
このツールの持つ機能と管理するデータのバランスが難しい。管理する情報を増やしたければ、一つのツールに機能も情報も集約させることが一番ラクです。でも、一つのツールに集約させることはそれだけ設定も複雑になり、選べるツールも幅が狭まります。
オペレーションは後から見直す前提で構築するものである
それなりの売上がある企業の基幹システムを作るわけではない場合は、一度決めたオペレーションは、よりよい形に見直しするぐらいの軽い気持ちで作れるツールを選んだ方が良いと私は思います。
正直言って、最初から完璧な物なんて作れないし、それを求めるとできることもできなくなってしまいます。
特に、今まで事務作業を楽にする情報共有ツールがほとんど入っていない事業者は、いきなりすべての業務をデジタル化することは諦めて、影響の少ない業務からデジタル化をすることをおススメします。
ツールの設定も機能を確かめながら試しながら設定し、できることをオペレーションに反映させていく。いきなり全部ではなく、少しずつ構築していくことが、失敗しない社内DX化のコツだと思います。
初めてデジタルツールを導入する事業者にサスケWorksがおススメなワケ
サスケWorksなしでは、グルホネットは成り立たないわけですが、こういったサイト運用をしないまでも、サスケWorksには日々の業務を格段に楽にしてくれる機能がたくさん詰まっています。
今回はオペレーションの構築とツール選定の難しさについてご紹介しましたが、どういう業務をどのツールでやるのかの最適解なんて、最初から導き出すことはできません。
だからこそ、汎用性があって、ある程度機能が充実していて、ノーコードでプログラミングの知識がなくてもすぐに使い始められるサスケWorksで”とりあえず作ってみる”というアクションが必要なのだと思います。
逆に、とりあえず作ってみるが許されない業務や、何十人も事務作業をするスタッフがいる場合、今すでに専用システムが入っていて、毎日何百・何千もの新しい情報が登録されるような事業者には向かないツールです。
日々の業務を小さなことから楽にしたい！と思っている方にこそおススメのツールです。毎日紙やエクセルの業務に追われている方には、データがつながっているという体験をして、デジタル化のメリットを感じてほしいです！
さいごに
この記事は、私個人が勝手に書いているわけではなく、会社に了解を得て作成しています。｢どんな形であれ、グルホネットの宣伝になるのであれば、やってみれば？｣ 軽く二つ返事で了解してくださった当社の社長、かなりイケてるでしょ⁉ せっかくなのでTikTokを宣伝しとこう。
グルホネットって何？
今更ですが、私が管理運営を担当しているグルホネットをご紹介します。
10月～新サービスも始まったので、障がい者グループホームを運営されている方や、周辺事業者様にぜひ見ていただきたいです！
グルホ研究会も運営しています！
グルホ研究会は、障がい者グループホームの事業者様向けのオンラインコミュニティです。毎月オンライン＆オフライン交互にイベントを開催しています。次回は12/7（木）16:30～オンラインで開催！お申込みはPeatixで！
【参加無料：オンライン】2024年報酬改定の最新情報と加算条件について
ご興味をもっていただいた方はこちらからお問合せくださいね！
この記事は、インタパーク社のプロモーションを含みます。
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