【ふせん会議術】こんな準備をすれば本番がスムースに運びます🤩
重要な会議であなたが司会進行役とします。
うまく進行しなかったら？ と悩むこと、ありませんか？
「#ふせん会議術」と言う手法で、私が司会進行役をする時にかならず準備していることをご紹介します🤩
それは、必ず使う「ふせん」を、事前に準備しておくことなんです。
ふせん会議術を使った成果物とは？
ちょっと見にくくてすみません。
下の写真は、私が司会進行役として議論を1時間余でまとめた、2枚の模造紙で、これがふせん会議術を使った成果物なのです。
ふせん会議は、こんな順番で進めます
✅ 背景を理解： なぜこの目標が決まったのか？ 目標の背景・理由
✅ 目標を確認
✅ 最初の問題を、参加者に説明してもらい、それをP1（1番目の問題）として記述します
✅ P1の問題を「なぜ？」と原因を聞いて、その根っこ(Root）を明らかにしていきます。
✅ これをP2～P5 と別の問題を掘り下げ、明らかになった原因はR1～R7と7つ発見できました。
✅ 右の模造紙 R1～R7 の7つの根っこをひとつづつ、どうすれば解決するか？ を議論し、S1～S9のように解決策を書いていきます
✅ 誰がいつまでに何をする？ を決めて「ふせん会議」は完了です
ふせん会議をスムースに進める上でオススメの準備
1✅ 事務用品を準備しておく
2 ✅ 必ず使うふせんを、セッション前に書いておく
ふせん会議術を使った、下図のふせん会議の成果物をご覧ください。
赤線で囲った部分は、会議のテーマが何であれ、必ず使うものです。
これを、司会進行役が毎回、参加者が発言する前に、書いていたら、参加者は「じれったい」「時間がもったいない」と思いませんか？
賢い皆様は、お気づきと思いますが、私も最近は、ふせん会議を行う時は、この赤枠のふせんを、必ず前日までに準備して、会議を迎えます。
参加者は、用意したふせんを、その都度貼っていく所を見て、「会議がサクサクと進んで心地よい」と感じていただけるのです。
3✅ 優先度を議論する模造紙を作っておく
ここに、問題討議した結果、発見できたR1～R7の、原因の根っこを、重要度・難易度の2軸で、優先度を参加者に図るための図なんです。
この模造紙と、R1～R7 を用意しておいて、参加者全員に、R1の重要度と難易度はどこですか？ と聞きながら下図のように、貼っていくのです。
結果、重要度の高いもの順に、解決策を議論していく、という風に使うのです。 つまり、困難で重要度が低いものは、解決策検討から外す、という「集中と選択」を迫るのです。
Y軸： 重要度
X軸： 右が容易・左が困難
4✅ 活動計画用の模造紙を作っておく
下図のように、模造紙2枚に貼るふせんを、事前に作っておきます。
タイトル： 「Action Plan・活動計画」と、「誰が？」「いつまでに？」
事務局として必要な作業
✅A1 結果速報を全員に送る： 模造紙をスマホカメラで撮影したものを送る
✅A2 1週間後に、模造紙内容を文字起こしして、Excel表に入れたものを、参加者に「成果物」として送付
✅A3 トップ報告 2日間のセッション結果を要約して、トップに報告する日程を確保
✅A4 フォローアップセッション： 1か月後をめどに、同じ参加者があつまり、決めた活動計画が予定通り進んでいるかを相互に確認する
解決策を活動計画に落とし込む （上図の右側）
✅A5～ 優先度の高いS1,S2などの解決策を、誰がいつまでに行動に移すかを全員で決めていくための様式です。
✅ 参加者に前向きになってもらうための模造紙を作っておく
この模造紙とふせんは、ふせん会議術のテクニックです。
ふせん会議を始める前に、下図の貢献・期待を全員に書いていただくことで、各参加者の意識を高めると同時に、運営事務局がその人となりを知ることができます。
そして、ふせん会議が終了する直前に、全員に、結果を評価してもらいます。
その評価が◎なのか△なのか、×なのかによって、参加者の期待に、ふせん会議がどれほど貢献したかが見えるのです。
まとめ
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