紙とエクセルからの脱却!? 福祉事業所の社内DX化のススメ～サスケWorksの帳票作成機能を使ってみる～
こんにちは、グルホネットの中の人の祖父江です。
2022年2月に障害福祉事業所（就労支援事業所）に入社し、今はポータルサイトのコラム作成を担当しています。
Webポータルサイト『障がい者グループホーム検索サイト グルホネット』の裏側で縁の下の力持ちとして活躍してくれているサスケWorksの活用事例紹介もいよいよラストとなりました。これまでお付き合い頂いてありがとうございます！
今回は、グルホネットの掲載料や広告費用の回収といった売上管理で大変お世話になっている帳票類の作成機能について紹介します。
帳票はデータベースの基本の”き”
ここで突然ですが昔話を…。もう10年以上前ですが、当時の私はその会社用にカスタマイズした大型システムの入れ替え作業員としてアサインされていました。発注から販売、請求までぜーんぶ１つのシステム内で動かすという大型システムで、導入だけでもウン千万単位のシステムだったと思います。
最初に提出を求められたのは業務フローと共に、業務で使用している帳票類一式でした。
それらの資料を見ながら、システム会社さんがしきりに帳票の仕様について聞いてくるんです。
・ここの数字は何桁必要ですか？
・ここの情報はどこから引っ張ってきますか？
・ここの明細はどのように使いますか？商品だけですか？
・ここに商品以外の項目が入ることはありますか？ などなど
なーんでこんなこと聞いてくるんだろ？と最初はギモンで仕方がなかったんです。でも、システム開発が進んでいくとわかってくるんです。
『帳票に表示されている項目はぜーんぶデーターベースと繋がっている…』
よく考えたら当たり前なんですが、システムに入れた情報に無駄な情報なんて基本的になくて、入れた以上どこかで計算されたり、表示されたりしています。
帳票に必要な情報って、その会社のコア的な部分なので、何をどのように販売しているのかが一目でわかる資料でもあります。
見積書一つとっても、明細がどのくらいあって、何ページにも渡ることがあるのか、販売金額は合計どのくらいになるのか、セット販売や値引きはどういう単位で入れるのか、商品ごとに値引きされるのか、合計金額から値引くのか…などなど。
そんなデータベースの基本の”き”である帳票作成機能が、「帳票を作って管理できる」だけじゃなくて、データベースとセットで作成できる機能がデフォルトでついているのがサスケWorksです。
サスケWorksの帳票作成機能のメリット
データベースと繋がった帳票作成機能を持ったツールであれば共通のメリットではありますが、データベースを使って帳票を作ることには様々なメリットがありますので紹介します。
１.作業効率の飛躍的な向上
手動でのデータ入力の削減: データベースに格納されたデータをそのまま帳票に反映できるため、手動でのデータ入力の必要性がなくなり、作業時間を大幅に短縮できます。また、入力ミスを防止するためのチェックが必要なくなります。（マスタ化したデータから項目選択する場合は、権限によっては作成者が価格や仕様の変更ができなくなる）
データ入力エラーの防止: データベースと連携することで、入力ミスによるデータの不整合を防ぎ、帳票の正確性を向上させることができます。システム内の数字と帳票の数字がずれる原因が減るため、在庫や商品価格の信頼性が増します。
帳票作成の自動化: データベースの更新に合わせて帳票を自動的に生成できるため、データベースが更新されると最新の情報に更新されます。価格改定などで、更新したくない場合は、しないことも選択できます。（サスケWorksの場合）詳しい設定はこちら→項目パーツ参照項目（都度参照）
データの使いまわしができる：見積書→請求書→納品書といった１つの取引で発生する帳票の明細を他の帳票に反映することができます。また、何を提出し、何を提出していないかの管理もしやすくなります。
2. 柔軟性の高い帳票作成
様々な帳票フォーマットに対応: 請求書、納品書、領収書、レポートなど、様々な帳票フォーマットを登録できます。
エクセルが使えデザインの自由度が高い: レイアウトのベースはエクセルなので、エクセル内にロゴや画像を挿入したり、決まった文言や口座情報をあらかじめ入れておくなど帳票の自由度が高いです。またデザインの型に決まりがなく自由に編集変更ができます。
条件分岐による動的な帳票作成: データベースの条件に応じて、表示する項目やレイアウトを変更することができます。
3. データ分析の容易化
帳票からデータを抽出: 生成された帳票はデーターベースと繋がっているので、アプリからデータを簡単に抽出することができます。
データ分析ツールとの連携: 抽出したデータをExcelやGoogle Sheetsなどのデータ分析ツールに連携して、分析することができます。
経営状況の可視化: データ分析結果をグラフや表などで可視化することで、経営状況を簡単に把握することができます。帳票の作成状況に応じて、ステータス管理とも連携でき、売り上げ予測などの生のデータをいつでもアプリで確認することができます。
4．法令遵守を支援する
帳票からデータを抽出: 多くの法令では、企業が一定期間データを保存することを義務付けています。帳票を整理・管理することで、必要なデータを確実に保存することができます。
グルホネットでの帳票作成機能の活用方法
グルホネットでは、物件掲載事業者様へのお見積～請求書の作成、掲載開始月と終了月の管理までを一つのアプリで行っています。
その他、物件掲載とは別のデザインの帳票を登録し、物件掲載以外の広告費用、制作費用に関する請求書の発行も一つのアプリ内で行っており、グルホネット関連の売り上げが一つのアプリで把握できるようにしています。
物件掲載費用と広告費用という属性の違う売上が1か所で管理できること、帳票のデザインを属性ごとに使い分けて発行できることなど、帳票の自由度が高いことで使えるシーンが増えていると思います。
アプリ間連携を使って、取引先に関する詳細は別のアプリを参照するなどして、取引先情報やその他関連するマスタと連携させながら使っています。
これがなかったら、エクセルで１つ１つ取引先情報を入力して、それぞれ見積書や請求書を作成して、送って、入金があったら売上管理用のエクセルか何かに追記して、別の物件掲載期間を管理しているエクセルか何かにまた記入して、グルホネットに反映して‥‥。きっとデータが繋がっていないエクセルを行ったり来たりして全体像を把握できずのまま業務をしていくことになるんだと思います。
「帳票をエクセルで作らない」これを徹底するだけで業務効率はきっと爆上がりすると思います。最初は慣れないツールであたふたしても、慣れればエクセルには戻れなくなるハズ！
さいごに
この記事は、私個人が勝手に書いているわけではなく、会社に了解を得て作成しています。｢どんな形であれ、グルホネットの宣伝になるのであれば、やってみれば？｣と、軽く二つ返事で了解してくださった当社の社長、かなりイケてるでしょ⁉ せっかくなのでTikTokを宣伝しとこう。
グルホネットって何？
今更ですが、私がコラムを担当しているグルホネットをご紹介します。
2023年10月～新サービスも始まったので、障がい者グループホームを運営されている方や、周辺事業者様にぜひ見ていただきたいです！
グルホ研究会も運営しています！
グルホ研究会は、障がい者グループホームの事業者様向けのオンラインコミュニティです。毎月オンライン＆オフライン交互にイベントを開催しています。
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この記事は、インタパーク社のプロモーションを含みます。
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