【仕事が早い人はどんなメールを書いているのか】5分で読める簡単読書！

今回は「仕事が早い人はどんなメールを書いているのか」の書評です。

 この本を選んだ理由は、
自分も社会人としてデビューする前に知っておきたかった時短法が盛り込まれているからです。

この内容を知らなかったことが大きな機会損失になっていたなと後悔するレベルです（笑）

皆さんの職場でもそんなに労働時間が長くないのにテキパキと効率良く仕事をして定時退社してる人っていますよね？
 
定時で帰るか、終電で帰るか答えはそのメールの1通で決まる可能性があります。
 
メールやメッセンジャーアプリなどはビジネスを進める上でもはや必須のコミュニケーションツールです。しかし、情報の伝え方が下手だとやりとりが無駄に増え膨大な時間を浪費することになります。
 
そこで時短が出来る。かつクライアントと良好なコミュニケーションがとれるメールの書き方のエッセンスを5つにまとめました。
 
是非参考にしていただいて回りに差を付けましょう。

① 目的を意識しているか

どんなビジネスメールにも必ず目的があります。

例えば、クライアントからのクレームがあった場合、紳士に対応をしているという安心感を与える目的で文章を書く必要があります。

他にも、営業成績を上げたいのであれば顧客になりそうな人と会うことを目的にする必要がありますよね。
 
でもこの目的を明確に相手に伝えるためには以下の6W 3Hを意識するのが大切です。ここはあまり触れなくても皆さんおわかりかと思いますので次に移ります。

・When(いつ)
・Where(どこで)
・Who(だれを)
・Whom(だれに)
・What(何を)
・Why(なぜ)
 
・How to(どうやって)
・How many(いくつ)
・How much(いくらで)

②ビジュアルを工夫しているか？

相手から第一印象で見たいと思える分かりやすい文章を心がけることが大切です。

特に伝えたい内容の塊ごとに改行したり、句読点を使う。一文を短くするという工夫をしましょう。
 
つまり、ブロック化・一行空きで本文を美しく整えるのが大切です。

例えば、下記のメールを見てみましょう。
 

お世話になっております。
日本ビジネスメール協会の平野です。
 
先ほどはお電話にてありがとうございました。
鈴木様のご要望にあった研修をご用意することは可能でございます。
 
ただ、会議の都合上制約も多いので、何を準備すればいいのか改めてご相談させてください。
 
来月のお打合せについてご連絡致します。
 
・日時:2月7日(水)13時～14時
・場所：貴社
・内容：弊社の研修内容と研修実績のご紹介
 
ご不明点などございましたらお気軽にご連絡ください。
宜しくお願い致します。

いかがでしょうか？とても見やすい形の記載ですよね。

一つのテーマにつきブロックで区切り、一行空けしています。
 
また、コツは20～30文字で区切るところです。
長ったらしくて見たくないと思われない事がポイントです。

また、日時や場所などのキーワードを使う時は箇条書きで相手の理解度をアップさせるという事も必須です。大事な情報ほどこの箇条書きで記載するというクセさえつければ相手に伝わりやすい文が作れます。

③確実に返信がもらえるか

例えばあなたが営業で新規開拓をしている時に　相手から確実に返信がもらえるかは大切なことです。返信がもらえるかどうかであなたの仕事の成績に大きく関わるからです。
 
これで「あまり連絡が返ってこないんだよな。」という方は必要なポイントを押さえられていない可能性があります。
 
ここでポイントは件名に開封したくなるキーワードを盛り込んでいることが大切です。

ご報告やご挨拶などの件名の場合、それが特に営業メールの時にはですが、他のメールの中に埋もれてしまうため開封すらされません。
 
そこで具体的なキーワードを盛り込むのが効果的です。

ただご報告ではなく「先週定例会のご報告について」や「研修制度改定についてのご挨拶」などと具体的に受け手にわかるように記載するだけで開封率は格段に上がります。
 
次に返信を誘導する事も大切です。よく使われるフレーズとして「お手すきの際にお返事ください」という言葉があります。相手からするとまた手が空いた時でいいやとその時がやってきても連絡を忘れられる可能性が高まります。
 
誘導するには来週金曜日までに返信をくださいなど具体的に期限を切ってしまうのが大切です。
 
また、まだ会った事の無い人にメールを送る場合です。

よくあるのは「初めまして◯◯社の◯◯です。弊社ではこんなサービスをやっています。つきましてはご説明をさせてください。」などと一方的にメールをしてくるパターンです。非常に多いですよね。 

しかし、この内容だとそもそも受け手がこの担当者に会うメリットがありません。

ただただ営業されて無駄な時間を過ごしてしまうのではと思われるのがオチです。
 
こういう時は送信者の正体と経緯を盛り込む事が効果的です。例えば、「初めまして、◯◯会社の◯◯です。私は◯◯の担当をしており、貴社の◯◯という新規事業を行うというPRを拝見しました。特に◯◯という戦略にとても興味を持っています。というのも弊社は◯◯の部分を支援する事ができ、貴社にとってもお力になれる確信がございますのでつきましては来週お時間いただけませんか。」という内容の方が良いです。
 
これなら受け手も送信者と会うメリットがわかりますし、情報をしっかりキャッチした上で言うんだったらと会う理由は十分にできていると言えます。

④相手の心に刺さる言葉を使っているか？

メールは普通のビジネスマンであれば一日に多くの人とやりとりしている事が多いです。当たり障りのない内容は当然埋もれます。

そういう世の中だからこそ心に響くフレーズを普段から増やす意識を持つと良いでしょう。

例えば、
 
「あなただからこそお願いしております。」
「どうか◯◯様のお知恵をお貸しください。」
 
などです。ここでのポイントはいかに受け手に対してその情報を自分事化させるかです。
自分にしか出来ないという内容をみるとよっぽど大げさでない限り、自分を認めてくれているという感情が芽生える点は間違いありません。

⑤スピーディーに処理しているか？

スピーディーに処理しているかも大切です。
 
処理時間=メールを読む時間×通数+メールを書く時間×通数という公式が成り立ちます。
 
このように分けてそれぞれの時間をいかに減らせるかが労働時間を決めます。
 
例えばこの中の書く時間。書くためには相手からのメールの内容をまず理解した上で行われるのでこの中の比率で最も時間を占めます。

例えば、「させていただきます」や「思います」という言葉。

「させていただきます」はメールを送らさせていただきますなど舌を噛みそうになるような言い回しは辞めましょう。かえって文章がわかりにくくなります。メールをお送り致しますなどの「いたします」で解決します。
 
次に「思います」は、あくまで「です」や「ます」などの断定形より弱く、責任逃れするように捉えられてしまう事も多々ある表現です。やめましょう。

しっかりと内容が決まっているのであれば、ですます調で問題ありません。語尾の短縮をするだけでも大幅に時間が減ります。
 
あとは読む時間。ゆっくり読む人は丁寧で良いのですが、よほど重要でないメールの場合、キーワードは件名、時間、場所、結論だったりするのでその部分だけぱっと見で拾うと決めるだけでも大幅な時短になります。
 
あとは即レスを心がけましょう。理由は即レスをしないことで相手に懸念を抱かせる場合があったり、時間をおくことで相手も忘れ、こちらから催促をする必要が生じるからです。

先方も思い付きで急遽の予定の前日にメールしたりすることも多々あるでしょう。そんな時、即レスしないことでリスケになったり、相手から催促のメールがきた場合、謝罪のメッセージを添える必要性が生じるなど時間がかかることばかりです。

おわりに

 いかがだったでしょうか？
あなたもこの本を参考に省略できるところは手を抜き、大事な要点はコンパクトにまとめることで相手からも信頼を得て、効率良く仕事ができるようになります。
 
ここが基本的には相手を思いやるという姿勢がコミュニケーションの効率を生み、日々の無駄をカットする最短の近道であることがわかりますよね。

相手への配慮を忘れず、時短して充実したビジネスライフを送りましょう。

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