08_残業ゼロを目指す！8つの思考アルゴリズムで仕事を効率化」
人生に感謝を。シンパクト和 です。
私が仕事を早く終えて帰るために大事にしていることは大きく３分類あります。
１．思考アルゴリズム
２．あれ、どこだっけと探さない仕組みづくり
３．効率化を実現するためのスキルの鍛錬
今回の記事では、１．実践している「思考アルゴリズム」を紹介します。
仕事を効率的に終えるための「思考アルゴリズム」には８つの要素があります。
１．タスク化しない：すぐにできることはすぐに終わらせ、タスク管理の時間と脳のメモリ消費を避けます。
２．タスクバカにならない：タスクの必要性と目的を考え、無益な仕事を避けます。
３．上司と早い段階で2割共有をする：仕事のやり直しを防ぐため、早期に上司と共有します。
４．取り掛かったら一気に全体の８割を終える：期限内の最初の時期でほぼ終わらせ、想定外のことに早めに対応します。
５．適当にやる：「ざっくり6割の完成度でいいや」で仕事を早く終え、完璧を目指さないようにします。
６．プロトタイプをさっと作る：簡単なデータを使ったプロトタイプを作り、早めに改善点のフィードバックをもらいます。
７．1日のペース配分：午前中に難しい仕事を全力で終わらせ、午後はややゆったりと仕事をこなします。
８．根回しをしながら進める：職員全員の同意を得ながら進めるタスクは根回しを大切にします。
これらのアルゴリズムは、仕事を効率的に進め、時間を節約するためのものです。
１．タスク化しない
やるべきことができたときはすぐに終わらせます。自分が受け取ったボールは素早く手放すようにしています。
理由：
・タスクをスケジュールにいれる時間がもったいないから。
・脳のメモリを消費したくないから。
始業前のスケジュールにはなかった仕事が追加になることはよくありませんか？
原則、追加の仕事は来た瞬間に手を付けて終わらせるようにしています。
すぐにできないものは「少しだけ」手をつけておきます。自分の脳に「これをやる必要があるぞ、無意識のうちに考えておいてね」と伝えるためです。具体的には下記の処理をします。
（１）いつ実践するか付箋に日付を書く
（２）何が論点かと段取りをざっくり考えてメモする
（３）日付付箋を付けて、メモと要項をクリアファイルに入れる（１タスク、１クリアファイル）
（４）今週中にやるものはGoodnotesの予定表に書く。時間が経過しないと取りかかれないものはGoogleカレンダーへ入力する。
自動的に自分が動けるような段取りをしておきます。
２．タスクバカにならない。
タスクが降ってきたときに、そもそもこれはやる必要があるのか、なぜやるのかを考えてタスクの論点に立ち戻って考えます。
理由：
・組織にとって、有益でないことに時間を使わないため。
・惰性で続いている仕事をクラップするため。
「なぜやるのか」を検討されずにふられる仕事は意外とありませんか？
手を付ける前にちょっと立ち止まって、そもそも自分がやる必要があるかを考えることが大切です。自分の大切な時間を「意味のない、効果の薄い仕事」へは消費したくありませんよね。
３．上司と早い段階で2割共有をする。
仕事のやり直しを防ぐための工夫として、タスクへ自分の解釈と進め方を上司に軽く説明する時間をとります。
理由：
・求められていることとずれた方向で仕事をしてしまってはやり直しとなるから。
・自分が論点を正しく捉えて進められているかフィードバックをもらうため。
・上司に「共犯」になってもらうため。
タスク完了後、やり直しとなったことはありませんか？
自分だけの解釈で仕事を進めてしまうと、出来上がってから「ちょっと違うんだよね」となる可能性があります。少し手を付けて進め方の概要ができたら早めに上司にフィードバックをもらうようにしています。自分だけでなく、一緒に仕事をする仲間にとってもやり直しほど時間のムダはありません。
４．取り掛かったら一気に全体の８割を終える。
仮に提出日が１ヶ月後であったとしても、期限内の最初の時期でほぼ終わらせます。
理由：
・どのくらい大変な仕事なのかを早めに把握するため。
・余裕があるときに手を付けたほうが、精神的な負担が少なく疲れないから。
・想定外のことに気づいて早めに手を打てるから。
期限間近になって仕事に取り掛かって苦労した経験はありませんか？
期限の最初の期間に一気に終わらせるようにしています。それも１～２日で集中して全体の８割終わらせるようにしています。
この方法をとることの利点は３つあります。
１つ目は、想定外のことがあったとしても落ち着いて対応できる時間があることです。
２つ目は、余裕ができるためミスが減ることです。
３つ目は、余裕があるため精神（神経）の疲労が少なく仕事ができることです。
５．適当にやる
「ざっくり6割の完成度でいいや」で仕事を早く終えるようにしています。完璧を目指さないようにしています。
理由：
・多くの仕事はそこまで完成度が高くなくてもよいから。
・残り1～2割の完成度を上げる作業は時間のコスパが悪いから。
ついつい細かいところまでこだわって、一つの仕事を終えたらかなりの時間を使ってしまっていた経験はありませんか？
じっくり時間をかければいいものができるとは限りません。完璧を目指さず、決めた時間内で終えられる完成度で仕事を終えるようにしています。仕事は、「全体の８～９割を作るのにかかる時間」と、「最後のこだわりで作る残りの１～２割」にかかる時間は同じくらいです。コスパが悪いこだわりの時間はカットするようにしています。「リリースしてから改善すればいいや」の気持ちでいいと思います。
６．プロトタイプをさっと作る。
完成度の高いものをいきなり作ろうとするのではなく、簡単なデータを使ったプロトタイプを作るようにしています。
理由：
・早めに改善点のフィードバックをもらえるから。
・仲間に自分が準備しているツールの情報を知ってもらった上で仕事をしてもらったほうがよいから。
仕事で共有するツールを作る際、完成まで進めてから仲間と共有していませんか？
ExcelのVBAや関数など、あるいはRPAを用いた業務を行う場合、自分が何を実現するために、どのような仕組みを作成中であるか早めに共有するようにしています。じっくり検討と改善を重ねて完成したものを出すのではなく、いったん他者がイメージをつかめるような簡易的なツールを作って仲間に見せます。フィードバックをもらって作成の過程に活かしたり、この後どんなツールが提供されるか事前に共有したりするようにしています。
７．1日のペース配分
午前中に難しい仕事を全力で終わらせ、午後はややゆったりと仕事をこなす。
理由：
・午前中は脳がリフレッシュされた状態で仕事が捗るから。
・残業をせずに定時で帰るため。
午後から、手間と時間のかかる仕事を始めて残業した経験はありませんか？
朝起きてから午前中の６時間を全力で仕事をします。その日の主要業務をほぼ終わらせます。午後は午前中で終えられなかった部分の仕上げと、一つ一つはすぐに終わるような複数の仕事を片付けていくようにしています。極力残業せずに済むような一日の使い方を心がけています。
８．根回しをしながら進める。
職員全員の同意を得ながら進めるタスクは根回しを大切にしています。
理由：
・完成と実施までの時間の無駄を減らすため。
・多くの仲間に納得感をもってもらうため。
論理的に筋が通った計画の最終案を示した後、反対意見が出たりして作り直し・修正が必要になったことはありませんか？
年間行事計画の作成、教育課程の編成など職員全体に関わる仕事を進める際は、根回しを大事にしています。人は感情と論理で判断します。論理的に筋が通った計画であっても、感情を無視すると納得が得られません。一緒にやる仲間の感情に配慮した仕事の進め方が必要です。そのために、仲間の性格に応じて個別根回しや、全体で意見公募の時間を作ったりして相手の意見聞きながら、「みなさんと共同作業ですすめていますよ」という雰囲気作りを大事にしています。
どういう「思考アルゴリズム」で仕事をするかで結果は大きく変わります。
成功者に学び、実践していきたい。
シンパクト和でした。
学びの本
参考文献
中島聡「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」
株式会社文響社 ２０１６年
長倉顕太「「やりたいこと」が見つかる時間編集術」
株式会社あさ出版 ２０２１年
木下勝寿「時間最短化、成果最大化の法則」
ダイヤモンド社 ２０２２年
高松智史「コンサルが「最初の３年間」で学ぶコト」
ソシム株式会社 ２０２３年