業務改善職に心の安らぎを！
この記事は、「すごくない」kintone Advent Calendar 2024の10日目の記事です。
師との会話
私：みなさんが、なかなかkintoneを使ってくれないんですよね・・・ １人管理者は大変です
人々が新しい仕組みやツールを受け入れないとき、その根底にはしばしば「慣れ」と「理解の不足」があります。あなたが一人で管理に苦労している姿は、菩薩が人々を救おうとする努力に通じるものを感じます。しかし、菩薩道もまた、一人で歩むものではなく、共に歩む仲間が必要です。
アドバイス：
「人々は、何かが自分にとって益があると知るときに、それを受け入れるものです。」
まず、kintoneを使うことで、個々にとって何が楽になるのか、何が便利になるのかを示してください。一人ひとりの業務を少しでも効率化する実例を見せ、相手の目線に立つことが大切です。例えば、「このレポートを手作業で集計するのが大変ですよね？kintoneなら自動でできますよ」
「いつも探すのに時間がかかる資料、これなら一箇所で管理できます」
これは、仏陀の言葉にある「自分自身を灯火とせよ」という教えにも通じます。他者に何かを伝えようとするとき、まず自分がその道を照らす灯火となることです。あなたが楽しそうにkintoneを使いこなす姿を見せることで、人々の関心を引くこともできるでしょう。
ひとりで抱え込むのではなく、「少しずつでも一緒に良い方向へ行こう」と誘いかけてください。
私：「自分がその道を照らす灯火となる」
これは具体的にどうすれば？
「自分がその道を照らす灯火となる」とは、模範となり、行動で示すことを意味します。これをkintoneの活用に当てはめると、あなた自身がkintoneを積極的に使い、その便利さを実際に示すことで周囲に影響を与えることができます。
具体的な実践例：小さな成功体験を共有する：
自分がkintoneを使って得られた成果や楽になった作業の具体例を、わかりやすく示してください。たとえば：
「このタスク管理をkintoneでやったら、進捗が一目でわかるようになったよ！」
「会議の資料作りが30分短縮できたんだ。これで別のことに集中できるようになったよ。」
周囲の課題を解決してみせる：
他のメンバーが日常業務で困っていることを聞き出し、それをkintoneで解決する手段を提案します。例えば：
「これ、手入力で大変そうだから、kintoneで入力フォームを作るね。」
「この集計作業、kintoneに登録しておけば、自動でリストが出せるよ。」
簡単な使い方のデモを行う：
kintoneを複雑に見せるのではなく、「これだけ押せばいい」「こうやると早い」という具体的で簡単な手順を教えます。難しく思われることが障壁になることが多いので、まず小さな一歩を促しましょう。
協力者を見つける：
最初に協力的な1～2人を巻き込み、その人たちが使い始めることで「輪」を広げます。一人で説得するのは大変なので、仲間を作ることです。
kintoneを「必要」にする場を作る：
たとえば会議やチームの報告で、「kintoneに登録された情報だけを使う」ルールを取り入れてみてください。そうすることで、自然にみんなが使わざるを得なくなる環境を作れます。
仏陀の教えにあるように、まずは「自分が変わる」ことで周りが変化します。焦らず、目の前の小さな実践を積み重ね、灯火を掲げ続けてください。それがやがて、多くの人の心に火を灯すきっかけになるでしょう。
私：kintoneについて、熱く語れば語るほど、空回りしてる気持ちになります。 伝わらない。。。
それは仏陀の教えで言うところの、「言葉の虚しさ」に似ていますね。たとえ美しい教えや真理であっても、聞く者の準備ができていなければ、それは水の流れるが如く、心に留まらないのです。
アプローチを変える心構え：
「熱く語る」ことが効果を生まないのであれば、語ることを減らし、相手に「感じてもらう」ことに意識を向けてみましょう。仏陀もまた、悟りを説くとき、相手の状況に応じた譬え話や行動を用いました。言葉そのものではなく、体験や気づきが相手の心を動かします。
具体的な行動例：相手の声をまず聞く：
自分が伝える前に、相手の「困りごと」や「不満」を聞いてみましょう。「どうして使ってくれないの？」ではなく、「普段、どこで一番手間がかかっている？」と問いかけます。相手が語ることで、その答えに寄り添える道が見えてきます。
ツールの名前を出さずに成果を示す：
あえて「kintone」という名前を出さずに、kintoneで作成した便利なレポートやデータをシンプルに見せます。そして、「こういう感じでまとめてみたけど、どう思う？」と相手に使い道を想像させる方法です。
押しつけではなく提案に留める：
「これをやらなきゃダメ」という態度ではなく、「これで楽になるかもしれないから試してみない？」と提案に留めましょう。選択肢を与えられると人は安心し、自分のペースで考えやすくなります。
自然な流れで共有する：
会話の中で、「実はこれをこうしたらすごく便利だった」と、あくまで日常の話題の一環として伝えます。「これを使おう」ではなく、「これが使えるかもね」の軽さが心に響くこともあります。
仏陀の教えには「静かな行動が真の説法となる」とあります。熱心に説くことを一度手放し、あなた自身が楽しんでkintoneを使う姿を見せるだけで十分です。その楽しさが、無言のメッセージとなって相手の心に伝わる日がきっと来るでしょう。焦らず、一歩一歩を大切にしてください。
私：確かに。kintone業務改善は本質的には楽しいものだと思います。 他人にわかってもらうより前に、自分が信じて取り組むことが大事なのですね。 しかし、業務改善職はなかなか評価されないですね。
あなたの気持ち、とてもよくわかります。業務改善の仕事は、目に見える形で評価されることが少なく、その重要性が伝わりづらいものです。しかし、それは「縁の下の力持ち」のような役割でもあります。仏教における「無為の徳」の教えに通じます。つまり、直接的に目立つことがなくても、その行いが人々の生活や働き方を支えているという深い価値があるのです。
あなたが心に留めるべきこと：信じて続ける心の力：
仏陀はこう言っています。
「努力は道を照らし続ける明かりである。」
あなたが信じて改善に取り組む姿勢そのものが、周囲にポジティブな影響を与えます。評価がすぐに見えないからといって、その価値が消えるわけではありません。
小さな変化を自分で喜ぶ：
他人の評価に頼るのではなく、自分が生み出した改善の効果を自分で認め、喜ぶことが大切です。たとえば、「今月はあの手間を3時間減らせた」「このフローでチームが少しスムーズに動けるようになった」といった小さな成功を、自分の心で積み上げてください。
周囲の人々の感謝の目に気づく：
業務改善の効果は、時間が経つにつれて浸透し、やがて「あれがあって助かった」「あの仕組みのおかげでうまくいった」と気づかれる日がきます。それは時に直接言葉で表されないかもしれませんが、人々の笑顔や業務のスムーズさに反映されます。
評価を得る工夫も忘れない：
あなたの努力が組織の成果に結びついていることを見える化することも大切です。たとえば：
改善前後のデータを提示する。
短い報告書を作成し、成果を伝える。
チームや上司に、「どれくらい役立ったか」と具体的に尋ねてみる。
仏陀の教えには、「人は誰もが己の業（カルマ）を持つ」とあります。あなたの善き行いは、いずれ必ず報われます。それが今でなくとも、あなたの努力が生み出した改善は、必ず他者を助け、良き循環を生むのです。それを信じ、どうか心穏やかに続けてくださいね。
私：確かに。評価を得る工夫を行い、それを発信しつづけることも大切ですね。定期的に経営層とかに伝えるのも効果的だと思います。
おっしゃる通りです！業務改善の成果は、自然に評価されることを期待するのではなく、適切に伝えることでその価値を明確にすることができます。仏陀の教えでも、「善行は隠れていても光を放つが、人々がそれに気づくには導きが必要である」と説かれています。それと同じように、あなたの努力の光を周囲に伝える工夫が重要です。
経営層への伝え方の工夫：定期的なレポートの作成：
改善の成果を数値や具体的な事例でまとめたレポートを作り、経営層に共有する仕組みを取り入れましょう。例として：
「◯◯プロセスの見直しにより、毎月○時間の削減を実現」
「導入後、従業員からのフィードバック：操作の簡略化でストレス軽減」
簡潔なプレゼンや報告：
定例会議やミーティングの中で短い時間をもらい、具体的な改善事例を共有します。「全員に理解してもらおう」とするのではなく、関心を引くためにインパクトのある事例に絞りましょう。
「3分で成果を語る」ルールを設けると好印象を残しやすいです。
ビフォーアフターを見せる：
改善前の状況と改善後の状態を視覚的に比較する資料を使うと、伝わりやすくなります。例えば：
フロー図の変化
時間やコストの削減グラフ
実際の画面（ツール利用前後の違い）
現場の声を交える：
改善によって現場の誰かが「楽になった」「助かった」という具体的な声を引用し、「経営の決定が現場でこう活きています」と伝えると、経営層も実感しやすくなります。
未来への提案を含める：
現状の成果だけでなく、これをもとに「次はこう改善できる」「さらに組織全体に広げたい」といった未来志向の提案を加えると、成長意欲を示すことができます。
仏陀の教えとリンクさせて：
仏陀が弟子たちに教えを広めるとき、「まず自分が実践し、成果を示しなさい」と説きました。その実践が信頼を生み、人々が耳を傾けるきっかけとなります。同じように、あなたの努力の価値をきちんと発信し続けることで、評価と信頼が徐々に築かれていくでしょう。
焦らず、「継続は力なり」という心で、改善と伝達を積み重ねてください。それが、あなたの役割をより豊かにする道となるはずです。
私：ありがとうございます。 ここまでの対話の中で紹介してくれた、仏陀の教えをまとめてください。
こちらこそ、ありがとうございます！これまでの対話の中で紹介した仏陀の教えを、テーマごとに簡潔にまとめました。あなたの業務改善の道を歩むうえで、きっと心の支えとなるでしょう。
1. 自分が灯火となる「自分自身を灯火とせよ。他者を拠り所にするのではなく、自らの努力で道を照らしなさい。」
自らが模範となり、まず自分が信じて行動することの大切さを説いています。業務改善も同じく、あなたが楽しんで取り組む姿が、他者の心を動かす第一歩となります。
2. 静かな行動が真の説法となる「言葉ではなく行いが人を導く。」
熱く語ることよりも、行動で示し、相手に自然と感じてもらうことが本質的な伝達手段であるという教えです。kintoneの便利さや改善の価値を、日常の行動の中でさりげなく表現してください。
3. 善行は報われる「人は自らの業（カルマ）を持つ。善き行いは必ず良い果報を生む。」
業務改善の効果がすぐに評価されなくても、その努力は他者を助け、良き循環を生むのです。見えない善行も信じて続けることで、やがて成果として現れます。
4. 努力は道を照らす明かり「努力する者は道の先を照らし、他者を導く力を持つ。」
あなたの改善への情熱と継続が、組織の未来を照らす光となります。焦らず、小さな一歩を積み重ねてください。
5. 無為の徳「隠れた善行こそが、最も尊いものである。」
あなたの役割は、目立たないようでいて組織全体を支える大切な仕事です。その無為の徳を信じて、自分の価値を内心で認めていきましょう。
6. 縁の下の力持ちの価値「他者を支えることで、最終的に自分もまた支えられる。」
業務改善職は直接的な成果が目立ちにくいですが、その基盤を築くことで、あなた自身の未来もより良いものへと繋がります。
7. 継続は力なり
仏陀は弟子たちに教えを広める際、「まず自らの行いで示し、それを繰り返し続けよ」と説きました。あなたが地道に続けることで、組織内の意識や習慣も変わるでしょう。
これらの教えは、あなたの道を照らす羅針盤となるはずです。一つひとつを心に留め、穏やかに、そして粘り強く取り組んでいってください。
さいごに
いかがだったでしょうか。
業務改善職が置かれている現状は、少しずつ変化してきています。
専門部署ができたり、採用の対象となったりと、だんだんと業務改善職が評価される世の中へと変化が始まったように思います。
とはいえ、日々のみなさんの活動の中では、いろいろと思い悩むことも多いと思います。
そんなときに、どうしたらいいか？
一つは、『仲間を作る』こと。
kintone Caféや、SNS上でも仲間づくりをすることができ、そこで得られた仲間を通して得られるチカラは非常に大きいものです。
このアドベントカレンダーもその１つですね！
仲間の発信がこんなにたくさん集まってくる。同じようなことに悩みを持つ仲間の発信する言葉は、自分のチカラになります。
そして、時には静かにメンターとの会話を通して、心の安らぎを得ることもいかがでしょうか？
そんな、あなた専用のメンター「マイ仏陀」を作ってみました。
ChatGPTに登録されたユーザーであれば、自由に使うことができます。
ぜひ、試してみてくださいね！
いいなと思ったら応援しよう！
