【プロジェクト推進力】プロジェクトを支えるWork Bench（作業台）とは？

プロジェクトとは？

　企業が「今のままでは競合に負ける」「お客様からのビジネスが縮小ぎみだ」「主力の製品が売れなくなってきた」と言った問題が出てきたと仮定します。

　このような事態になると、通常の業務を行っている人の中から、エースを選んで、今までの業務に加えて会社を変えるため、一時的なプロジェクトを起こします。　

　つまり、プロジェクトとは、通常業務外の「改革」の計画を立てるため、選ばれた社員が、現職を一時的に離れて、改革の計画を立てたり、実行したり、引っ張っていくことで、期限のある一時的な組織の活動です。

　もし、あなたが「プロジェクトチーム」に選ばれたら、どうします？

　世の中には、PMBOKなどのプロジェクト運営の資格や・ノウハウがありますが、それだけではプロジェクトは動きません。

　私が70以上のプロジェクトを成功させてきた経験から「プロジェクト推進力」には、プロジェクトの生産性を高めるための環境づくりが重要と考えています。

　これを、⏩プロジェクト・ワークベンチ（Work Bench)と呼んでいます

【参考】この資料は2024/11/24に改訂しました

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⏩ プロジェクトWork Benchが必要な理由

　複数のメンバーでプロジェクトを行う時、みんなが好き勝手なツールを選んで、バラバラに資料を作るのは問題が起こりますよね？

あるある問題

　多くのプロジェクトで資料作成ルールを決めずに開始してしまうこと、ありませんか？　これでは、優秀なプロジェクトメンバーの時間がもったいないです。

• 大事な会議の議事録を、AさんはExcelで、BさんはWordで、CさんはPowerpointで作る

• 議事録に必ず必要な、日時・出席者・目的・議題、などが、バラバラな形式で記録される

• Aさんが作った資料を流用したが、形式が異なり、見栄えを統一するのに時間がかかる

• 人によって、フォント、箇条書きの記号、文字サイズがばらばら

資料を作成するときのニーズは、、、

• Aさんの作った資料を流用したい

• 社長にプレゼンをメンバーで各ページを分担して作る

• 資料作成を短時間で、見やすいものを作りたい

• 印刷が必要な場合は、安く・楽に・見る人が便利と感じるよう印刷する

プロジェクト開始時にこんなことを取り決める

　私は、IBMという会社でコンサルティング部門に異動した時、アメリカまで出張して、こんなことを習いました。

• Powerpointで資料を作成するための、テンプレート（potファイル）のつくり方　→　これで、新しいPowerpoint資料を作る時間が半分でできる

• Powerpointでプレゼン資料をつくる考え方　→　起承転結と言ったストーリーを最初に決めて、それぞれのページのレイアウトの決め方

• ファイル名のルールを決める

　そして、自分自身、チームの生産性が上がったことを実感しました🎈

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⏩　プロジェクトWork Benchとは？

　2024年7月から始まったA社の業務改革プロジェクトでは、私から以下の提案を行い、すぐ採用していただきました

• ✅ 会議の議事録フォーム：　Excelのひな型

• ✅ プロジェクトで作る資料のファイル名ルール

• ✅ Powerpointファイルの規定フォーマット　： pot ファイル

• ✅ 定例プロジェクト会議のスケジュール：　毎週XX曜日の午後　など

• ✅ 情報共有ルール

• ✅ プロジェクトメンバーリスト： 姓名・所属・職位・連絡先：メアド：役割　など

• ✅ PMO （Project Management Office）プロジェクトを運営する事務局の役割

• ✅ 印刷する場合は、「安く」「楽に」「利用者が便利」に

　以下に、作ったルールや資料のひな型をご紹介します。

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⏩　プロジェクトWork Bench事例紹介

　プロジェクトを円滑に動かし、牽引していくためには、PMOという組織・役割が必要です。