課題などを依頼・指示する時の8つのポイント

診断士2次筆記試験の結果が発表されたようで、合格された方々誠におめでとうございます。

さて、診断士活動ではチームで仕事することはよくありますが、自分がリーダー役で、メンバーに課題を依頼・指示する時に気をつけていることを今回まとめてみました。

＜指示・依頼する時のポイント＞

①指示内容を具体的・明確に

基本中の基本ではありますが「誰が」「どういうものを」「いつまでに」作るといった点を、５Ｗ１Ｈなどに気を付けながら具体的・明確にまとめて相手に伝えます。
忘れがちなのが「何のために」の部分で、この説明が不十分なために、出てきたものの方向性が違っていてやり直しになる、なんてこともあります。
また「提出方法」が書いていない、というのも意外にやりがちですので気を付けています。

②提出フォーム、マニュアル等を活用

これはケースバイケースですが、複雑な内容や初めてのことを依頼する場合、提出用のフォームや、作成マニュアルなども用意するのがベターです。
特にフォームは、相手に記入させやすくするためだけでなく、複数の相手から提出されたものを自分が後で集計等をする場合に、まとめ易くするために大変役に立ちます。

③人の眼を通す

①②にて作った指示内容が、相手に正しく伝わるかの確認です。
作った自分自身はわかるけれど、他人には理解しづらい・必要な情報が抜けているような説明文はよくあります。
指示した後での問合せや補足説明を防ぐ（＝自分だけでなく相手の手間も増やさない）ために、指示を出す前に、誰か初見の人に内容をチェックしてもらいましょう。

④提出期限は時刻まで設定

相手からの提出期限には、「●月●日（●）●時●分まで」のように時刻まで入れます。
設定が日付までだと、相手によって「定時まで」「24時まで！」「翌朝の始業時刻まで！！」などバラバラな解釈をされ、その後のこちらの動きにも影響してきます。
私は夕方「16時」に期限時刻を設定し、16時後勤務終了時間までの間に未提出相手に催促の連絡をしていますが、これだけでも全体の提出完了を一日以上短縮できています。
なお、提出遅れや差戻しを想定し、期限の設定にはある程度のバッファも設けときましょう。

⑤依頼メール・メッセージでの工夫

依頼・指示をメールやグループウェアのメッセージ機能で行う際のちょっとした工夫として、件名の頭に【要提出】【要回答】といった文言を入れます。
大量のメールやメッセージを受け取る人に、アクションしてもらう必要がある内容だということを、端的に伝える手段として役に立ちます。
【締切●月●日●時】のように期限を示しておくのも効果的ですね。

＜回収・催促する時のポイント＞

⑥期限前のリマインドをする

「課題指示自体を見落としている人」というのは往々にしているもので、彼らが急いで動くように、リマインドのメール等でプッシュをします。
他に「課題を完了したけど提出を忘れている人」「作成途中で止まっている人」「忘れてて停まっている人」などに対しても有効なものです。

なおこの時、すでに提出済の人を混乱させないため、提出済の人には送らないようにするか、それが難しければリマインドの件名や内容に「※提出済の方にもお送りしています。」と付記するように注意します。
また、「まだ〆切前じゃないか！」などと言ってくる人もいるので、件名に「【期限前リマインド】」といったものを入れておくとベターです。

⑦提出されたものは速攻チェックする

提出された課題は、来たタイミングで極力早くチェックをします。
提出内容に記載漏れや間違いなどの不備があったり、こちらの意図が正しく伝わっていないことも少なくありませんので、それらを指摘して速やかに修正再提出をお願いします。
全員の課題が揃ってからのチェックだと、もし差し戻しが必要なものが大量にあった場合、余計な時間を取られかねません。

⑧催促は厳格かつ柔軟に

期限を過ぎても未提出の人には当然催促をします。
催促時には必ず「いつ（●月●日●時）までに提出可能か」を確認します。再提出期限は、こちらから提示するよりも相手に挙げてもらい、（「本当の期限」に対して間に合うかを考慮したうえで）受け入れます。相手側から提示させた期限の方が、責任を感じてしっかり守ってくれると考えます。
もし「本当の期限」に間に合わなそうな場合は、提出課題の完成度を譲歩したり、作業をこちら側で巻き取る、という柔軟な対応も必要でしょう。

以上、気をつけている８つのポイントでした。

診断士界隈ではむしろ「ふわっとした丸投げ依頼に対して、どうにかして良いものを作る」ような頼まれ方のが多い気がしますが・・・、とはいえ相手のため・自分のためにも、ポイントを押さえた依頼・指示ができるようにしたいですね。