今日自分は何をすればよいかは「ほぼ日手帳」に聞く
こんにちは。
突然ですが、「ほぼ日手帳」ってご存じですか？
「ほぼ日手帳」というのは、2002年に初登場して以来、今年（2022年現在）で21年目となる手帳です。
一見普通の手帳ですが、そこには数え切れない工夫が施されていて、それらは実際に使ってみると、身に染みてよく分かるというものです。
…と、大上段に構えて言っていますが、私も「ほぼ日手帳」の特徴を完璧に理解し、使いこなしているとは言い難いかなと思います。それだけ様々な工夫にあふれた手帳です。
詳細の説明は以下のHPに委ねるとして、ここでは、僕がどのようにして「ほぼ日手帳」と出会い、「ほぼ日手帳」が僕にどのような効用をもたらしたのか、その経緯を語らせていただければと。
https://www.1101.com/store/techo/about/
この手帳と出会って、僕の仕事は、生活は、人生は、180度変わりました（大げさ）。
１．「ほぼ日手帳」との出会い
僕が初めて「ほぼ日手帳」に出会ったのは、当時の職場の先輩からの紹介でした。
予定管理ツールとしては、グーグルカレンダー等のアプリ系（非紙媒体）が主流となりつつある中、その先輩は、予定が入るごとに手帳に書きこんでいました。
それだけでなく、別の機会に見ると、太い赤マジックで横線を豪快に引いていたりと、単にスケジュール管理だけにとどまらない使い方なのかと感じるような場面もありました。
話の流れで、その先輩と予定・タスク管理の話になったとき、その先輩が書き込み、赤マジックを引いていた手帳の正体が、「ほぼ日手帳」であることを知らされたのです。
ちょうどその当時、私は、タスク管理をどのようにすればよいか模索していました。それこそグーグルカレンダーで予定を管理し、ビジネスチャットやToDoアプリで自分がこなすべきタスクを確認していたのですが、あらゆる方向から飛んでくるタスクを処理するにあたり、どうしても回っていないと感じる場面が多かったのです。
そのことを先輩に相談すると、
「そういう人こそ『ほぼ日手帳』を使うべきだ。本当におすすめできる」
とかなり強く言われたので、押されるがままに僕はAmazonで検索し、早速購入したのでした。
「手帳一つでそんな劇的に変わるワケが…(笑)」
正直、そう思っていました。
２．「ほぼ日手帳」の利用方法
注文から２～３日後、「ほぼ日手帳」が我が家にやってきました。
私が購入したのは「cousin avec（カズン・アヴェク）」というタイプで、１月～６月分と７月～12月分がそれぞれ分冊になっているものでした。
最も定番なのは、これが１冊にまとまったものとなるのですが、Amazon経由で購入できたのが「cousin avec」だったので、このような形に。
まずはフィルム越しに、届いたばかりの「ほぼ日手帳」をいろんな角度から見てみます。概ね見終わるとフィルムを慎重に剥がし、まだ折り目も何もついていない冊子を慎重にめくります。
めくってみると、年間カレンダー、マンスリー、ウィークリー、デイリーと続き、終盤に数ページほど方眼紙型のフリースペースがあるという構成。
デイリーのところには、月の満ち欠けの表記のほか、著名人がその著書やインタビュー等の中で発信した印象的な言葉も記されています。
新品の本を買った直後独特のルーティンを一通り終えた後で、私は早速、先輩から教わった利用方法をやってみるのでした。
⑴ スケジュールを書き写す
手帳の一番の存在意義。原点にして頂点、というか当然の使い方です。
まず、グーグルカレンダーに記載していた予定を、一通り書き写しました。マンスリーのページに「11時 ○○打合せ」といった形で用件と開始時刻を書き込み、ウィークリーのページには、所要時間として想定される時間分だけ、ちょうどグラフのような形で書き写していきます。
当時は社内スケジュールをグーグルカレンダーで共有していた関係上、グーグルカレンダーに記載するという手順は必須だったのですが、「ほぼ日手帳」導入後は、これと並行して、「ほぼ日手帳」にも同内容のスケジュールを記載していきました。
ここまでは、普通の手帳の使い方と変わりません。
⑵ タスクの洗い出し
予定を一通り書き写した後は、その予定を踏まえつつ、当面やらなければならない事柄（タスク）を何らかの形でリストアップしていきます。
別のタスク管理アプリを確認する、別のメモ用紙に書くのも良いですし、それこそ「ほぼ日手帳」のフリースペースを利用するのも有効です。
できれば、期限が差し迫っていてすぐやるべきこと、少し先の期限になっていること、まだ時間があること、といった具合で、タスクごとに重みづけをしておくとより良いと思います。
⑶ 毎日のタスクを書き込む
ここからは私独特の、というよりその先輩から教わった「ほぼ日手帳」の使用方法の核心です。
⑵で洗い出したタスクのうち、「今日やらなければならないことを」「チェックボックス方式で」「重要度を意識しつつ」書き込んでいきます。
⑵で、当面やるべき事柄は洗い出せたことを前提に、そのタスクを、さらに細分化して、いつまでにどこまでやるべきかを整理して、「今日やらなければならないことを」記載していきます。
「プロジェクトのアイデアを箇条書きで出す」「資料の素案を作る」「○○に案件について相談をする」
本当にこのような、ざっくりなレベルで良いです。
こうしたタスクを、「チェックボックス方式で」書き込んでいきます。当該タスクが完了したときにレ点で消すことで、視覚的にもタスクが完了したかどうかが分かりやすくなるためです。
完了したタスクは二重線で消しても良いでしょう。達成感を一層感じられると思います。
これらのタスクは、「重要度を意識しつつ」書き込んでいけると尚良いです。すぐにやるべきこと・優先させるべきことを上から書いていくことで、自分でもページを見たときに、一目で優先順位を確認でき、やることの整理にも資するからです。
書く段階で順番を意識するのが難しい場合は、ひとまず書いてみて、優先順位の高いものには、後から①、②、③…と番号を振るなり、印をつけるなりするのも良いです。
仕事上のものと、そうでないものを分けて、少し間をあけてタスクを書き込んでいくのも良いでしょう。私はそうしていました。
大切なのは、後から見て、自分が何をすべきか、すぐに思い出せること。
逆に言えば、自分が思い出せさえするならば、丁寧に書くことは必須ではありません。
先ほどの例のような文章でなくても、「〇日のプレゼン 資料」といった、体言だけのメモでも構いません。
３．「ほぼ日手帳」のメリットとデメリット
⑴ メリット
このような方法で「ほぼ日手帳」を使うメリットとして、自分がやるべきことを「見える化」できる点があります。
好みが分かれるところですが、自分のタスクを一覧的に確認するには、アプリではなく紙媒体の方が、私個人的には都合がよいように感じます。
また、これは使うアプリにもよると思いますが、アプリの場合、「予定を管理するためのアプリ」と「タスクを管理するためのアプリ」が別々になっている場合が多く、情報が分散しがちかなと思います。私の場合は、予定管理はグーグルカレンダー、タスク管理はビジネスチャットに付随したタスク管理機能をそれぞれ使っていて、ここが分散していました。
しかし、紙媒体の場合、これらが一元管理できるようになります。「ほぼ日手帳」一冊を持っていれば、予定もタスクも一覧することが可能です。
⑵ デメリット
もちろん、いいことばかりではありません。デメリットもあります。
大きなデメリットとしては、時間と手間が掛かるということです。
ここで紹介した方法で「ほぼ日手帳」を使用する場合、上記２．で述べたような手順を踏む必要があります。予定管理やタスク管理でそもそも別のアプリ等を使っている場合、これを転記するだとか、整理するという作業分だけ時間は掛かります。
また、アプリならばスマートフォン一つでさっと書き込むことが可能ですが、手帳となると、相応な大きさの冊子と筆記用具が必須となります。確かに機動力の点で、アプリに軍配が上がるのは事実です。
これについては、私は、まず何らかの指示を受けたり対応が必要となったりした時点で、そのタスクを簡潔に、ビジネスチャットのタスク管理機能で打ち込んでいました。
この段階では、それこそ体言だけの形で、超簡潔に記載しておきます。
そして、終業後に時間を取って、スケジュールとタスクを整理して、「ほぼ日手帳」に記載するようにしていました。
疲れ果てた状態でこの作業をするのは、最初はきつかったです。しかし、習慣化してしまえばどうということはありません。それにこの方法だと、時間といっても10～20分程度で済みます。
４．まとめ
以上、「ほぼ日手帳」の利用方法についてお話ししてきました。
まとめると、
★スケジュールを書き込み、それを前提にタスクを洗い出す
★洗い出して整理したタスクを書き込む
★タスクをこなしたらチェックをつける・必要に応じて二重線等で消したりする
★確かに時間と手間は掛かるが、一覧性は向上するし、習慣づければ大きなデメリットにはなりにくい
ということを知っていただけると嬉しいなと思います。
もちろん、上記のHPでは、このような利用方法に限らず、創意工夫に満ちた様々な使用方法が例示されていますし、SNSを見たりすれば、より幅広い使い方をされている方も多いと思います。
是非、皆さんの「ほぼ日手帳」の利用方法もお聞かせいただけると嬉しいです！
最後までお読みいただき、ありがとうございました。