11_「無駄を省く‼️」効率を最大化する時間術10選_前編

人生に感謝を。シンパクト和 です。

価値観を整理し、人生の軸を定めることで、日々の選択に迷わないようにしています。下記は私の「価値観」と「人生の軸」の一例です。
価値観：家族との時間を大切にしたい
人生の軸：「思考アルゴリズム」✕「スキル」を磨く
価値観を実現するための軸を定めています。このおかげで仕事への取り組み方と休日の時間の使い方のおおよそ９割は即決です。

こんな私が普段用いる時間術を10個まとめてみました。

1.スキル名：効率の刃（エフィシエンシーブレード）

自分の時間を無駄にしないため、必要な場面でのみ切り込むスキル。
伝えてあげたほうが良い場面を厳選して、他者の話し合いに加わるようにしています。自分の仕事効率に影響する場合は意見を伝えます。それ以外は基本的に関わらないようにしています。30代までは得意分野で意見をいいたい話題があれば加わりがちでした・・・「自分のことに集中する」意識に欠けていましたね。
理由は次の２つです。
・相手には相手の価値観があるから
・相談されていないのに出しゃばると時間の無駄になる可能性があるから

一例）
同僚が自分の詳しい分野の仕事の進め方を話し合っている
アドバイスしたい気持ちが出ても出しゃばらないようにしています。必要であれば尋ねられるはずですからね。

2.スキル名：瞬速解決斬（クイックフィニッシュスラッシュ）

タスクを受け取った瞬間に片付ける速攻技。
やるべきことができたときはすぐに終わらせます。自分が受け取ったボールは素早く手放すようにしています。
理由は次の２つです。
・タスクをスケジュールにいれる時間がもったいないから
・脳のメモリを消費したくないから

一例）
朝職場についたら、机上に予定にない仕事依頼がある
基本的にすぐに手をつけて終わらせます。教務主任をしているので、県からの依頼など定期的にきます。年間タスクを表にまとめているので、いつ頃何が来るか予測はしています。タスクが来たらすぐに手を付けて終わらせます。

3.スキル名：進行確認輪（チェックインリング）

上司との早期共有で、進行を確認し、修正を防ぐ技。
仕事のやり直しを防ぐための工夫として、タスクの論点を整理した後、自分の解釈と進め方を上司に軽く説明する時間をとります。2割共有です。
理由は次の３つです。
・ずれた方向で仕事することを防ぐため
・論点を正しく捉えているかフィードバックをもらうため
・上司に「共犯」になってもらうため

一例）
教育課程の編成
何を論点にして、どういう日程で進めるかの概要を簡単にまとめたペーパーを作成して説明します。少し込み入った話を口頭だけで説明すると、お互いの時間を無駄にします。ペーパーに素案をさっとかいて一読してもらってから説明しています。これにより、上記の３点を実現しています。

４.スキル名：余裕構築陣（リザーブフォーメーション）

最初に大部分を片付け、余裕を作り出す防御技。
タスクの締め切りが１ヶ月後であったとしても、期限内の最初の時期でほぼ終わらせます。
理由は次の３つです。
・どのくらい大変な仕事なのかを早めに把握するため
・余裕があるときに手を付けた方が、精神的負担が少なく疲れないから
・想定外のことに気づいて早めに手を打てるから

一例）
年間行事予定の作成
各主任へ素案を出してもらう、管理職チェック、職員でチェックのサイクルを何回か繰り返し決定するので3ヶ月くらいかかります。最後の段取りまでに必要な入力シートの準備、会議のスケジュールおさえなど、ある程度タスクが進まないと正式決定して進められないことがあります。タスクに取り掛かったら、自分の予測で仮決定していったんすべて終わらせます。あとは、一つずつスケジュールにそって仮決定しておいたものを正式決定したものに置き換えていきます。

５.スキル名：手抜き神拳（レストフルハンドブロー）

適当に済ませることで、時間と労力を節約する拳技。
「ざっくり6割の完成度でいいや」で仕事を早く終えるようにしています。完璧を目指さないようにしています。私の仕事の場合、この感覚で済むものが結構あります。
理由は次の２つです。
・仕事内容によって完成度が高くなくてもよいから
・残り1～2割の完成度を上げる作業は時間のコスパが悪いから

一例）
出張伺い、復命書の提出
関連する出張伺いは、出張が決まった時点で全部作ります。それと同時に復命書などの事後処理も予測で完成させておくようにしています。

残り５つのスキルは「後編」でお伝えします。

価値観：家族との時間を大切にしたい
人生の軸：「思考アルゴリズム」✕「スキル」を磨く
価値観を実現するための軸に沿って「時間術」をアップデートしていきたい。

シンパクト和でした。

参考

仕事改善の4原則：ECRS（イクルス）

必要かどうか見極める：Eliminate（排除）
似ている業務をひとつにまとめる：Combine（結合）
プロセスの見直しを行う：Rearrange（入れ替え）
誰でもできる状態にする：Simplify（簡素化）