【ふせん会議術】Web会議でも交通整理が上手にできる🤩
zoomやTeamsと言ったweb会議で、中々意見がまとまらない、議論があっちこっち行く、と言った会議に出て、イライラすることありませんか？
私、2024年7月から、いままで全く知らなかった会社からコンサルティング契約をいただき、そのお客様とWeb会議があり、出席しました。
2時間のWeb会議でしたが、会議が始まって1時間ほどすると、冒頭のような状況になってきたのです。
9人の会議だったのですが、数人は会議室に、半数はWeb参加で、私は京都からWebで参加しました。
私はオブザーバ参加、つまり、聞き役のつもりだったのですが、、、議論が空中戦になって、
しかも司会役が途中で緊急の用事で抜け💦、気がつけば私が交通整理をやり始めていました
結果は ○ でした。 つまり「現状が整理できて、今後進めるにあたり課題となる項目が明かになった」のです🤩
会議の交通整理とは？
私は、「ふせん会議術」という特技を持っています。
簡単に言うと「もめる会議を整理して、全員が納得し、期待した成果物ができる」ように、皆んなの発言をふせんに書いて、前に貼って会議を運営できるのです。
ご参考まで「ふせん会議術」をご紹介している記事です。 無料部分だけでも、その特長はお判りいただけると思います
ところが、コロナ以降Web会議が増えて、どこにいても参加できる、など便利になりましたが、議論が空中戦になったとき、web会議の交通整理はとても難しいです。
特に、今まで会ったことのない初めてのメンバーの方たちとのWeb会議になると、「何をおっしゃっているかわからない」など言えませんよね。
私が、議論の交通整理できるのは、素質があるのかな？と自画自賛したこともありますが、よくよく振り返ると、あるくせがあることがわかったのです。
この記事で、お伝えしたいのは、Web会議でも使える、ちょっとした「くせでできる」ということなんです。
私が交通整理するまでの状況
会議にはいろいろありますよね。
例えば「新商品」を説明して、理解を得るというものもあるし、
右か左かを決定する会議もあります。
冒頭で述べた会議は、結果から見ると、以下の複数の目的があったのです。
✅ 新しい要請がお客様からあり、短納期で商品の提供が求められた
✅ その背景・要請内容を関係者で理解する
✅ その要請の対応案をいくつか出し
✅ その優劣を議論し
✅ 今後解決しなければいけない問題を明らかにする
参加者9名の内訳は、お客様A部門3名・IT部門 3名・取引先2名で、私は外部のコンサルタントで、京都からWebで参加、という状況でした。
1,2は、良く知っている方から、Powerpointを画面で表示しながら、説明があり、全員理解できました。
3 から議論が迷走状態になりました。
司会者は、事前に考えていた2案に議論を持って行こうと、下のような表をWeb会議の画面に見せながら、発言を埋めていこうとしたのです、、、
会議が踊りはじめた （難航し始めた）
司会者が表形式の画面を出して、発言をタイプしはじめたが、発言内容の一部しか文字化していないので、後から読んで誤解をまねく （と私が感じた）
複数の人がどんどん、バラバラに発言するので、タイプしきれない
そもそも、次々と発言される内容が、入力しようとしている表に当てはまらない （と私が感じた）
落としどころ案A,Bとは、異なる軸の議論が出始めた。例えばA案と言っても、やり方が2つある、、、など
しかも、司会者が緊急の対応で、会議を抜けることに、、、、
このまま、私はだまって、進捗を見守ることもできたのですが、、、
私は「解決すべき問題を理解したい、そのためには問題を整理したい」という強い願望が止められなくなってきたのです。
そこで、いよいよ私が登場するのです
Web会議でも使える私の「くせ」
私が会議で気にしている「くせ」が２つあります
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