紙とエクセルからの脱却!? 福祉事業所の社内DX化のススメ～サスケWorksのWebフォームを使ってみる～
こんにちは、グルホネットの中の人の祖父江です。
2022年2月に障害福祉事業所（就労支援事業所）に入社し、今はポータルサイトのコラム作成を担当しています。
Webポータルサイト『障がい者グループホーム検索サイト グルホネット』の裏側で縁の下の力持ちとして活躍してくれているサスケWorksの活用事例紹介も第7弾となりました。
今回は、グルホネットを運営する中で一番お世話になっているWebフォームについて解説します！日々の入力手間を減らすには、フォームで入力してもらった情報を”そのまま”使うのがGood！データのマスタ化＆アプリ間の情報連携も活用して日々の工数を削減しましょう！
Webフォームってなに？
Webフォームは、Webサイト上のページで利用者が情報を入力するための欄や画面のことです。これにはアンケート回答、商品の購入、会員登録など、用途に合わせて自由に設定ができます。Webフォームの利点は、24時間受け付け可能で、電話やメールよりも利用者の負担を軽減できます。
Webフォームの活用は、Googleドライブのフォーム作成機能が便利で無料なので使ったことがある、入力したことがある方もいるかもしれませんが、「いかにもGoogleフォームだよね」という見た目ですよね…。デザイン的にも、機能的にもワンランク上のWebフォームが作りたい方はサスケWorksに標準装備されているWebフォーム機能を是非試してみてください！
Webフォーム活用のメリット
効率性の向上：Webフォームを利用することで、紙ベースのフォームよりもデータ収集や入力作業の時間を大幅に削減できます。入力された情報は自動的にデータベース（サスケWorks内のアプリ）に保存され、即時に処理や分析が可能になるため、作業の効率が上がります。
アクセシビリティの向上：Webフォームはインターネットがあればどこからでもアクセス可能です。更新もカンタンなので、もしフォームの項目が間違っていたり、修正が必要な時も、URLを変えることなく即座に変更ができます。グルホネットでは、サイト上へのリンク以外にも、公式LINEやメールへのURL添付など、様々なシーンで活用しています。スマホから入力できるのも嬉しいですね！
エラーの減少：Webフォームでは、入力欄に入れてほしいデータ形式を指定することができ、形式を満たさない場合はフォームの受付をできないようにすることもできます。これにより、ユーザーが情報を入力する際の誤りを事前に防ぐことができ、データの質を高めることができます。例えば、必須項目の未入力やメールアドレスの間違い、郵便番号からの住所の自動反映なども標準的に装備されているので、間違ったすることができます。
コスト削減：紙ベースのフォームや郵送にかかるコストを削減できます。Webフォームは、印刷、配布、保管、データ入力の手間とコストを削減し、長期的には企業の運営コストの節約につながります。
即時のフィードバック：Webフォームを通じて、ユーザーからのフィードバックをリアルタイムで収集し、必要に応じて即座に対応することができます。例えば、お客様からの問い合わせに対して自動的に確認メールを送信する、新しいフォームが届いたら、特定のメールアドレスに通知を飛ばすといったこともできます。
グルホネットでのWebフォームの活用方法
グルホネットでは、Webフォームで顧客情報を入力してもらい、入力してもらった情報をそのままサスケWorksのアプリ間連携で情報をつなぎながら、情報のリユースと入力手間を減らせるようにしています。
別のツールから特定のツールに情報を連携する方法は様々な方法があります。プログラミングの知識があれば、メールに届いた内容をエクセルにマクロを使って書き出すこともできるでしょう。マクロが使えなくても、Googleフォームに入力された情報をスプレッドシートに連携するといった方法もあります。いずれにしてもWebフォームを活用することで、入力された内容がデータとしてそのまま連携でき、ミスや時間を大幅に削減してくれます。
GoogleフォームとサスケWorksの比較
Webフォームの機能やメリットはどのツールを使っても大差はないと思います。こだわりがないのであればGoogleフォームで十分だと思います。他にもたくさんのWebフォームサービスもありますが、ここでは、GoogleフォームとサスケWorksのWebフォームの機能比較をご紹介します。
企業が顧客に対してお願いするフォームなのであれば、デザイン的にGoogleフォームっぽくないデザインが作れるというのは１つのポイントだと思います。住所入力を求めるのであれば、郵便番号からの住所の自動入力機能はあると便利です。
サスケWorksのWebフォームは、ほしい機能も最低限は備わっているので、有料のサービスでWebフォームを探している方は、ぜひサスケWorksも検討してみてはいかがでしょうか？
有料のサービスは機能も多くて痒いところに手が届くような細かな設定ができますが、「そんなに件数は多くないけど使ってみたい」、「あれこれ有料サービスを契約するのはちょっと…」、という方にはぴったりだと思います。
データ連携の第一歩！Webフォームを使いこなそう！
グルホネットで活用するにあたり気を付けていることを紹介します。
とにかくシンプルに！ フォームの項目をシンプルにして、ほしい情報のみに絞るようにしましょう。住所は郵便番号からの自動入力を使う、ラジオボタンやチェックボックスで選択するだけにするなど、スマホからの入力を想定してなるべく簡単に入力できるようにする。
ほしい情報は情報連携で追加する！他のアプリと連携させることで、フォームと連携しているアプリで必要以上に情報を管理しない。
自動返信メールの送り元は、ドメイン取得したメールアドレスにする。（公式のサイトっぽくなる。ちゃんとしてる感がUP!!）
自動返信メール（入力した人向けや、運営側への受付通知）を活用する。入力者向けには、登録した内容だけではなく、お問い合わせ先や、今後の対応についても情報提供する。運営側もフォームが届いたことをメールで確認し、抜け漏れがないようにフォームが届いた後のオペレーションも設計する。
Webフォームの活用は、言い換えるとデータ入力の代行ですから、単体のサービスでWebフォームを活用するよりも、他のアプリやデータベースと連携させることを前提にツール選定したほうが、よりデータの活用がしやすくなります。
機能の良し悪し、コスト面、データ連携のしやすさなど、選定のポイントは様々あると思いますが、ノーコードでプログラミングの知識がなくてもカンタンにデータが連携できるサスケWorksのWebフォームは相対的に見てメリットが多いと思い活用しています。
さいごに
この記事は、私個人が勝手に書いているわけではなく、会社に了解を得て作成しています。｢どんな形であれ、グルホネットの宣伝になるのであれば、やってみれば？｣と、軽く二つ返事で了解してくださった当社の社長、かなりイケてるでしょ⁉ せっかくなのでTikTokを宣伝しとこう。
グルホネットって何？
今更ですが、私がコラムを担当しているグルホネットをご紹介します。
2023年10月～新サービスも始まったので、障がい者グループホームを運営されている方や、周辺事業者様にぜひ見ていただきたいです！
グルホ研究会も運営しています！
グルホ研究会は、障がい者グループホームの事業者様向けのオンラインコミュニティです。毎月オンライン＆オフライン交互にイベントを開催しています。次回は2024/4/18（火）16:30～オンラインで開催！お申込みはPeatixで！
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この記事は、インタパーク社のプロモーションを含みます。
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