ガチ速仕事術

限られている時間の中でアウトプットを最大化していくかは全ての社会人の課題である。ここは取り入れたい、自分の血となり肉としていきたい部分をアウトプットとしてnoteにまとめていく。

前提として大事なこと

利益を出すこと＝「限られた時間の中で高い質の仕事をこなすこと」である。質を上げるためには、仕事のスピードを上げていくことがマストである。下手な飲み会に参加するよりも即レスの返信をする方が、信頼感を相手に与えることができる。レスの速さで相手の信頼を高めることができる。

事前インプットを行うのが大事！

　例えば、数学の試験の試験を想像して欲しい。最初から解いていくと試験時間い焦り、最後まで解けなかったことはないだろうか？
そんな時、一番最後の問題を見てから最初の問題を解き始めると、自然と脳が考えられており、いつの間にか解けている経験はないだろうか？
　この現象は事前に構想をインプットしておくことで脳の『無意識くん』が勝手に色々と考えてくれているからだ。
　だからこそこの現象を仕事の場においても活用することができる。事前に全体像をインプットしてから、物事を取り組むことが効率的だ。

発想力や創造力が求められる仕事は『ゴールデンタイム』に

午前中は脳がまっさらな状態だ。新しい知識を吸収しやすい上に、体力も沢山残っている。だからこそ、決断力や発想力、集中力が必要ないし発揮しなければいけない仕事は午前中のタスクといして片付けるべきだ。

通勤時間はスマホを触るな！

スマホから得られる情報量は膨大だ。通勤時間をスマホをいじっていると、朝から多くの決断をすることになってしまい、脳が疲労困憊になってしまう。なぜなら人は１日に3,500回の決断を行っている。だからこそ、何もすることなく”ぼんやり”することを心がけた方がよい。結果として、決定の数を減らすことができ、朝からフルスロットルで仕事に取り組むことが可能だ。

人の集中力は50分が限界！疲れる前に休むべし！

人間の集中力は長くは続かない。活動すればするほど集中力は低下してくる。だからこそ、集中力を取り戻すためには休憩が必要だ。例えば、小学校の授業を思い出してほしい。「50分作業して、10分の休憩時間」のサイクルを繰り返している。このサイクルを採用することこそが効率化の１歩だ。
実行しやすいタスクだが、注意が必要だ。例えキリが悪いタイミングでも時間になったら必ず仕事のを手を止めて休憩することだ。

１日のスケジュールは50分単位で区切る！

人間の集中力は50分が限界と先ほどお伝えしたが、それに合わせてスケジュールを組むことによって最大限効率を高めることができる。
スケジュールを組む際に重要なポイントは２つ
１）集中力を維持するため50分作業し、10分休憩時間を確保する
２）時間が来たら切り上げる意思の強さを持つこと
→意識してスケジュールを消化していくことで、その時間内で対応可能な作業量やその業務にあたる工数を把握することができる。

脳のエンジンをかけるため10分で終わる仕事から始める！

これは午後からの活動の話だ。午後になってくると徐々に集中力は低下してくる。特に昼休憩からオフィスに戻ってくるときは眠気との闘いになることもしばしばあるはずだ。戻ってきたさい、思考を伴わない手先だけで処理できるタスクを実行し、脳のギアを上げていく。例えば、エクセルの入力作業や「わかりました」と返信するだけのメールなどを、例え午前中に処理できる時間があったとしても、午後イチに残しておく。ちょどよいタスクがない場合は、業務に関連するニュースサイトや情報のインプットに当てはめるのも良い。

難しい価格交渉も「頭出し連絡」の応用でYESをとる

１回目の商談で新規のクライアントに提案するときは、初回の打ち合わせの時に先方の要望などをヒアリングし、２度目のMTGで予算の交渉を行うパターンが多い。価格交渉をスムーズに行うためには、初回商談のヒアリングの際にざっくり相手に予算感を聞いておくことが大事だ。

例）150万円から200万円くらいなら出せそうと言われたら
→では、次回までにその予算内でご用意しておきます。　とお伝えする。

メール文章は簡潔にして、箇条書きでスムーズな回答を促す！

参考文

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
〇〇商事の〇〇です。

本日は、〇〇の件でご連絡いたしました。

下記3点ご確認させてください。
①
②
③

ご確認とご返信を○月○日迄にいただけますでしょうか。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

メールは短文で結論ファースト、YESかNOだけで答えさせる。

参考文
〇〇部長

お世話になっております。
〇〇です。

手短に来月の販促案についてのご相談です。
現在、A案とB案を考えているのですが、
下記いずれかの日程でご相談させていただけないでしょうか。

・○月○日（月）11時ー12時

よろしくお願いします。

「お手隙の時に」という言葉を使ってしまうと案件が停滞する。

回答期限が決まっていないなら、先に急ぎの案件を処理しようと後回しにされてしまう。絶対に返信の必要なメールに関しては、「お手隙の際に」ではなく、「○月○日○時までに」と明確に時間を設定しましょう。

嫌にならないリマインドメール

参考文
〇〇様

お世話になっております。
〇〇商事の〇〇です。

今日は〇〇の件でご確認いただく日ですが、
お送りした内容でわかりにくい部分がありましたら、
お気軽にご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

※その他、参考例
・なお、今日は〇〇の期日ですので、そちらもよろしくお願いいたします。
→ちょっとした追加情報を送り、そのついでという体でリマインド。

・本日ご確認いただく予定の〇〇ですが、この〇〇の部分がポイントとなるため、重点的に見ていただくといいかもしれません。

・前回のメールでお伝えし忘れたのですが、本日ご確認いただく〇〇の件で、実はこんなことがありまして、、、、
→案件の進行に直接関係のないネタを温存しておき、言い忘れたという形でメールを送るついでにリマインドを送る。

フィードバックの日時まで細かく指定する。

先々のスケジュールまで共有しておくと、やりとりがスムーズに進み相手との信頼関係の構築にもつながる。
営業であれば納品スケジュールだけではなく、その後のフィードバックのスケジュールまで「事前に」「明確に」スケジュールを共有しておくことが大事だ。

書籍情報

ガチ速仕事術
はる出版
大原昌人著

https://books.google.co.jp/books/about/ガチ速仕事術.html?id=0KuazgEACAAJ&source=kp_book_description&redir_esc=y