イベントを主催したときのドタキャンについて考える

こんにちは、守屋です。

オフ会なるものを以前主催したとき、1ヵ月前から募集を開始しました。

様々な発信ツールを使い募集したところ、15名前後の人が参加したいと連絡がありました。

しかし、1週間前になると2名が諸事情によりキャンセル。前日に2名が予定が入ったとの連絡を受け、結局11名で開催することになりました。
。

昔から主催者として何かを開催することは良くあったのですが、ドタキャンする人の背景にはどんな理由があるんだろうと少し考えてみました。

イベントの魅力が欠けている？それとも参加者の心理？

ドタキャンをする人の思考は、いくつかに分かれています。

1.面倒になった。
2.同伴者の不参加
3.イベントに魅力が無い
4.身内の不幸（何度も多発）
5.金欠

など、経験上では1週間前から前日までに参加者から連絡が来て、

「身内の不幸。」
「予定が入った。」
「体調が悪く。」

など伝えられることが多いです。

もちろん参加者を責める理由はありませんが、逆を言えばどうしても行きたいイベントになっていないのではないかとも考えられます。

フジロックというイベントは、豪雨でも台風でも人を集めてしまう

週末に開催されたロック・フェスティバル、フジロックは多くの皆さんが悪天候にも関わらず参加して楽しんだかと思われます。

もちろん現地でしか味わえない雰囲気や一体感は1年に一度しか開催されないことも含め、絶対に参加したいと思えるイベントであることは間違いないでしょう。

「絶対に行きたい」と思えるイベントに欠かせないのは、どんなイベントであるか、どれだけ楽しいかというのが事前情報が参加者に入っているかどうかです。

つまり「そこでしか味わえない魅力」があるかどうか、そして事前に伝えることが出来ているかどうかというのが参加者の「絶対に行きたい」を強くさせるということです。

どんな小さな飲み会でも、目的を伝えることで参加者を精査できる

飲み会を開催したいと思っている人が、「飲み会をしたい！」とメンバーを集めたとしても、その飲み会が何が目的として開催されるのか分かりません。

そもそも、飲み会をする前に、どんな目的で集まるのかをある程度絞っておけば参加者を精査することが出来ます。

例えばフットサルメンバーを集めたいということで飲み会を開催したいと思った場合、

・フットサルに興味がある人
・フットサルを楽しみたい人
・平日の夜にフットサルを気軽にやりたい人

という目的を記載しておくことで、出会い目的の人や何となく人脈を広げたいという人は参加しません。

広く浅くという意味でイベントを開催しようとすると、どうしても参加への意欲が薄れてしまうのもまた事実です。

たとえ人数が少なかったとしても同じ目的の人が集まった方が、より濃密な時間になるメリットがある反面、少し興味があるようなニーズは排除されることになります。

主催者目線で考えたとき、浅く広くオープンなイベントであればドタキャンが増えることを想定し、クローズドな濃いイベントにして参加者が少なかったとしても確実に集まることを考えるかはイベントにもよると思います。

ドタキャンは人を集めたイベントには起こってしまう必然のことかも知れません。ですがキャンセルを最小限に抑えるための対策を主催側が行っておくことでより気持ちよくイベントが決行されるのではないでしょうか。

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