変えるマインドを持ち続ける

　昨日は社内の業務改革に関する打ち合わせがありました。

　社内のドキュメント管理のリテラシーが高くないまま、なし崩し的に情報システムを導入してきたため、表面的にはＤＸが進んでいるように見えても、内実としてはお粗末な状況にあり、一気に変化を求め、推し進めるのは、内部崩壊を招きかねないと考えています。

　たとえば、何か一つの小さなプロジェクトが完結したとしても、プロジェクトの源流から経過、最終的な評価に至るまでのドキュメントが、まとまって存在しておらず、特にプロジェクトが動く直前までの意思決定は残されていても、実際に走り出すときには微妙に違っていたりして、その間に何らかの変更が加えられたのは確かなんですが、いつ、だれが判断してそうなったのかが、わからないことが多いです。

　また、社内情報については、中途半端に稟議システムに登録されているものの、システム運用以前の情報は、組織共有のサーバー上にはあるのでしょうが、どこにどういった情報があるのかは、誰も把握できていません。

　ある程度、関係者がいるうちは、過去のプロジェクトについての情報がどこにあるか、何となく把握されていますが、それが公式情報として管理されていないので、関係者が退場してしまうと、そこで手掛かりが途切れ、どうやっても探し出せないので、最後は紙の資料を倉庫から探し出すことで、何とか乗り切っている状況です。

　このへん、業務改革部門のグループ長と話をして、先方は理想論を語ったのですが、現実を知っている僕は、いきなりそこは難しいかなと、現実的な落としどころを低いところに置こうとしました。

　ただ、そのグループ長としては、今の若い人たちは、過去の経緯があるから、そこに引きずられて合理的でないやり方を続けることに対し、幻滅してしまい、会社の本来の魅力とは別なところで、人材確保を難しくしてしまうので、なるべく、あるべき姿にしていきたいとのこと。

　たしかに、今、変わらなければ、いつまでも変わらないし、非効率を続けると、生産性の足かせになって、競争に負けてしまいます。

　社内のドキュメント管理って、内部管理の極致なので、そこを変えても、評価されにくい部分ですが、屋台骨ではあるわけで、今のリテラシーには配慮しつつ、全体のジャッキアップするような装置を取り付ける、そんな社内プロジェクトを、進めることになりました。

　自分の意見と異なる、どちらかというと耳の痛い正論を聞き、それを実務的にどう落とし込めば、少しでも理想形に近づくのかを考えることは、やはり大事ですね。

　環境が変化している中、過去の延長線上で仕事をしていると、だんだん理想から乖離していきますので、そこの軌道修正は、痛みを伴うので誰もやりたくないですが、あまりに乖離してしまうと、乗り移ることもできなくなってしまう。問題意識を受け止め、変えるマインドを持ち続けることが大事だと、昨日の打ち合わせが終わって、あらためて感じました。