【ふせん会議術】よくある質問と回答🤩 その2
重要な会議であなたが司会進行役とします。
うまく進行しなかったら？ と悩むこと、ありませんか？
2024/10/22に「ふせん会議術」のセミナーを実施し、私が実際に行っている「ふせん会議」の動画を見ていただいたら、受講生から、いつもあるある質問をいただきました。
質問と、その回答を、本日は丁寧に文書化して、お伝えしますね🤩
ふせん会議術とは？
下の記事は、ある会社で起こった苦情を65分で解決策まで作る、ふせん会議の見本として、私が議論の司会進行を行っている、デモ動画です。
コロナで、対面のセミナーが出来なくなったので、この動画をつくりました。 作成には20万円もかかりました😎が、セミナー受講生には必ず視聴していただいています。
この記事用の超短縮版の動画を、ご覧ください。
よくあるご質問
Q1✅ 参加者の発言をふせんに「書く」「書かない」の判断はどうしているの？
A1 答えは「慣れ」です
基本は、発言内容は全て「書く」とお考え下さい。
もし発言者が早口でいっぱい話して、書けない場合は、待っていただいて問題ありません。 待っていただくことで、発言者が自分で考える時間が生まれ「より簡潔で、書きやすく」という意識が生まれます
ただし、「問題提起」「原因」などを聞いているのに、不満や感情を話されることはよくあります。 そんな時、感情が収まるまでは、キーワードだけ書いてあげてます。 でもそのふせんは、最後は「没」に自然となります。
Q2✅ セッションリーダーは「中立の立場」が必要と聞いたが、自社や自部門で務まる？
A2 答えは3つあります。
(1) セッションリーダーが、テーマである目標・問題の当事者や、利害関係者である場合は、他の人にお願いした方がいい
(2) ふせん会議術の、以下のポイントは、たとえ利害関係者でも使えます
問題の構造化 （目標・悪い結果＝問題・原因 に分ける）
解決策議論の整理・書きとり
活動計画の策定議論の整理・書きとり
(3) 自社や自部門でも、ふせん会議を実行する当日だけ「私は本日は中立の立場で議論の整理に集中しますので、よろしくお願いします」と宣言して、セッションリーダーの役割に集中する
Q3✅ ふせん会議術をWebでできないか？
コロナ以来、在宅勤務が増え、Web会議が多くなった
Web会議で、画面共有せずに議論が進むと、空中戦になりまとまらず困っている
A3 答えはYesです
私自身は、2日間のふせん会議を、Webで行ったことはありません。 全て対面で行いました。
ただし、コロナ期間中、ふせん会議術のセミナーは、Webで行い、Excelをベースとして、画面でExcelに、発言者の言ったことをタイプして、「この表現でいいですか？」と言った確認をしながら進めることは可能です。
2日間連続は、難しいと思うので、2時間を5回行うなどの工夫は必要です。
対面でないと難しいこと
■ 全員の顔色を確認しながら、不満そうな人がいたら、休憩を取って、1対1で話す
■ 全員に「この3つの原因で全てカバーできましたか？」と聞いて全員がうなずいたら、次に行く、、、と言ったことができない。 参加者に「手を上げる」「ChatでYes,Noを答えてもらう」という代替案はあるが、少し時間がかかる
Web会議のメリット
■ 議事録がデジタルデータで、その場でどんどん仕上がっていく。 対面型だと、手書きのふせんなので、後から打ち込む必要がある
Q4✅ 参加者が前向きになってくれないとき？ どうしたら？
A4 参加者の役割（「建設的に」「My Plan」）、セッションルール（特に「対案無ければ賛成」）をきちんと説明したら、後ろ向きになることは、ありません。
■ 私自身は300回を超えた回数を経験していますが、今までそんなことはありませんでした。
■ 問題討議中は、議論中に不満そうな顔をする人は当然います。そんな時は、休憩を取って感想を聞くなど、工夫は必要です。
■ 事前に問題を集めることも、大切です。 プリセッションを行い、ふせん会議の1-2週間前に、前出席者から問題を集めると、各参加者がどんな感触を持っているかが分かるので、注意人物がいたら、事前に会っておくことも必要です。
Q5✅ セッションリーダーが誘導してしまったり、すぐ解決策に入ってしまうくせはどうしたら？
A5 初心者ほど、この傾向があります
答えは、自分が「ドローンになって、空中から発言内容を見ている」ように、まるで傍聴席にいるよう意識することです。
以下は「参加者の役割」として明確にしていますので、中身に入る必要はありません
■ 問題の原因をあげて、それを特定する
■ 解決策を考える
■ 活動計画で、「この件は私がやります」と実行責任者を名乗る
まとめ
この記事では、ふせん会議の模擬動画を視聴していただいた、セミナー受講生の典型的な質問への回答をご紹介しました。
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