【プロジェクト推進力】PMO (project management office) がプロジェクトをうまく運営する核になります🎈

　会社の生産性を劇的に上げたい、そんな変革をリードしてくれるプロジェクトを実現したい、、、と思っておられませんか？

　この記事は、業務改革や情報システム開発のプロジェクトを円滑に運営する核となる、PMO （Project Management Office)について、ご紹介します🎈

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⏩ プロジェクトを円滑に動かせるためにPMO（Project Management Office）を設置します

　PMOが具体的に機能するために、まずPMO人材を2~3名配置することがとても重要です。

✅ PMOの役割とは？

• 　会議室確保

• 　プロジェクトスケジュールの維持管理

• 　スポンサー（プロジェクトオーナー）への報告日程確保

• 　週次・月次プロジェクト会議を運営し、議事録をつくる

• 　プロジェクトで必要となる、報告資料、参照資料などを作成・保管

• 　プロジェクトに必要な備品や事務用品を確保　など

　次にプロジェクト体制をつくります。

✅以下の役割を担う人選を行い、プロジェクト体制をつくります　

• 　プロジェクトスポンサー　（当プロジェクトの事業責任者で、プロジェクトに必要な人・予算を動かせる）

• 　プロジェクトリーダー　（プロジェクト計画立案責任者）

• 　ステアリングコミッティー　（プロジェクトで出る懸念事項の意思決定機関）

• 　プロジェクトメンバー　（プロジェクトリーダーとともに、現状の悪さ加減を調査したり、改革の計画を立てるための調査、インタビュー、各関係部門とのコミュニケーション、などを実行する）

これらを図解すると下の図になります。 図中のHxの番号は、Change Managementという手法でご紹介している6つのプロジェクト成功の条件の番号です。

　これらを回す中心的役割を担うのがPMO （プロジェクト・マネジメント・オフィス）です。 その仕事は、プロジェクトの立ち上げから、運営、目標達成まで、ずっと続きます。

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⏩ PMOが出来たら、こんな検討をどんどん決めていきます

✅　プロジェクト期間と目標の設定

• 3ヶ月が適切です

• プロジェクトスポンサーに十分な回数インタビューし、「5年後にどんな姿を目指す？」「そのために、何がやりたいか、何を変えたいか？」を十分把握し、3か月後に何がどの程度知りたいかを確認します。

• 3か月後の目標を、プロジェクト計画と関係者の価値観共有とする

• プロジェクト計画とは、「なにをどう変える」「その優先度」「その根拠」「スケジュール感」「必要な投資と回収計画」などを含みます

✅　週次サイクルのプロジェクト活動を決め、確実に回す

• 週次プロジェクト検討会：　毎週、プロジェクトメンバーを集め、様々な検討を行います。 現場の仕事を持ちながら、プロジェクト活動をしてもらうため、現実的には、週に1日~2日ぐらいが望ましい

• 具体的な検討項目の例

  • 現状把握（例： 現状のプロセス、現状のお客様の声、現状の商品提供リードタイム、製品クレーム数、、、など）

  • 目指す姿を「Vision」案を作り、スポンサーの承認を得る

  • Vision達成するために、何をどう変えるのか？ 仮説立案

  • 仮説検証のための、各部門、社外のお客さまや仕入れ先の意見を聞く

  • 仮説検証結果のまとめ

  • 改革のスケジュール・予算　など

• 週次プロジェクト検討会の準備（検討会の資料）

• 週次プロジェクト検討会結果のスポンサー報告・軌道修正

• 懸案事項がたまったら、ステアリングコミッティーに図る

• それらの活動結果をレビューして、次週のプロジェクト検討会を改善していく

✅　プロジェクトWork Bench(作業台) と言う名のプロジェクト運営のルールを作っておく

　要点は、プロジェクト名、プロジェクト中に作る資料の名前のルール化、テンプレートの事前規定（例： Powerpointのpotファイル）、ファイルの共有ルール、サーバーの規定、　　などを、PMOで決め、プロジェクトメンバーに共有し、守ってもらうことで、プロジェクトの生産性を高めます

　詳しくは、下の記事をご覧ください。

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⏩ そして必要なのがプロジェクト牽引力です

　プロジェクト牽引力とは、プロジェクトメンバーや、スポンサーが、

「よくやってくれている」「これなら着いていける」「任せられる」「なかなかすごい」

と言ってくれるように、日々運営することです。

どうしたらできる？

• 過去のプロジェクト経験で失敗を成功にさせる強い意思　

• １つか2つ、「すごい」と言わせるスキルを持つ

  • 例えば、会議の運営、議事録を数分後にまとめて提出できる、、、など

• プロジェクトを進めるにあたり、いくつかの切り口を持っている。 例えば、

  • 仮説検証技法

  • 会議運営技法

  • ５ Forces,　3軸戦略、 ４P などコンサルティング業界で使われる手法

　最初は勇気がいりますが、ぜひチャレンジしてみて下さい。

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まとめ

　本日は、企業にお勤めで、業務改革や情報システム開発などのプロジェクトを円滑に運営するPMO（Project Management Office）をご紹介しました。

⏩　PMOの設置
⏩　PMOが進めるべき検討項目
⏩　プロジェクトのけん引力

　私が得意とする「プロジェクト推進力」は、もっと奥が深く、たくさんのテクニックや、ノウハウが一杯あります。

　お時間ありましたら、下の記事がプロジェクト推進力の「索引」になっています。 ぜひご覧ください。

　最後までお読みいただき、ありがとうございました。