【Notion】極限まで集中力を高める！タスク管理のやり方
そもそも脳はマルチタスクに向いていない
オンライン会議に参加しながら、チャットに返信し、翌日提出予定の計画書を作成している――。いかにもなマルチタスクの光景だ。
しかし実際は、注意を向ける方向をコロコロと変えているだけで、本当の意味で同時並行的に作業をしているわけではない。
以前の私はチャットをすぐに返信していた。返信が早い人には「できる人」なイメージがあったからだ。しかし、チャット→作業→チャット→作業…と繰り返すと困ることがある。
そう、ナイアガラの滝のように急降下する集中力である。
現代病であるマルチタスク自体は残念ながら無くならないが、Notionなどのツールを使えば負担を軽くすることはできた。
【タスク管理で解決したいこと】
・仕事の生産性を上げたい
・タスクを整理して頭をスッキリさせたい
・仕事の達成感を得たい
タスクの書き出し
まずはタスクを書き出そう。頭の中で渦巻いているやるべき事や懸念事項を外部に吐き出すと脳がスッキリする。まずは紙に書いてみるのも良い。
コツは長くても数時間で終わる量にすること。いつまでもタスクリストにあると、やる気が落ちてしまう。
この記事もコンセプトの起案から構成案の作成まで、タスクを小分けにしている。プロジェクトを前に進めるために1日2~3くらいのアウトプットは出したいところだ。
数時間おきにタスクを完了させるのはとても重要だ。物事が前に進んでいる感覚がモチベーションを高めてくれる。
優先順位をつける
次にタスクの優先順位をつける。ポイントはタスク数を減らすことを優先すること。優先順位を考えるのも脳を疲れさせる原因になる。
依頼するタスク
すぐ終わるタスク
本日中に終わらせるタスク：重要！
明日以降やるタスク
自分の場合、上の順番でタスクを並べている。重要なのは3. 本日中に終わらせるタスクだ。プロジェクトを進めるために、いかに集中力を切らさずに数時間かかるタスクをこなせるかに注力している。
明日以降まで待てるタスクは締切を設定してリストの下方に配置しよう。リマインド設定も忘れずに。
基本的にタスク一覧を上から順に処理していくわけだが、同時に今日のスケジュールも一緒に見たくなる。
Notionだと情報を横並びにできるので、タスク一覧とNotionカレンダーを並べて表示する。作業できる時間がパッと見で分かるので便利。
ちなみに埋め込んでいるのはNotionカレンダーだが、WEB版でないと埋め込めないので注意！
本日のタスクを自動で報告
会社勤めであれば上司へのタスク報告からは逃れられない。でもわざわざ過去のタスクをコピペしてきたり、毎回入力するのは面倒。
私の場合は自動化ツールであるMakeとNotionを連携させることで、毎日のタスク報告を自動化していた。
具体的には、前日のうちに翌日のタスクを整理しておく。たったこれだけだ。あとはMakeがタスクのステータスが”進行中”のものを毎朝9時にSlackに投げてくれる。
いきなり上司に報告されるのが嫌なら自分の個人チャットに投げておこう。出社したらコピペでグループチャットに報告すれば良い。
タスクの消化
ここまで来たらあとはやるだけだ。
タスクが完了したらNotionの”完了”ボタンを押していこう。Notionのボタン機能には一連の操作を設定することができ、タスクのステータスを変更したり、日時を追加することができる。
私のNotionには、①進行中タスク一覧と②完了タスク一覧があり、完了ボタンを押すとタスクが①から②へ移動するようになっている。
タスクを終えたときにボタンを押すだとかメモから消すなどの”儀式”を用意しておくことは非常に重要だ。仕事を終える達成感はやる気を高めてくれる。
モチベーション関連で活用して欲しい機能がもう１つある。それはチャート機能だ。毎日いくつタスクを消化したのかを見える化することは、一種のフィードバックになる。見ていて楽しくなるので、ぜひ追加して欲しい。
イレギュラー対応
いくら完璧に準備しても世の中そんなに計画通りにいかない。同僚や顧客から追加の依頼や終わったはずのタスクに修正が必要な場合もあるだろう。
基本、作業中に他のタスクを割り込ませてはいけない。どうしても緊急な場合は致し方ないが、待たせて問題ないものはタスクリストに追加だけしておいて、後でどう処理するか決めよう。
私の場合、上司や顧客からの依頼はすぐに処理するようにしているが、他部署からの質問や確認依頼はその日の終わりか翌日に行うようにしている。
なるべく業務をシングルタスクにして、集中力を維持することに注力するべきだ。
Notionへのタスク追加を爆速にする
タスク追加したいときに思うのが、「わざわざNotionを毎回開くのか？」ということ。正直なところ、ササッとメモするくらいの感じで使いたい。
そんなときは無料でWEBフォームが作れる「Tally」が便利。実際の利用シーンはこんな感じ。
Tallyで作成したフォームはNotionと連携できる。フォームの入力内容が自動でNotionに追加されるため、わざわざNotionを開く必要がない。
ここでの肝はリダイレクト設定とアプリ化だ。リダイレクト設定ではフォーム完了後の飛び先を自由に設定できる。フォームの共有リンクを貼り付けることで、同時にタスクの複数追加が可能だ。
アプリ化とはWEBページをアプリとしてインストールすることで素早く起動できるようにする機能のことだ。Chrome設定の「ページをアプリとしてインストール」ボタンから行うことができる。詳細はこちらは見てほしい。
Tallyで作ったフォームをアプリ化しておくことで、ブラウザを開くことなく、ショートカットでタスクの追加ができる。やらない手はないだろう。
自分だけのタスク管理を実現しよう
本記事では、できるだけムダを省いたタスク管理のやり方をご紹介してきた。自分にとって”ちょうど良い”を実現できるノーコードは本当に面白い。
WEBアプリ開発には巨額のお金がかかる。より多くの利用者がツールに投資することで、新たなツールの開発やより良い機能が実装されるはずだ。
カスタマイズ性がノーコードの売りなので、仕事のストレス軽減や生産性アップに興味のある方は、ぜひ何かしらのツールを使ってみて欲しい。