作業時間を計ってみると起こること
Google for Education認定トレーナー/コーチの笠原です。
明日からいよいよ本格的に仕事が始まるという方も多いのではないでしょうか。自分の勤務校でもいよいよ入試シーズンとなるため、気合いを入れていこうと思っているところです。
仕事が次々にやってくる時期であるので、なんとか一つ一つの作業の生産性を高めていきたいところです。
生産性を高める工夫としてオススメなのが「作業時間をストップウォッチで計ってみる」ということです。
作業時間を計ってみると色々な効果があるんです。そういう効果について今日は紹介します。
主観は大きく嘘をつく
自分が体感で感じている作業時間と実際にかかっている時間というものは大きく差があります。
差があること自体を実は計ってみないと実感しにくいのです。
自分の感覚で思っている作業時間に対して、実際に必要になっている作業時間を比べると、圧倒的に後者の方が量が多いので、いつまで経っても仕事が終わらなくなるのです。
例えば、自分が一時間で何文字くらいの書類を仕上げることができるか知っていますか？例えば、所見を１人分仕上げるのにどのくらい時間がかかるか知っていますか？
主観と実際のズレという部分を修正していかないと、基本的に仕事は後ろ倒しになっていくものなのです。
適切に休憩をするように
仕事を早くしましょうという話をしているのに休憩の話をするのは、矛盾するように感じるかもしれません。しかし、実際は適切なタイミングで休憩を取ることによって、かえって集中して仕事に取り組むことが出来るからこそ、早く仕事が仕上がるわけです。
どのくらいのタイミングで休憩を取るべきか。学校だと１コマごとにチャイムが鳴るので、そのタイミングで休憩したり作業を切り替えたりするケースが多い印象があります。
逆に言うとチャイムが鳴らない放課後の切り替えは……。
作業に集中していると、つい境目なく延々と作業を続けがちですが、実際は作業効率は徐々に落ちていくものです。
自分が集中できる時間がどのくらいなのかということをストップウォッチで計って知っておくというのは、集中力のコントロールにはかなり重要です。
データが増えてくると、「ああ、このくらいの時間になったらどうせ集中しないから休もう」などのような判断ができるようになってきます。
計られると急ぐ
時間に制限をつけなくても、単純にタイマーで計っているだけで少しでも早く仕事を進めようという気分が出てきます。
例えば、「３０分まであと４分」などのように見えると、その切りの良いタイミングになんとか仕事を合わせようという気持ちが湧いてきます。
また、学校では定型的な仕事、つまり同じことを反復するような仕事が比較的多くあるため、一度時間を計るようにすると、前回よりもタイムを良くしようという心理が働きます。タイムアタックしたくなる心理。
あまり急ぎすぎてはよくないのですが、ただダラダラと仕事をしないためにはよいきっかけです。
どうやって時間を計るのがお手軽か？
時間を計る道具として何を使うかも悩ましいところですね。一日のすべての行動についてログを取るのであれば、アプリを活用するのも良いかと思います。
Toggl Trackやa TimeLoggerのようなアプリで計るのも良いかもしれません。ただ、これらのアプリはついつい操作を忘れたりスマホを手に取った瞬間に他の通知に気を取られたりしがちなので、慣れないうちは避けた方がよいかもしれません。
パソコンで仕事をしている時にオススメなのが、Googleの検索窓を活用することです。
Googleで「ストップウォッチ」と検索すると……
上記の画像のようにストップウォッチが使えます。「START」を押すとちゃんと時間が計られる。
ちなみに、タブに現在のタイムがリアルタイムで表示されるのもよいところ。
スマホを取り出したりしないで済むため、集中が途切れずに済みますし、タイマーの押し忘れも比較的少ないですね。
時間を計ると意識が変わる
自分の仕事にかかっている時間を計測すると、主観からのズレの大きさにまず打ちのめされます。
そして、その時間を少しずつ工夫していくことによって、かなり仕事の仕方や集中の仕方が変わっていきます。
ぜひ、新年の仕事始めに「時間を計る」という習慣を取り入れてみてはいかがでしょうか。
余談
本日で年始の休日も終わりです。また、今後は日曜日の週１更新を続けられるようにしていこうと思います。