予約システムを導入する【メリット・不安・確認ポイント】まとめ

現在、開発中の店舗向けの予約システムsmoos（スムース）です！

今回は予約システムのメリットや不安を覚える点、導入する際の確認ポイントを紹介します！

はじめに

予約システムは、お店側にとっても、お客さん側にとっても、メリットが大きいです。

予約システムが導入されているお店であれば、お客さんはいつでも簡単にオンラインで予約を取ることができます。また、お店側も予約管理を効率化できるだけでなく、24時間365日予約受付でき、予約件数の最大化が見込まれます。

しかし、まだ予約システムを導入していないお店にとっては、心配な点もあるのではないでしょうか。

そこで今回は予約システムのメリットや不安な点、導入するにあたり確認すべきポイントをまとめました。

予約システムのメリット

その１：お客さんが予約しやすい

一番のメリットは、お客さんが予約しやすくなることです。

予約システムが導入されているお店なら、オンラインで予約できます。わざわざ電話したり、店頭まで行く必要がなくなります。

さらに営業時間や「電話する」という不安がなくなります。

早朝や夜中、通勤時間、ちょっとしたスキマ時間に、スマートフォンやタブレット、パソコンからいつでも予約できます。

その２：予約受付の手間を削減

電話予約が主流の場合、受付スタッフを配置しておく必要があります。一人で運営しているお店であれば、サービス中、目の前のお客さんへの対応を中断し、電話に出る必要があります。

予約の件数が増えてくると、その回数は増えていきます。

しかし、オンライン予約が主流のお店はそういった作業が不要になり、オンラインで自動的に予約受付が可能になります。

あわせて予約内容の確認メールやリマインダーメールの自動配信機能も用意されているので、予約内容確認のお問い合わせを削減したり、予約忘れを抑止したりしてくれます。

その３：シームレスな顧客管理

予約情報と顧客情報をシームレスに同期してくれる予約システムも存在します。

顧客管理の力の入れ具合は、予約システム次第ではありますが、予約情報で得た顧客情報をそのまま管理することも可能です。

また日々の業務の中で積み重なっていく予約情報や顧客情報はお店の財産といえます。

予約システムの不安な点

その１：毎月かかる利用料

無料の予約システムもありますが、機能が制限されていたりするなど、本格的に使う場合は有料化する必要があり、毎月のシステム利用料が発生します。

そのため、本当に効果があるのか不安になり、導入に躊躇してしまうお店の方もいるでしょう。

その２：使いこなせるのか

お店の業種にもよりますが、普段あまりITツールを使わない方もいるでしょう。

日々、お店の片付けや準備、接客・サービス、事務作業、清掃などなど、お店を運営しているとやることはたくさんあります。

慣れないシステムを習得する時間はあまりありません。限られた時間の中で、予約システムを使いこなせるか不安になりますよね。

不安を払拭するために

毎月の利用料は、予約システムに「期待以上の価値」を見いだせるかです。期待以上を求めるために、まずは「期待すること」を洗い出しておく必要があります。

また、使いこなせるかについては、やはり「使いやすさ」がポイントです。

どんなに高機能で多機能でも、使いこなせるなければ意味がありません。ある意味、「使いやすさ」という機能を実装している予約システムを選ぶ必要があります。

導入するにあたり確認ポイント

その１：自店舗に必要な機能

自店舗に必要な機能が、予約システムにあるのか確認する必要があります。

「必要かどうか」を把握するためには、まずは自店舗の業務の棚卸しが必要です。手間や時間がかかっている仕事、もっと効率化したい仕事、実現したいことを洗い出しておきましょう。

実際問題として、すべての課題を解決し、すべての希望を叶えることは難しいと思います。

優先順位を決め、まずは必須なことを叶えられる予約システムを選ぶことをおすすめします。

その２：不要な機能

「その１の必要な機能」の裏返しですが、不要な機能もあるかと思います。

予約システムは日常的に使うものなので、無駄な機能だらけの管理画面ですと、使いずらく、使うことが億劫になってしまいます。

「使わない機能」があることで、シンプルさが消え、使い勝手が悪くなる場合もあります。さらに機能の分、高額になることも予想されます。

たとえば、

・そこまで求めていないのに、新規集客機能がついている。その分、高額。
・一人店舗なのに、複数店舗管理機能がついている
・SNSに力を入れていないのに、複数SNS管理機能がついている

「あっても良い機能は、なくても良い機能」ともいえます。
まずは「ないと困る機能」を中心に考えていきましょう。

その３：使いやすさ

予約システムは毎日使うものです。そのため「使いやすさ」は非常に重要です。つまり「使いやすさ」という機能があるかどうかです。

ごちゃごちゃしている画面や、広告がたくさんある画面は「使いやすさ」という機能はないともいえます。

また、スマホやタブレットの対応有無も重要な指標ですね。

まとめ

予約システムのメリット、不安な点、確認ポイントを紹介してきました。導入する際に参考になればうれしいです！

予約システム「smoos」