速攻で仕事が進む計画を立てよう

仕事が早い
人より短い時間で終わらせられる
締め切りを守る

アイデアを１から出する人は違うところもあるのかもしれませんが、「あの人、仕事ができるよねー」って言われる人は、いつもこの３つができています。

仕事ができるようになるには上の３つを守るだけでいいのに、なかなか難しいんですよねー。

・朝、出勤してメールとチャット見てたら、いつの間にか昼休み
・１日中、なんか一生懸命してた気がするけど、成果物を作ってない
・家に帰って「あれ、今日、何したっけ？」

みたいな状態の人、多いと思います。

これ今日１日の計画力と実行力が不足しているからです。不足と言いましたが、意識できていないだけかもしれません。

今日１日の計画力と実行力が備わると、以下のように変わります。

＜前＞
いつも何かに追われている
緊急の仕事を、いつでも平気で受け取って頑張る
でも、いつも様々な締め切りに遅れてしまう
遅れるから信頼されづらい
結局、後から振り返ったときに記憶にも記録にも残っていない

＜後＞
自分が今日行う予定の仕事が明らかになっている
今は何をすべき時間なのか明確になっており、仕事に集中している
打ち合わせが早く終わったとき等にすぐに仕事を取り出せるストックがある
結果、仕事はめちゃくちゃ速く終わり、締め切りは守れる
集中できていて仕事が早いので、重要な仕事を依頼される

どうですか？すごい違いですよね。そういった人は一定数います。そうでなかった場合は、そういう風に変われるといいですよね。

そのためには、毎日、前日の最後か当日の朝一番に「今日、この時間にこれをやる！」と決めて、超集中して働くことが大切です。

では大きな結論は以上ですが、詳細と方法論を話していきたいと思います。

０．まず、心身ともに健康な状態になっておく

これができてないと、何をやっても仕事に集中して早く質のいいものを仕上げることは難しいです。心身ともに健康な状態が、一番。

すごく痛いところがあっては、なかなか仕事に集中できません。
プライベートでとんでもないトラブルに巻き込まれていたら、仕事に集中できません。
借金取りに追い立てられていたら、仕事に集中できません。
寝不足でも、二日酔いでも、仕事に集中できません。

ってことで、まず、心と体が一番大事です。自分のコンディションを良い状態に持って行ってることが前提です。

といいつつ、今、病気がある人が読んでも意味がないというわけではなくて、そういった人にも自分の時間をうまく作るため、集中するために本記事を読んでほしいです。

１．事前に「自分がやるべきこと」を決めておく

みなさん、todoリストって作ってますでしょうか。そこに「やるべきこと」を管理しておいた方がいいです。「あれ？？？なんだっけ？」「あ、忘れてた」ということが繰り返されたり、「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ・・・」という状態では、これから話すことの効果が半減しちゃいます。

「今日、この時間にこれをやる！」と決めて、超集中して働くきます。それで、生産性も品質も非常に高い状態を保って働く！ことができます。「これをやらなきゃいけない！」ということは頭の外に出しておいて、集中できる状態を作ります。

そのリストの呼び方は「やること一覧」「Todoリスト」「バックログ」など、どう呼んでも構いません。紙に書いても、PC上のExcelやテキストでも、専用アプリでも何でもいいです。

ただただ、「自分がやらないといけないこと」は頭の外に出して、その瞬間に集中できる状態としておくことが大切です。

２．時間の単位(ここでは、１５分を推奨)の枠を作る

自分の就業時間ってきまってますよね？それを決まった時間に分けて一覧のようなものを作りましょう。例えば、９時３０分就業開始だったら、午前中だとこんな感じです。

9:30
9:45
10:00
10:15
10:30
10:45
11:00
11:15
11:30
11:45
12:00

15分なの？10分でも60分でもなくて、15分なの？っていう疑問があると思います。個人的には両方とも試してみましたが、打ち合わせが1時間単位で設定されることが多いところは15分があってる気がします。

10分だと、なんか気ぜわしかったです。さらに、集中する単位として10分は短すぎる気がします。この目的は集中することなので、集中できないのは本末転倒な気がします。

1時間だと、イマイチ集中力が高まりませんでした。プログラミング、縫製、時間のかかる料理の仕込み、執筆などを行う人はいいのかもしれませんが、普通に仕事をする人はもう少し短い方がいい気がします。

ちなみに30分だとすんごく中途半端でした。

イメージが分かりやすいように、それぞれ1日を見えるようにしておきますね。さらっと見てみて、自分に良さそうだなっていうのを選んでみましょう

・10分単位
個人的にはちょっと数が多いかなって思っています。でも、種類の多い仕事をポンポン考えないといけないかと。
9:30
9:40
9:50
10:00
10:10
10:20
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10:50
11:00
11:10
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18:00

・15分単位(推奨！)
ちょっと長い気もしますが、1時間枠の打ち合わせが多い当社としては、使いやすい気がしています。
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17:15
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17:45
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・30分単位
これも悪くないんですが、1時間枠の打ち合わせが早く終わったときにだらだらしちゃう感じがしました。仕事の単位では一番いいという人が多いかもしれません。
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10:00
10:30
11:00
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12:30
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・1時間単位(これをやるならOutlookが一番いい気がします)
一般的に一番多いのは1時間単位かもしれません。ちょっと間延びする気がしてて集中に向かない気がしますが・・・。でも、絵を描く、プログラムする、企画を考えるというようなずっと思考する仕事の人にはこれが向いているかもしれません。
9:30
10:30
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14:00
15:00
16:00
17:00
18:00

３．その時間枠に、自作業以外の枠を先に埋める

仕事の時間全てを自作業にできる人はここは不要です。でも、打ち合わせとか入ってる人って多いですよね。それは仕事における制約条件なので、先に入れてしまいます。

noteで書くと長くなっちゃいますね・・・。私のプライベートパソコンはExcelがないときがあるので(笑)、テキストでやってます。うちのメンバーはExcelでやってる人が多い気がします。

9:30 朝会
9:45 タスク確認
10:00
10:15
10:30
10:45
11:00 進捗会議
11:15 進捗会議
11:30 進捗会議
11:45 進捗会議
12:00
12:15
12:30
12:45
13:00 〇〇検討会
13:15 〇〇検討会
13:30 〇〇検討会
13:45 〇〇検討会
14:00
14:15
14:30
14:45
15:00
15:15
15:30
15:45
16:00 ××レビュー
16:15 ××レビュー
16:30 ××レビュー
16:45 ××レビュー
17:00
17:15
17:30 振り返り
17:45 翌日の計画
18:00 翌日の計画

４．余った枠に自分が今日行うべき仕事を入れる

あとは、自分の仕事の重要度と締め切りに近いものを考えて、打ち合わせ以外の枠に自分が行う仕事を埋めましょう。

コツとしては、自分やチームの成長、チームの目標達成の予定を入れようと頑張ることです。また、締め切り近い仕事は、自分でちゃんと意識して予定通り終わらせられるようにしましょう。

やってみますね。

9:30 朝会
9:45 タスク確認
10:00 プログラミング
10:15 プログラミング
10:30 プログラミング
10:45 プログラミング
11:00 進捗会議
11:15 進捗会議
11:30 進捗会議
11:45 進捗会議
12:00 昼休憩
12:15 昼休憩
12:30 昼休憩
12:45 昼休憩
13:00 〇〇検討会
13:15 〇〇検討会
13:30 〇〇検討会
13:45 〇〇検討会
14:00 〇〇検討会の議事メモ作成
14:15 △△の資料作成
14:30 △△の資料作成
14:45 △△の資料作成
15:00 お客様からの問い合わせメール調査
15:15 お客様からの問い合わせメール調査
15:30 お客様からの問い合わせメール調査
15:45 お客様からの問い合わせメール調査、回答
16:00 ××レビュー
16:15 ××レビュー
16:30 ××レビュー
16:45 ××レビュー
17:00 △△の資料作成(続き)
17:15 △△の資料作成(続き)
17:30 振り返り
17:45 翌日の計画
18:00 翌日の計画

こんな感じですね。朝の一番集中できるタイミングでプログラミングを入れているのがこだわりでしょうか。

また、15:00からの45分間で調査しつくして、最後の15分で回答するぞ！っていう意志も感じられますね。

自分の意志、想いがちゃんと入った計画にすることが大切です。

５．計画を確認し、「今はこれをやる時間」と決めて集中しきる

計画を立てたら、実行あるのみです。実行力はとにかく大事です。

計画で「今日、どの時間に何をすべきか」を明確にしました。なので、「今、何をする時間なのか」はすでに明確です。その仕事に全集中しましょう。上司から話しかけられてうまく集中できないこともあるかもしれませんが、一生懸命集中して結果を出しましょう。

６．おわりに

もちろん、そんなうまくいくことばかりじゃないと思います。お客さんから電話が来たり、急な依頼があったりすると思います。上司から「あれはまだか」と言われて時間を取られてしまうこともあるでしょう。

それはそれで仕方ないのです。でも、今日やってることが決まっていて、「今、集中して何を行うべきか」を意識して、本当の集中しましょう。

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