Googleドキュメントで「見出し」を使いこなそう
Google for Education認定トレーナー/コーチの笠原です。
Googleドキュメントを利用してレポート課題を出してもらう機会が最近は非常に増えているのですが、その際にしっかり教えておきたいことがあります。
それが「スタイル」の設定です。
すなわち、「見出し」をちゃんと設定しましょうということを教えた方がよいということです。
例えば、スタイルを設定しないでベタ打ちの文章だと以下のようなイメージになります。
慣れていない人は、見やすくするために手動でフォントサイズなどを変えてしまうのですが、それだと「見出し」として機能しません。
以下の手順でやってみてください。色々と便利なことがあります。
メニューバーの「スタイル」設定から
基本的にタイトルや段落の見出しのフォントを変えたいときには、メニューの「表示形式」の「段落スタイル」から設定します。
いちいち、メニューから開くのは面倒なので、基本的にはメニューバーから選ぶことができます。
ここで「タイトル」を適用を選ぶと…
フォントが変わっただけでなく、左側の概要の部分にタイトルが追加されたことが確認できますね。
このようにスタイル設定をすると、文章のアウトラインも設定することができるので、非常に文章の構造が見やすくなります。
上記の画像のように「タイトル」と「見出し」が設定されています。これによって文章の構造を設定できます。どういうことか分かりやすい例をClaude3.5に書いてもらうと以下の通りです。
見出しを設定することで、こうやって文章が構造化されていることになります。
「見出し」をつけるメリット
一手間増えるのですが、見出しをつけることには明確にメリットがあります。以下にそのメリットを紹介します。
1.概要に構造が表示される
先の画像でも見せましたが、見出しを設定すると左側の「概要」の部分に、見出しの構造が表示されます。例えばこんな感じになります。
これまナビゲーションバーとしての機能もあるので、長い文章であればあるほど便利です。クリック一つで自分の読みたい部分まで飛ぶことができます。
2.もくじを自動作成できる
メニューの「挿入」から「目次」を選ぶと、自動的にドキュメントにもくじを追加することができます。
実際に作成するとこんな感じに。
もちろん、ページ数が変更になったら後から自動で調整できるので非常にお手軽です。
3.アウトラインを意識して書くようになる
見出しを使った方が良い一番の理由はライティングの力に直結することです。
見出しを適切に設定するためには、文章の上下関係、構造がわかっていなければ不可能です。
そのため、見出しを利用して書こうと思うと、文章の構造を意識して書くことにつながります。
見出しを設定しながら書いていくと、ある部分とある部分が同じレベルの話なのか、それとも下位分類の話なのかなど、そういうことをちゃんと考えることになります。
そうすると文章の骨組みもかなり意識することになるので、アウトラインから考えるというライティング習慣も身につくようになります。
ちなみに、アウトラインを考えて書くときには、アウトラインプロセッサーと呼ばれるサービスを使う方がよいので、そういうサービスの良さも分かるようになってきます。
見出しを利用して文章を書く意識を変えよう
他にも色々なメリットがあるのですが、大きなメリットは上記の通りです。
こうして文章を書く時に見出しを意識すると、それだけで文章の構造がよくなるので、まずは機能を使うことを目的にして、色々と試してみると良いですね。
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