作業効率化に繋がるタスク処理順の付け方（タスク管理後のお話

仕事の効率化をはかるためには、タスク管理だけではなく「タスク処理順」にも意識を向けましょう！
単に期限だけを意識して行っていると、重要なタスクが埋もれていたり、自分でやる必要が無かったタスクをこなしていることなどが起こります。

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どうもせきもとです。
20年弱、主にゲームディエレクターをしてまして、いまでは複数プロジェクトの意思決定や実作業だけでなく、管理業務などもに同時に行うことが多いです。
業務の中で、タスク管理を行うだけでは単に作業を羅列しているだけで、それをどのように、どの順番で処理するか、についても意識しなければ効率が上がらないことに気づきました。

今回はその気づきを元に、あれこれ試行錯誤してたどり着いた方法をまとめます。

【結論】

タスクは以下の流れで処理します。

【1】所要時間判定
　　→5分程度：発生時に処理
　　→それ以上：【２】へ

↓　↓　↓　↓

【2】効果&コスト判定（2軸のマトリクス）

↓

【3】優先度判定
「効果大、コスト小」の期限が近いものから処理。
終われば「効果大・コスト大」に移行

何でもこの流れに当てはめて処理していきます。

個人のタスク処理だけでなく、プロジェクトの施策判断にも使えます。（むしろそちらの考え方をベースにしたもの）

【1】所要時間判定

5分程度で終わるものは、発生したタイミングで処理します。
それ以上掛かりそうなもののみ、タスク化していきます。

◆5分程度で終わるものはなぜタスク化しないか
確認・判断依頼、メールの返信など、５分以内で終わると見積もれる仕事は発生した時点で処理します。（ただし自分で処理が必須なものだけ）
わざわざタスク化するよりも、意識を向けた瞬間に終わらせるのが最も効率が良いためです。

着手して5分で終わらない程度の内容だと気づいたときには一旦止めてタスク化して優先度付けをします。

◆すぐに終わるものでも、他人に触れるなら振る
プロジェクトの規模が大きくなったり、判断する役割になると細かな質問や確認が集中します。
自ら処理しなくても何とかなるものは、積極的に別担当に振り分けていきます。
これをうまくやらないと「達成感に溺れる」*1 問題にも繋がります。

◆緊急度が高くて対応を急かされる仕事（トラブル対応など）もタスク化する
この手の作業はタスク化せずに着手したほうが良いように思えるのですが、これもタスク化するのが良いです。
トラブル対応の場合、「謝罪」「状況整理」「関係者に共有」「解決ための施策検討」など細かいタスクに分けられるため、それぞれに優先度をつけたり、他人に振り分けて同時進行するのが有効です。
トラブル対応よりも優先すべきタスクの存在が忘れられる事を防ぐためです。
（トラブル時は状況に流されちゃうと負けなので、「急がば回れ」「急がば回れ」って心の中で唱えながら対応します…！）

【2】効果&コスト判定（2軸のマトリクス）

それぞれのタスクを、効果・コストの２軸で評価します。

効果大・コスト小：１ 最優先する。
効果大・コスト大：２ やる、低コスト化して実現する方法を考える。
効果小・コスト小：３ やらない、もしくは他人に任せる、息抜きとしてやる。
効果小・コスト大：４ まずやらない。他人からの依頼なら必要性などを再確認する。

・コスト：所要時間、予算、スタッフ数、必要機材、などの消費が発生するもの。

・効果 新たな案件の獲得、売上・利益増、ユーザーのロイヤルティ増、制作が進む、バグが治り品質向上、などプラスになるもの。

◆コスパにとらわれると失敗する
コスパに意識が向きすぎると、「コスト大、効果大」のタスクが全く着手されなくなる事が多くなります。またそもそもタスク化されない事も多くなり、やる価値のあるものが見逃されやすくなります。コスパコスパと口にしないのが良いです。

【3】優先度判定

コストが小で、効果が大のうち、期限が近いものから順に並べていきます。
やる気は意識せずどんどん関係なく進めます。*2
優先度付けで悩みすぎるのは時間がもったいないので、ある程度ざっくりしててもいいのでつけましょう。

こういった形でまとめています。

タスクの処理順のつけかたで悩んだ方がいれば参考にしてみるのもいかがでしょうか。

最後までお読みいただき、ありがとうございました！
このような考え方があなたの役に立つことがあれば嬉しいです。

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