元業務改善コンサルが業務効率化のコツをまとめてみた
こんにちは豊藏(@shotatykr)です。
普段はアイオイクス社にてWebマーケティングの仕事をしています。
今日話したいのは「業務改善」についてです。
日々仕事をする中で、「やってもやっても仕事が終わらない・・・」「どんどん仕事が増えてくる・・・」という人は少なくないのではないでしょうか？
仕事は、正直やろうと思えばいくらでもやることが出来ますし、いくらでもサボる(笑)ことも出来ちゃいます。
例えば、「提案書を作る」を1つ取っても、「既存の資料をツギハギにして作る」と「顧客課題を全てくみ取って1から作る」では全然量や質も変わってきますよね。
そこで、今日は「業務の効率化」についてお話しようと思います。
この記事を書いている僕は、2年ほどITツールを活用した業務効率化プロジェクトにて、コンサルタントとして働いていたのでそれなりにお役に立てるかなと思います。
それでは早速行ってみましょう。
1.渡されたタスクの目的を考える
まず大事なのは渡された/自分がやるタスクの目的を定義することです。
例えば、提案書を作って提出する・・であればゴールは「顧客に価値を感じてもらえるストーリーを作る」ことです。
例えば、調査や改善起案を作るのであれば「必要な情報を可視化し意思決定を促す」ことです。
このように、一つ一つのタスクには目的と目指したい結果があるので、それを整理します。
これはどんな小さなタスクにも当てはまります。
作業に入る前に目的を整理すると「あれ？この業務って本当に必要だっけ？」となったりするので、まず目的を整理するのが重要です。
2.タスクのストーリーをメモ書きする
タスクの作業に入る前に必要なのは「考え方を考える」ことです。
必要な作業の為に歩むべきプロセスを可視化します。
例えば、提案書を作るであれば、
①ストーリーを起こす
②関係者に了承を取る
③データを集める
④ドラフトを作る
⑤金額を調整する
⑥体裁をチェックする
⑦提出をする
といった感じですね。
これについては、結構似た話を以下の記事でもしているので、よろしければご覧ください。
3.業務を定型/非定型まで分解する
次に大切なのは、業務を定型と非定型に分解することです。
タスクを細かく切っていくと、必ず定型な作業というのは発生します。
その定型な作業は、なるべく休憩時間や頭が回らない時間に取っておきましょう。
人間の脳にはピークとそうでない時間帯が必ず存在します。
すごく頭が回っている時に、シンプルなタスクに時間を使うのは勿体ないです。自分が最もクリエイティブを使わなければならない時の為に、脳のリソースを取っておきましょう。
また、定型化した業務は「自動化出来ないか？」という観点で考える事も重要です。
GoogleAppsScriptやRPAツール等を活用しても良いですが、身近なところだとExcelのショートカット、関数等ソフトウェアで解決できないかをググってみることが重要です。
めんどくさい手打ちをしている。膨大な定型作業がある。という人は要注意です。
4.遂行する上で足りない材料はまず相談する
何か新しいことや、自分のスキル不足によって時間がかかる事もあると思います。
そういう時は自分よりも知見がある人にまず５分相談してみましょう。
役に立ちそうなアウトプットがあるか？見ておくべき参考資料はあるか？等具体的なHowまで落ちていることが重要です。
自分で一人で悩んでも、自分の知識以上のアウトプットは出せません(習熟する必要があります。)
その為、まずその道の専門家(社内で一番得意そうな人でも良いです。)に５分だけ時間をもらって、考え方を作るために必要な観点をもらう。その方が結果的に早くなります。
5.時間を決めて情報を集める
情報を集める時は絶対に時間を決めましょう。
何時間もうんうん探したり、やみくもにデータを分析してもアウトプットの質は深まりません。
「洗い出すフェーズ」「情報を整理するフェーズ」「書き出すフェーズ」等、今自分が何をしていて、それにどれくらい時間を使うべきなのか？を自問自答しながら進めるのがおススメです。
6.タスクが終了した際に作業を振り返る
タスクが終了した段階で、次に同じ依頼が来たときに「どうすればもっと早く終わるか」という観点と「よりよくするにはどうすべきだったか？」を振り返りましょう。
同じような作業なのに、２回目の方が時間が短くなっていなければかなり問題アリです。
品質においても、当時の作業を一つ一つ俯瞰し、足りなかった要素、抜け漏れている内容は必ず振り返りましょう。
この繰り返しをすることで質もスピードも向上してきます。
まとめ:時間とともに業務はどんどん楽になる、はず
基本的に、人間はやればやるほど上達する生き物です。
１年前の自分と比べて、自分が成長(スピードが速くなる/品質が高くなる)出来ていなければ、それは高確率で業務への取り組み方が誤っています。
特に、テクノロジーの進化は日進月歩です。今まで面倒で手作業によってやらなければならなかったものも、いざ調べてみたら「５分で出来るツールがあった！」という事も少なくありません。
あなたが面倒くさいことや、課題に感じることは、ほかの人も面倒に感じていることです。日本中を見渡せば、誰かが解決したりしています。
そうした情報を取得し、スピードを上げつつ、自分のアウトプットをより高める為に何が出来るのか？を振り返りましょう。
そんな小さな積み重ねを続けていくことで、業務はどんどん効率化していけるかな～と思います。
最後までお読みいただきありがとうございました！
以上、豊藏(@shotatykr)でした！