使ってみて超役に立ったパワポ小技集
ここ数か月仕事が本当に忙しい・・・！！
最近は毎日23時くらいまで仕事しています・・・がやりたいことがやれているのですべてが心地いいです。
とはいえ仕事効率をもっと上げていく必要があることは明白であるわけで・・・
何に時間がかかっているかを考えてみると、私の場合、顧客商談用の資料作成です。
しかも資料は圧倒的なパワーポイントが多いです。
そして、今は企業様に対してリファラル採用のコンサルティングを行っているので、現状企業様毎に資料をオーダーメイドに近い形で作っています。
(今後は資料の型を作り組織で作業工数を下げに行く動きが必要ですが笑)よってパワーポイントにかける時間を削減することが、大きな時間短縮になります。
そこでユーチューブと本で勉強をして、ショートカットや小技を色々試してみることにしました。たくさん技があるのですが、すべてが自分にとって良いわけではなかったのですが、一方取り入れてから劇的に作成効率が改善したものもありました！
その上で、①ショートカットと②クイックアクセスツールバーの2軸で自分なりに最も作成効率が良くなる型を作ってたので、自身の備忘録の為にもnoteに纏めてみたいと思います。
ショートカット①図形編
目次や施策一覧を提示する際に、図形は必須のアイテムで私も大変よく使います。等間隔に同じ大きさに並べる、高さを揃える、複数の図形を一気に移動する、一気に拡大するなど様々な操作が生まれるのですが、上記をマスターすると圧倒的に綺麗で納得のいく形を作り上げることが可能になりました。
マウス一本でやっていると、等間隔にしたり高さを揃えるだけでもちょびちょび動かしながら『う～んピタッと合わない・・・』みたいな経験皆様もあるのではないでしょうか。
図形の複製移動では、コピーした図形を垂直水平に限定して移動させることが出来るので、『高さがピタッと合わない！』というイライラに遭遇することもなくなりました。
図形のグループ化とは、複数の図形をグループ化して拡大をすると下記のよなイライラも解消されます。
グループ化すると、複数の図形を1つの図形をみなしてくれるので、均等に拡大作業をしてくれるのですが、普通に全選択で拡大をするとこのように、それぞれの図がそれぞれの大きさ(縮尺)に合わせて拡大を始めるので、ぐちゃぐちゃになってしまいます・・・
ショートカット②文字編
文字(フォント)に関する作業も超頻出です。
とくに、文字を入れ色や太さ、書式を変えた図形を他の図形にも転載したい！という場面は多く発生すると思いますが、文字を太くして、図形の枠線を変えて、文字の色を変えて・・・と各図形にそれぞれ対応しているとそれだけで莫大な時間がかかってしまうので、『文字の書式コピー』は地味ですが大きな知らかを発揮します。
ショートカット③APPENDIX
ショートカットは多すぎても使いこなせないのがオチなので、最低限の個数に絞ることにしました。
あとはプレゼンテーションへの切り替えだけ一瞬でできるようになれば十分かなと個人的には思っています。
④クイックアクセスツールバー
すべてショートカットで対応するのは逆に煩わしくなってしまうので、上記以外の者は『クイックアクセスツールバー』ですぐに操作できるように準備しておくのが良いです。
これです。
これもなかなかの優れもので、パワーポイント上にあるすべての操作(コマンド)から自身がよく使うものを一覧で常に身近に表示させることが出来ます。つまり、いちいち各タブを押して押して各コマンドにいちいちたどり着く作業が省けます。
全てのコマンドを一通り勉強した上で、最も効率を上げられるラインナップを自身で揃えてみました。
特にこの中で効果を発揮したのが下記です。
・オブジェクトを中央/上下に揃える
・左右/上下に整列
複数の図形を選択して上記を活用すると、高さや間隔を一瞬で綺麗に揃えてくれます。一つ一つマウスで調整するあの時間ロスがなくなりとても気持ちいいです(笑)
その他にグリッド線も地味にうれしいです。
スライドに縦横にラインが入るので、図形の整理や配置がスムーズにできるので個人的には愛用しています。
まとめ
この手のものはたくさん本も出ていますし、ユーチューブにも動画が上がっています。たくさん技があるのですが、たくさん活用するのは逆に非効率になるので、一通り試してみて自身にあったものだけを、①ショートカット②クイックアクセスツールバーに分けて活用するのがベストかなと個人的には感じています。
あとは仕事で実践しまくって、爆速で上記が使いこなせるようになれば、パワポ作成スピードはかなり向上すると思います。
参考ツール
最後に、今回勉強したものを共有させていただきます。
特に元伊藤忠商事の方の『ユースフル』というYouTubeチャンネルはExcelも含め、動画が圧倒的にわかりやすいので超お勧めです。
(長内孝平さんといって私と同い年です笑)
https://www.youtube.com/channel/UCRpRQ48LGfMpYojZo7Srabg
一方、PCスキルは本で勉強するのには向いているとも感じました。
すべての操作方法を本として職場の手元においておけるので、いつでもすぐに確認ができるからです。あと、ユーチューブ動画よりも紹介幅が広いので純粋に勉強になり使えるネタも増やせる気がします。
↓↓これ個人的なおすすめです！
ちなみにExcelに関しては、もうそれはそれは、この本が超圧倒的にわかりやすかったです！エクセルの見方が変わった本でした。
上記、長内孝平さんの本です。
ご清聴ありがとうございました！