葬儀・お別れ会・偲ぶ会をオンライン実施する際のトラブルと、その回避方法
インターネットの普及により、スマホやパソコンとアプリさえあれば、だれでも好きなときに好きな場所で簡単にライブ配信ができるようになりました。葬儀、お別れ会、故人を偲ぶ会なども例外ではなく、ライブ配信で行われることが増えています。
大切なイベントを任され、失敗できないというプレッシャーのなかで、慣れない業務で苦労されている方も多いでしょう。そこで、法人主催のお別れ会や、故人を偲ぶ会などを主催するときに注意すべきこと。そして、開催を業者に依頼する場合の注意事項をお伝えします。
目次
1.ライブ配信でのトラブルで最も多い二つの事柄
1.画像のトラブル
2.音声のトラブル
2.トラブル回避の基本
1.事前準備をできるだけ同一の環境で行う
2.参加者ともトラブル時の対応方法を共有しておく
3.中継業者へ依頼するメリットと注意事項
1.オンラインでのライブ配信に関わってきた実績がるか
2.配信、映像、音響、照明、すべて専門オペレーターが対応しているか
3.主催者側のニーズにあわせた実行プランの提案ができているか
1.ライブ配信でのトラブルで最も多い二つの事柄
ライブ配信で最も多いのは画像のトラブルと音声のトラブルです。
1) 画像のトラブル
画像トラブルで多いのは、画面が荒い。カクカクする。最悪なのは、止まってしまうなどがあります。
原因としては、
インターネットへの通信回線が切れる
近隣の利用多いため、通信速度が遅くなってしまっている
等が挙げられます。
通信回路の遮断は、機材と機材を結ぶケーブルの接触不良でも起きます。コネクター部分が緩んでいないかなど、接続状況を確認しましょう。
回復しない場合、ルーター、ハブ、PCなどの機材を再起動して接続が復帰するか試してください。
Wi-Fiの場合には無線技術を使用しているため、他の機器からの電波干渉などによりネットが切れてしまう場合があります。
対応としては、以下のような事ができます。
有線LANにする
別のWi-Fiを利用する
ただし、有線LANを利用している場合などでも、近隣の方を含め多くの方が利用していると、当然速度が遅くなります。例えれば高速道路の渋滞のようなものです。時間帯によって解消されるのであれば、それほど問題はありません。
慢性的に遅延が生じるのであれば、ルーターなどの通信機材の容量や信頼性の問題、プロバイダーの問題などが考えられますので、専門業者に相談されることをお勧めします。
2) 音声のトラブル
通信そのものに問題がないのに音声にトラブルがある時は、ほとんど機材の選定、設定に問題があります。
音質が悪い場合
音声が聞き取りづらいのは、マイクの性能に問題があるケースが意外と多いのです。パソコンに内蔵されているマイクでも十分な場合もありますが、音質を良くしたいのであればマイクを別途購入するとよいでしょう。
発信者側の声が参加者に聞こえていない場合
マイクの設定の問題
参加者側のスピーカーの設定の問題
があります。
まずは発信者側のマイクの設定を確認してみてください。
zoomやOBSなどを利用している場合には、自分の声が入っているどうかが確認出来ます。(zoomの場合には、マイクのマークの色が上下します。または、[設定]-[オーディオ]から確認します。）
参加者側のスピーカーの設定に問題がある場合
パソコンで他の音楽などを流して確認してもらう
zoomの場合には、[設定]-[オーディオ]でスピーカー設定を確認する
などを行ってもらってください。
しかし、これらの対処をイベントの進行中に行うことは難しいかと思いますので
サポートしてくれる人を予め手配しておく
イベント開始時間より前から機材を利用できるようにしておき、開始前に動作を確認して貰うよう促す
など準備の段階で対応できるようにしておきましょう。
2.トイトラブル回避の基本
上記のようなよくあるトラブルが起きてしまった時に、迅速な対応を行う事は大事ですが、トラブルを未然に防ぐための事前準備こそが重要です。トラブル回避のために実施すべき事をご紹介しましょう。
1) 事前準備をできるだけ同一の環境で行う
トラブルを回避するためには、イベント当日の環境とできるだけ同じ環境で、事前に動作を確認しておくことです。
事前に試しておくことで、
配信の設定がうまくできていない
機材が動かない（スペックが足りていない）
といった問題を解消しておくことができます。
この際、本番開始前の準備時などは「実際に利用するURL」で動作確認を行い、「動作が確認出来た後は設定を変えない」といったこともおすすめです。
2) 参加者ともトラブル時の対応方法を共有しておく
事前にどれだけ準備をしていても、ネットワーク回線のトラブルなどは起こってしまう場合があります。
そのため、予め参加者に対してオンラインで行う上での注意事項として
通信が落ちてしまう場合もある旨を伝えておく。
ネットワークやパソコンが落ちてしまった時（遅くなってしまった時）の対処法を共有しておきましょう。
また、元々の時間を長めに設定しておき、トラブルがあり時間が押してしまった場合でも対応できるような時間割にしておくこともお勧めです。
3. 中継業者へ依頼するメリットと注意事項
それでも「配信知識がなくて、トラブルが起きても対応できないから不安」だったり、「自分たちでライブ配信をやってみたけど、うまくできなかった」など、様々なトラブルや突発的なハプニングに対処できるかどうか不安だ、ということもあるでしょう。
トラブルの対処法で述べた通り、トラブルを防ぐためには配信環境を整えることが重要です。そこで、信頼できる機材をそろえる費用を考えるとオンライン配信技術サービス業者に音響・中継を代行で依頼するのがおすすめです。
中継業者へ依頼することの最大のメリットは、主催者の負担が減るというだけでなく、会の進行上のトラブルの不安が払拭できることです。
では業者を選定する際には、どんなことに注意しなければならないでしょうか。
1) オンラインに関わってきた実績があるか
年間にどの程度イベントに対応してきた実績があるか。需要が急増しているオンラインイベントにどの程度関わっているかが重要です。
2) 配信、映像、音響、照明、すべて専門オペレーターが対応しているか
経験が豊かで信頼できる専門オペレーターが、一丸となってイベント全体を支えているのか。わずかな異変もすぐに察知する技能があり、万が一のトラブルを防いでいるのか。これらに注目してください。
3) 主催者側のニーズにあわせた実行プランの提案ができているか
イベントディレクターなどがヒアリングをする中で、潜在的なニーズを引き出した実行プランの提案ができているか。顧客に寄り添い、顧客満足度の高いプランを提案することを重視しているか。
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